Staffelpreise bei Catering bedeuten, dass dein Preis pro Person sinkt, je mehr Gäste du bewirtest. Das hilft dir, große Aufträge zu landen, aber du musst aufpassen, dass deine Gewinnmarge nicht zusammenbricht. Das Geheimnis liegt in Skaleneffekten - bei mehr Gästen verteilst du deine Fixkosten auf mehr Personen.
Warum Staffelpreise sinnvoll sind
Bei Catering hast du Fixkosten, die gleich bleiben, egal ob du 20 oder 200 Gäste bewirtest. Denk an Transport, Auf- und Abbau, Basispersonal. Diese kannst du auf mehr Gäste verteilen, wodurch du Platz für Rabatte hast.
💡 Beispiel Fixkosten:
- Transport und Auf-/Abbau: €150
- Chef + 1 Servicekraft: €400
- Material (Wärmebehälter, etc.): €100
Gesamtfixkosten: €650
Bei 25 Gästen zahlst du €26 pro Person für Fixkosten. Bei 100 Gästen nur noch €6,50 pro Person. Diesen Unterschied kannst du in deinen Staffelpreis einrechnen.
Berechne deine Kostpreis pro Staffel
Dein Gesamtkostpreis besteht aus drei Teilen:
- Lebensmittelkosten pro Person (bleiben meist gleich)
- Fixkosten geteilt durch Anzahl der Gäste (sinken bei mehr Gästen)
- Zusätzliches Personal (steigt in Schritten bei großen Gruppen)
💡 Beispielberechnung Buffet €35 pro Person:
25 Gäste:
- Lebensmittel: €18 pro Person
- Fixkosten: €650 / 25 = €26 pro Person
- Zusätzliches Personal: €0
Gesamtkostpreis: €44 pro Person
100 Gäste:
- Lebensmittel: €18 pro Person
- Fixkosten: €650 / 100 = €6,50 pro Person
- Zusätzliches Personal: €200 / 100 = €2 pro Person
Gesamtkostpreis: €26,50 pro Person
Bestimme deine Gewinnmarge pro Staffel
Für Catering ist eine gesunde Marge von 40-50% auf den Gesamtkostpreis realistisch. Bei kleineren Gruppen hast du mehr Risiko (Ausfälle, Wetterwechsel), daher darf deine Marge höher sein.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Preisen ohne MwSt. Catering hat 19% MwSt., also dein Verkaufspreis inkl. MwSt. = Preis ohne MwSt. × 1,19
Praktische Staffelstruktur
Ein logischer Aufbau für deine Preisliste:
- 10-24 Personen: Basispreis (höchste Marge)
- 25-49 Personen: 10-15% Rabatt
- 50-99 Personen: 20-25% Rabatt
- 100+ Personen: 25-30% Rabatt
💡 Beispiel Preisliste:
- 10-24 Personen: €42,50 ohne MwSt.
- 25-49 Personen: €37,50 ohne MwSt.
- 50-99 Personen: €33,50 ohne MwSt.
- 100+ Personen: €29,50 ohne MwSt.
Alle Preise werden × 1,19 für den Kunden (inkl. 19% MwSt.)
Zusätzliche Faktoren, die deinen Preis beeinflussen
Neben der Anzahl der Gäste spielen weitere Dinge eine Rolle:
- Entfernung: Weiter weg = höhere Transportkosten
- Ort: Eigene Küche vs. Vor-Ort-Zubereitung
- Service-Level: Buffet vs. Bedienung vs. Walking Dinner
- Zeitpunkt: Wochenende und Abende sind teurer
Addiere diese als Zuschlag auf deinen Basispreis, nicht als separate Staffel.
Wie berechnest du Staffelpreise? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Fixkosten pro Event
Addiere alle Kosten, die gleich bleiben, unabhängig von der Anzahl der Gäste: Transport, Auf-/Abbau, Basispersonal, Material. Das wird dein Fixkostenblock von beispielsweise €650 pro Event.
Bestimme deine Lebensmittelkosten pro Person
Berechne, was das Essen pro Person kostet, einschließlich aller Zutaten, Verpackung und 10-15% Puffer für Verschwendung. Das bleibt meist gleich pro Person, unabhängig von der Gruppengröße.
Rechne Personal in Schritten ein
Bis 50 Gäste: Basispersonal. 50-100 Gäste: +1 Person. 100+ Gäste: +2 Personen. Teile diese zusätzlichen Kosten durch die Anzahl der Gäste in dieser Staffel für den Kostpreis pro Person.
Addiere alles und füge deine Gewinnmarge hinzu
Lebensmittel + (Fixkosten / Anzahl Gäste) + (Zusätzliches Personal / Anzahl Gäste) = Kostpreis. Addiere 40-50% Gewinnmarge für deinen Verkaufspreis ohne MwSt.
Erstelle deine Staffeltabelle
Berechne für jede Staffel (25-49, 50-99, 100+) deinen Preis und runde auf runde Beträge. Teste, ob du auf jedem Niveau noch rentabel bist.
✨ Pro tip
Biete immer einen 'Sweet Spot' um 50-75 Gäste an. Hier hast du das beste Verhältnis zwischen Marge und Skaleneffekt, und es ist eine beliebte Gruppengröße für Firmenfeiern.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Rabatt kann ich bei großen Gruppen geben?
Maximal 30% Rabatt ist realistisch. Bei mehr verlierst du wahrscheinlich Geld durch die aufgebrauchten Skaleneffekte. Teste immer, ob dein Kostpreis + Marge noch stimmt.
Muss ich MwSt. in meine Staffelberechnung einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. Catering hat 19% MwSt., also dein Endpreis für den Kunden = dein Preis × 1,19. So bleiben deine Margen klar.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als bestellt?
Vereinbare Mindestanzahlen pro Staffel. Bei 10% weniger Gästen: kein Problem. Bei größeren Abweichungen: Neuberechnung oder Stornierungsgebühr verlangen.
Wie oft muss ich meine Staffelpreise anpassen?
Überprüfe deine Kostpreise jeden Monat. Besonders Personalkosten und Energiepreise können schnell steigen. Passe deine Staffeln dann an, um deine Marge zu halten.
Kann ich unterschiedliche Staffeln pro Catering-Typ haben?
Ja, Buffet hat eine andere Kostenstruktur als Bedienung. Erstelle separate Staffeln für Buffet, Walking Dinner und Bedienungsmenüs. Die Logik bleibt gleich.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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