Weniger Gäste als erwartet bedeutet oft einen großen Schlag für deine Marge beim Catering. Du hast Zutaten für 100 Personen eingekauft, aber es kommen 80. Deine Lebensmittelkosten schießen in die Höhe und dein Gewinn verdampft. So berechnest du genau, was das kostet und wie du es vermeidest.
Warum weniger Gäste deine Marge zerstören
Beim Catering rechnest du immer pro Person. Du kaufst für die erwartete Anzahl von Gästen ein, aber deine Fixkosten bleiben gleich. Weniger Gäste bedeutet:
- Gleiche Zutatenkosten, weniger Umsatz
- Gleiche Personalkosten, weniger Umsatz
- Gleiche Transportkosten, weniger Umsatz
Die Folge: deine Marge bricht zusammen.
💡 Beispiel:
Catering für 100 Personen à €35 pro Person:
- Erwarteter Umsatz: €3.500
- Lebensmittelkosten (30%): €1.050
- Personal: €800
- Transport/Sonstiges: €200
Erwarteter Gewinn: €1.450
Aber es kommen 80 Gäste:
⚠️ Tatsächliche Situation:
- Tatsächlicher Umsatz: €2.800 (80 × €35)
- Lebensmittelkosten bleiben: €1.050 (du hattest bereits eingekauft)
- Personal bleibt: €800
- Transport bleibt: €200
Tatsächlicher Gewinn: €750 (€700 weniger!)
Die neue Marge berechnen
Deine Marge wird jetzt basierend auf dem tatsächlichen Umsatz berechnet, nicht dem erwarteten:
Neue Marge % = ((Tatsächlicher Umsatz - Alle Kosten) / Tatsächlicher Umsatz) × 100
💡 Berechnung:
Tatsächliche Marge: (€750 / €2.800) × 100 = 26,8%
Erwartete Marge war: (€1.450 / €3.500) × 100 = 41,4%
Unterschied: 14,6 Prozentpunkte niedriger!
Die tatsächlichen Lebensmittelkosten pro Person
Deine Lebensmittelkosten pro Person steigen auch dramatisch:
Tatsächliche Lebensmittelkosten pro Person = Gesamtzutatenkosten / Anzahl tatsächlicher Gäste
💡 Beispiel:
€1.050 Zutatenkosten / 80 Gäste = €13,13 pro Person
Geplant war: €1.050 / 100 = €10,50 pro Person
€2,63 mehr pro Person als geplant
Wie du das vermeidest
Intelligente Caterer bauen einen Puffer ein:
- No-Show-Klausel: Kunde zahlt mindestens 90% der bestellten Anzahl
- Endgültige Bestätigung: 48 Stunden vorher genaue Anzahl
- Flexible Beschaffung: Wo möglich erst im letzten Moment einkaufen
⚠️ Achtung:
Treffe Absprachen über No-Shows VORHER. Nachher ist es zu spät, um Kosten zu verrechnen.
Was du tun kannst, wenn es trotzdem passiert
Wenn du bereits in dieser Situation bist:
- Berechne deine tatsächliche Marge wie oben
- Schau, ob du übrige Zutaten verwenden kannst
- Lerne daraus für das nächste Mal: schärfere Absprachen
- Erwäge einen Zuschlag für Last-Minute-Änderungen
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du schnell durchrechnen, was verschiedene Gastzahlen für deine Marge bedeuten, noch bevor du das Angebot sendest.
Wie berechnest du die neue Marge? (Schritt für Schritt)
Addiere alle angefallenen Kosten
Rechne aus, wie viel du tatsächlich für Zutaten, Personal und sonstige Kosten ausgegeben hast. Dies bleibt gleich, unabhängig von der Anzahl der Gäste.
Berechne den tatsächlichen Umsatz
Multipliziere die tatsächliche Anzahl der Gäste mit deinem Preis pro Person. Dies wird deine neue Umsatzbasis.
Rechne die neue Marge aus
Ziehe alle Kosten vom tatsächlichen Umsatz ab und teile dies durch den tatsächlichen Umsatz. Multipliziere mit 100 für den Prozentsatz.
✨ Pro tip
Rechne bei Angeboten immer 3 Szenarien durch: erwartete Anzahl, 10% weniger und 15% weniger Gäste. So weißt du vorher, welches Risiko du hast.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Kosten bei weniger Gästen verrechnen?
Nur wenn du dies vorher in deinem Vertrag vereinbart hast. Treffe immer Absprachen über Mindestanzahlen oder No-Show-Kosten.
Welchen Puffer sollte ich für No-Shows einbauen?
Viele Caterer rechnen mit 5-10% No-Show und bauen dies in ihren Preis ein. Bei großen Events kann dies bis zu 15% betragen.
Was mache ich mit übrigen Zutaten?
Schau, ob du sie für andere Events verwenden kannst, sie an Kollegen verkaufen kannst oder sie in deine feste Speisekarte einarbeiten kannst. Lagere haltbare Produkte für das nächste Mal.
Wie verhindere ich das bei zukünftigen Events?
Fordere 48-72 Stunden vorher endgültige Bestätigung an, treffe Absprachen über Mindestanzahlen und baue einen kleinen Puffer in deinen Preis ein.
Ist meine Marge bei weniger Gästen immer niedriger?
Fast immer, weil deine Fixkosten (Personal, Transport, Vorbereitung) gleich bleiben, aber dein Umsatz sinkt. Nur variable Kosten sinken mit.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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