Terwijl sommige ondernemers denken dat catering altijd winstgevend is, zorgen no-shows juist voor de grootste margeverlies. Je koopt in voor 100 gasten, maar er verschijnen er 80. Je vaste kosten blijven, je omzet krimpt. Hier ontdek je hoe je de werkelijke impact berekent.
Waarom minder gasten je marge kapot maakt
Bij catering reken je per persoon, maar je kosten zijn grotendeels vast. Je personeel staat klaar, transport is geregeld, ingrediënten zijn ingekocht. Minder gasten betekent:
- Identieke ingrediëntkosten bij lagere omzet
- Volledige personeelskosten voor minder service
- Onveranderde transport- en voorbereidingskosten
Het resultaat: je winstmarge stort in.
💡 Voorbeeld:
Catering voor 100 personen à €35 per persoon:
- Verwachte omzet: €3.500
- Foodcost (30%): €1.050
- Personeel: €800
- Transport/overig: €200
Geplande winst: €1.450
Maar slechts 80 gasten komen opdagen:
⚠️ Werkelijke situatie:
- Werkelijke omzet: €2.800 (80 × €35)
- Foodcost onveranderd: €1.050
- Personeel onveranderd: €800
- Transport onveranderd: €200
Daadwerkelijke winst: €750 (€700 verlies!)
De nieuwe marge berekenen
Je marge baseer je nu op werkelijke omzet, niet verwachtingen:
Nieuwe marge % = ((Werkelijke omzet - Totale kosten) / Werkelijke omzet) × 100
💡 Doorrekening:
Werkelijke marge: (€750 / €2.800) × 100 = 26,8%
Geplande marge was: (€1.450 / €3.500) × 100 = 41,4%
Verschil: 14,6 procentpunt verlies!
De werkelijke foodcost per persoon
Je foodcost per gast explodeert letterlijk:
Werkelijke foodcost per persoon = Totale ingrediëntkosten / Werkelijk aantal gasten
💡 Berekening:
€1.050 ingrediëntkosten / 80 gasten = €13,13 per persoon
Gepland was: €1.050 / 100 = €10,50 per persoon
€2,63 extra per persoon - een stijging van 25%
Dit is iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken: je foodcost percentage lijkt stabiel, maar per persoon schiet het omhoog bij no-shows.
Hoe je dit voorkomt
Ervaren cateraars werken altijd met buffers:
- No-show clausule: Minimum 90% betaling van besteld aantal
- Definitieve telling: 48 uur vooraf exact gastenantal
- Slimme inkoop: Verse producten pas laatste moment bestellen
⚠️ Cruciaal:
Contracteer no-show regelingen VOORAF. Achteraf kun je niets meer claimen.
Wat te doen als het toch gebeurt
Zit je al in deze situatie? Dan kun je nog:
- Werkelijke marge doorrekenen zoals hierboven getoond
- Resterende ingrediënten hergebruiken voor andere events
- Contracten aanscherpen voor toekomstige opdrachten
- Last-minute wijzigingstoeslag invoeren
Een food cost calculator helpt je verschillende scenario's doorrekenen voordat je offerteert, zodat je weet wat je risico's zijn.
Hoe bereken je de nieuwe marge? (stap voor stap)
Tel alle gemaakte kosten op
Reken uit hoeveel je werkelijk hebt uitgegeven aan ingrediënten, personeel en overige kosten. Dit blijft hetzelfde ongeacht het aantal gasten.
Bereken de werkelijke omzet
Vermenigvuldig het werkelijke aantal gasten met je prijs per persoon. Dit wordt je nieuwe omzet basis.
Reken de nieuwe marge uit
Trek alle kosten af van de werkelijke omzet en deel dit door de werkelijke omzet. Vermenigvuldig met 100 voor het percentage.
✨ Pro tip
Bereken bij elke offerte het break-even punt: bij hoeveel gasten draai je nog winst? Zet dit aantal als minimum in je contract, dan voorkom je binnen 6 maanden de meeste margeverlies.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik achteraf nog kosten verhalen bij no-shows?
Alleen wanneer dit contractueel is vastgelegd. Maak daarom altijd vooraf afspraken over minimum aantallen of compensatie bij no-shows. Achteraf claimen is juridisch lastig.
Hoeveel no-show buffer moet ik inbouwen?
Ervaren cateraars rekenen met 5-10% no-show bij zakelijke events. Bij grote publieksevenementen kan dit oplopen tot 15%. Bouw dit percentage in je prijs in.
Wat doe ik met overgebleven ingrediënten?
Hergebruik ze voor andere events binnen 48 uur, verkoop aan collega-cateraars, of verwerk ze in je vaste menukaart. Houdbare producten bewaar je voor volgende opdrachten.
Hoe voorkom ik dit bij toekomstige events?
Vraag 48-72 uur vooraf definitieve bevestiging, contracteer minimum aantallen, en reken altijd drie scenario's door: verwacht aantal, 10% minder en 15% minder gasten.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →