Ein guter Cateringvertrag mit Indexierung schützt dich vor steigenden Kosten und sorgt für vorhersehbare Einnahmen. Viele Cateringunternehmen machen den Fehler, feste Preise für ein ganzes Jahr abzusprechen, während Zutaten und Lohnkosten weiter steigen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen wasserdichten Vertrag aufstellst, der Inflation und Kostensteigerungen berücksichtigt.
Warum Indexierung bei Cateringverträgen entscheidend ist
Bei Betriebsverpflegung arbeitest du oft mit langfristigen Verträgen. Ohne Indexierung verlierst du Geld, wenn deine Lieferanten ihre Preise erhöhen, aber du bist an deinen alten Tarif gebunden.
⚠️ Achtung:
Lebensmittelkosten sind in den letzten Jahren um 15-25% pro Jahr gestiegen. Ohne Indexierung verlierst du direkt Marge bei jedem Gericht, das du servierst.
Grundstruktur eines Cateringvertrags
Ein guter Cateringvertrag enthält mindestens diese Komponenten:
- Laufzeit: normalerweise 1-3 Jahre mit Verlängerungsoptionen
- Basispreise pro Person: Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Empfang
- Mindestabnahme: Anzahl der Personen pro Tag/Monat
- Indexierungsklausel: wie und wann Preise angepasst werden
- Kündigungsfrist: normalerweise 3-6 Monate
Indexierungsklauseln, die funktionieren
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Indexierung in deinen Vertrag aufzunehmen:
1. CBS-Indexierung (am häufigsten)
Koppel deine Preise an den CBS-Verbraucherpreisindex für Lebensmittel. Dieser wird monatlich veröffentlicht und ist objektiv.
💡 Beispiel Indexierungsklausel:
"Die Preise werden jährlich zum 1. Januar gemäß dem CBS-Verbraucherpreisindex für Lebensmittel für den Zeitraum Oktober bis Oktober angepasst. Mindestanpassung 2%, maximale Anpassung 15% pro Jahr."
2. Feste jährliche Erhöhung
Vereinbare eine feste jährliche Erhöhung von beispielsweise 3-5%. Dies ist für beide Parteien vorhersehbar.
3. Quartalsindexierung
Bei sehr volatilen Märkten kannst du Indexierung pro Quartal anwenden, aber dies macht den Vertrag komplexer.
Kostenaufbau transparent machen
Erkläre in deinem Vertrag, wie deine Preise aufgebaut sind. Dies macht Indexierung leichter zu erklären:
- Lebensmittelkosten: 35-45% des Preises
- Personal: 25-35% des Preises
- Overhead: 15-20% des Preises
- Gewinn: 10-15% des Preises
💡 Beispiel Preisaufbau:
Mittagessen pro Person: €12,50 exkl. MwSt.
- Zutaten: €5,00 (40%)
- Personal: €3,75 (30%)
- Overhead: €2,50 (20%)
- Gewinn: €1,25 (10%)
Bei 5% Indexierung wird der neue Preis: €13,13 exkl. MwSt.
Vertragsbedingungen, die dich schützen
Mindestabnahmeklausel
Vereinbare eine Mindestanzahl von Personen pro Monat. Wenn der Kunde unter diesem Minimum liegt, zahlt er eine Gebühr oder einen höheren Preis pro Person.
Stornobedingungen
Bestimme, was bei Stornierungen passiert:
- Bis 48 Stunden vorher: kostenlos stornieren
- 24-48 Stunden: 50% der Kosten
- Weniger als 24 Stunden: 100% der Kosten
Force-Majeure-Klausel
Beschreibe, was bei unvorhergesehenen Umständen passiert (Lockdowns, Lieferprobleme).
⚠️ Achtung:
Lass deinen Vertrag immer von einem Anwalt überprüfen. Dieser Artikel gibt allgemeine Richtlinien, keine Rechtsberatung.
Digitale Vertragsverwaltung
Verwalte deine Verträge und Preisindexierungen in einem System. Dies hilft bei:
- Der Berechnung neuer Preise nach Indexierung
- Der Verfolgung, welcher Kunde welche Preise hat
- Der Vorbereitung von Preisanpassungen
Eine App wie KitchenNmbrs kann dir helfen, deine Cateringpreise pro Kunde zu verwalten und automatisch neue Selbstkosten zu berechnen, wenn deine Zutatenprise steigen.
Wie stellst du einen indizierten Cateringvertrag auf?
Berechne deine Basispreise pro Person
Erstelle eine Selbstkostenberechnung für jeden Cateringtyp (Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Rechne mit Lebensmittelkosten von 35-45%, Personal 25-35%, Overhead 15-20% und Gewinn 10-15%. Addiere alle Kosten einschließlich Transport und Aufbau.
Wähle deine Indexierungsmethode
Entscheide, ob du mit CBS-Indexierung, fester jährlicher Erhöhung oder Quartalsindexierung arbeitest. CBS-Indexierung für Lebensmittel ist am objektivsten und wird von Kunden besser akzeptiert.
Stelle Vertragsbedingungen auf
Bestimme Laufzeit, Mindestabnahme, Stornobedingungen und Kündigungsfrist. Nimm eine Force-Majeure-Klausel auf und erkläre, wie Preisanpassungen kommuniziert werden (mindestens 30 Tage vorher).
Teste deinen Vertrag mit einem Pilotkundenn
Beginne mit einem Kunden, um zu erleben, wie der Vertrag in der Praxis funktioniert. Passe eventuell Unklarheiten an, bevor du ihn bei mehr Kunden verwendest.
Richte ein System für Preisindexierung ein
Erstelle eine jährliche Planung für wann du Preise überprüfst und anpasst. Berechne neue Preise rechtzeitig und kommuniziere diese professionell an deine Kunden.
✨ Pro tip
Beginne mit einem Vertrag von 1 Jahr mit automatischer Verlängerung. Dies gibt beiden Parteien Sicherheit, hält aber die Möglichkeit offen, nach einem Jahr Anpassungen basierend auf Erfahrung vorzunehmen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft darf ich meine Cateringpreise anpassen?
Das hängt davon ab, was du im Vertrag vereinbarst. Jährliche Indexierung ist am häufigsten, aber bei sehr volatilen Märkten kannst du Quartalsindexierung vereinbaren. Kommuniziere Anpassungen immer mindestens 30 Tage vorher.
Was ist, wenn mein Kunde nicht mit Indexierung einverstanden ist?
Erkläre, dass Indexierung normal ist und beide Seiten vor unvorhergesehenen Kostensteigerungen schützt. Ohne Indexierung würdest du gezwungen sein, höhere Basispreise zu berechnen. Zeige die CBS-Zahlen über Lebensmittelpreissteigerungen der letzten Jahre.
Kann ich verschiedene Indexierungen pro Kostenart anwenden?
Ja, du kannst beispielsweise Lebensmittelkosten an den CBS-Lebensmittelindex und Lohnkosten an Tariferhöhungen koppeln. Dies ist genauer, macht den Vertrag aber komplexer. Für die meisten Unternehmen ist eine allgemeine Indexierung ausreichend.
Was ist eine angemessene Mindestabnahmeklausel?
Dies hängt von der Größe deines Kunden ab. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern kannst du beispielsweise mindestens 200 Mittagessen pro Monat vereinbaren. Setze eine Gebühr von 20-30% extra pro Person fest, wenn sie unter dem Minimum liegen.
Wie berechne ich Transport- und Aufbaukosten?
Berechne deine tatsächlichen Kosten: Kraftstoff, Zeit des Personals, Verschleiß von Material. Für lokale Lieferungen sind €50-100 pro Fahrt üblich. Für Aufbau rechnest du normalerweise 1-2 Stunden Personal zusätzlich zur Zubereitungszeit.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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