Die Zusammenarbeit mit vielen Lieferanten kostet mehr Zeit als du denkst. Jeder zusätzliche Lieferant bedeutet mehr Angebote zum Vergleichen, mehr Rechnungen zur Überprüfung und mehr Kommunikation. In diesem Artikel berechnest du genau, wie viel Zeit und Geld das kostet, damit du entscheiden kannst, ob es sich lohnt.
Warum Verwaltungskosten bei mehr Lieferanten steigen
Jeder Lieferant bringt seine eigene Verwaltungslast mit sich. Bei einem Lieferant machst du alles auf einmal. Bei fünf Lieferanten musst du alles fünfmal machen.
- Angebote anfordern und vergleichen
- Bestellungen aufgeben (verschiedene Systeme)
- Lieferungen kontrollieren und abhaken
- Rechnungen überprüfen und verarbeiten
- Kontakt pflegen (Account Manager, Qualitätsprobleme)
Die versteckten Zeitkosten pro Lieferant
Viele Unternehmer unterschätzen, wie viel Zeit jeder Lieferant kostet. Es geht nicht nur ums Bestellen, sondern um alle damit verbundenen Tätigkeiten.
💡 Beispiel Zeitaufwand pro Woche:
Restaurant mit 5 Lieferanten:
- Lieferant 1 (Gemüse): 45 Minuten
- Lieferant 2 (Fleisch): 30 Minuten
- Lieferant 3 (Fisch): 25 Minuten
- Lieferant 4 (Getränke): 20 Minuten
- Lieferant 5 (Non-Food): 15 Minuten
Gesamt: 2 Stunden 15 Minuten pro Woche
Berechne deine eigenen Verwaltungskosten
Die Formel ist einfach: Zeit pro Lieferant × Anzahl der Lieferanten × Stundensatz. Aber du musst alle Zeit einrechnen, auch die kleinen Tätigkeiten.
⚠️ Achtung:
Rechne auch deine eigene Zeit ein, auch wenn du dafür kein Gehalt bekommst. Deine Zeit hat durchaus einen Wert und kostet dich andere Aktivitäten.
Konkrete Kostenberechnung
Angenommen, du brauchst 40 Minuten pro Woche pro Lieferant für Verwaltung. Bei 6 Lieferanten sind das 4 Stunden pro Woche. Wenn du deine Zeit mit €25 pro Stunde bewertest:
💡 Kostenberechnung:
- Zeit pro Woche: 6 × 40 Minuten = 4 Stunden
- Kosten pro Woche: 4 × €25 = €100
- Kosten pro Monat: €100 × 4,3 = €430
- Kosten pro Jahr: €430 × 12 = €5.160
Jährliche Verwaltungskosten: €5.160
Was kosten zu viele Lieferanten wirklich?
Neben der Zeit entstehen auch Fehlerkosten. Mehr Lieferanten bedeuten mehr Risiko für falsche Bestellungen, verpasste Lieferungen oder doppelte Rechnungen. Diese Fehler kosten auch Geld.
- Falsche Bestellung: €50-200 pro Fehler
- Verpasste Lieferung: Eilbestellung kostet 20-30% mehr
- Doppelte Rechnung: Zeit zum Klären, möglicherweise Zinsen
- Qualitätsprobleme: Rücksendung kostet Zeit und Geld
Den Break-Even-Point berechnen
Ab wie vielen Lieferanten wird es zu teuer? Das hängt von deinem Umsatz und den Einsparungen ab, die du durch mehr Auswahl realisierst.
💡 Break-Even-Beispiel:
Du sparst 3% beim Einkauf durch mehr Lieferanten:
- Jahreseinkauf: €120.000
- Einsparung: €120.000 × 3% = €3.600
- Zusätzliche Verwaltungskosten: €5.160
Ergebnis: €1.560 Verlust pro Jahr
Digitale Tools senken Verwaltungskosten
Mit den richtigen Tools kannst du die Verwaltungslast pro Lieferant senken. Denk an integrierte Bestellsysteme oder Apps, die Preise automatisch vergleichen.
Ein System wie KitchenNmbrs hilft, indem es alle Lieferanteninformationen an einem Ort speichert, aber die Zeitersparnis hängt davon ab, wie du es einrichtest.
Wie berechnest du die Verwaltungskosten? (Schritt für Schritt)
Messe deine Zeit pro Lieferant
Halte 2 Wochen fest, wie viel Zeit du pro Lieferant aufwendest. Zähle alles: Bestellen, Kontrollieren, Rechnungen, Kontakt. Teile durch 2 für deine durchschnittliche Wochenzeit.
Berechne deinen Stundensatz
Als Inhaber: Was würdest du einen Manager für diese Arbeit bezahlen? Üblich: €20-30 pro Stunde. Wenn dein Personal das macht: Nutze ihren tatsächlichen Stundensatz inklusive Arbeitgeberabgaben.
Multipliziere und vergleiche
Zeit pro Woche × Anzahl der Lieferanten × Stundensatz × 52 Wochen = Jahreskosten. Vergleiche dies mit der Einsparung, die du durch mehr Lieferanten realisierst.
✨ Pro tip
Beginne damit, deine Zeit bei deinen aktuellen Lieferanten zu messen, bevor du neue hinzufügst. Viele Unternehmer unterschätzen, wie viel Zeit sie bereits für Verwaltung aufwenden.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Lieferanten sind zu viele?
Das hängt von deinem Umsatz und deiner Organisation ab. Für die meisten Restaurants unter €500.000 Umsatz sind 3-4 Lieferanten optimal. Darüber hinaus können die Verwaltungskosten die Einsparungen übersteigen.
Muss ich auch die Zeit meines Chefs einrechnen?
Ja, wenn dein Chef Zeit mit Lieferanten verbringt (Kontrolle, Kontakt, Qualitätsprobleme), rechnest du diese Zeit zu seinem Stundensatz ein. Jede Minute, die er nicht kocht, kostet Geld.
Wie kann ich Verwaltungskosten senken, ohne Lieferanten zu verlieren?
Nutze digitale Bestellsysteme, erstelle feste Bestelllisten und bestelle an festen Tagen. Plane Lieferungen clever, damit du nicht ständig kontrollieren und abhaken musst.
Was ist, wenn ein Lieferant viel günstiger ist, aber mehr Verwaltung kostet?
Berechne den Nettovorteil: Einsparung minus zusätzliche Verwaltungskosten. Wenn du €2.000 pro Jahr sparst, aber €3.000 zusätzliche Verwaltungskosten hast, bist du €1.000 schlechter dran.
Wie oft sollte ich diese Berechnung überprüfen?
Mindestens 1x pro Jahr oder wenn du Lieferanten hinzufügst/entfernst. Auch wenn sich deine Arbeitsweise ändert (Digitalisierung, anderes Personal), können die Kosten anders ausfallen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Optimieren Sie Ihren Einkauf mit Daten
Wissen Sie genau, welcher Lieferant am günstigsten ist und wie Preisänderungen Ihre Margen beeinflussen. KitchenNmbrs verknüpft Einkauf direkt mit Rezeptkosten. 14 Tage kostenlos testen.
Kostenlose Testversion starten →