Monatverträge für Betriebsverpflegung können eine stabile Einnahmequelle sein, aber deine Marge bestimmt, ob du damit Geld verdienst. Viele Caterer berechnen zu wenig für die Fixkosten und den Service, die zu so einem Vertrag gehören. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine gewinnbringende Marge bei Monatverträgen berechnest.
Was macht Betriebsverpflegung anders?
Bei Betriebsverpflegung hast du es mit anderen Kostenpositionen zu tun als bei Events. Du lieferst regelmäßig, oft täglich, was niedrigere Kosten pro Person ergibt. Aber du hast auch Fixkosten wie Transport, Personal und Verwaltung, die du weitergeben musst.
Die Kostenstruktur eines Monatvertrags
Ein Monatvertrag besteht aus verschiedenen Kostenpositionen, die du alle berücksichtigen musst:
- Lebensmittelkosten: Zutaten für alle Mahlzeiten
- Verpackungskosten: Behälter, Besteck, Servietten
- Personalkosten: Zubereitung, Lieferung, Service
- Transportkosten: Kraftstoff, Verschleiß, Zeit
- Verwaltung: Rechnungsstellung, Planung, Kommunikation
- Unvorhergesehene Kosten: Zusätzliche Portionen, Änderungen
💡 Beispiel:
Monatvertrag für 50 Personen, 22 Arbeitstage, Mittagessen à €8,50 zzgl. MwSt.:
- Lebensmittelkosten: €2,80 pro Person (33% food cost)
- Verpackung: €0,40 pro Person
- Personal: €1,20 pro Person
- Transport: €0,30 pro Person
- Verwaltung: €0,20 pro Person
- Unvorhergesehen: €0,30 pro Person
Gesamtkostpreis: €5,20 pro Person
Berechne deinen Mindestverkaufspreis
Wenn du weißt, was es kostet, kannst du deinen Mindestverkaufspreis berechnen. Für eine gesunde Marge in der Gastronomie rechnest du oft mit 35-45% Gesamtkosten von deinem Verkaufspreis.
💡 Berechnung:
Kostpreis: €5,20 pro Person
Gewünschter Kostenanteil: 40%
Mindestverkaufspreis: €5,20 / 0,40 = €13,00 zzgl. MwSt.
Marge pro Person: €13,00 - €5,20 = €7,80
Faktoren, die deine Marge beeinflussen
Bei Monatverträgen spielen andere Faktoren eine Rolle als bei einzelnen Events:
- Volumen: Mehr Personen = niedrigere Kosten pro Person
- Vertragsdauer: Längere Verträge = niedrigere Verwaltungskosten
- Entfernung: Weitere Fahrten = höhere Transportkosten
- Service-Level: Bedienung vor Ort kostet extra
- Menü-Komplexität: Einfacheres Menü = niedrigere Zubereitungskosten
⚠️ Achtung:
Rechne immer 10-15% zusätzliche Portionen in deinen Kostpreis ein. Bei Betriebsverpflegung kommen oft mehr Menschen als angemeldet, und du kannst nicht mit zu wenig Essen anrücken.
Monatliche Überprüfung deiner Marge
Ein Vertrag läuft über Monate, aber deine Kosten können sich ändern. Überprüfe daher monatlich:
- Sind deine Zutatenprise gestiegen?
- Stimmt die Anzahl der Portionen mit deiner Kalkulation überein?
- Sind die Transportkosten höher durch Staus oder Umwege?
- Wie viel Zeit investierst du in diesen Vertrag?
💡 Praktisches Beispiel:
Vertrag à €13,00 pro Person, 50 Personen, 22 Tage:
Monatsumsatz: €14.300 zzgl. MwSt.
Tatsächliche Kosten: €6.200
Marge: €8.100 (57% Gewinnmarge)
Wenn ein Vertrag nicht mehr rentabel ist
Manchmal musst du einen Vertrag anpassen oder sogar beenden. Signale, dass deine Marge unter Druck gerät:
- Dein Kostenanteil steigt über 50%
- Du investierst mehr Zeit als kalkuliert
- Zutatenprise sind dauerhaft gestiegen
- Der Kunde verlangt ständig Extras ohne Mehrpreis
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, pro Vertrag deine tatsächlichen Kosten und Margen zu verfolgen, damit du rechtzeitig gegensteuern kannst.
Wie berechnest du die Marge bei einem Monatvertrag? (Schritt für Schritt)
Berechne alle Kostenpositionen pro Person
Addiere: Lebensmittelkosten, Verpackung, Personal, Transport, Verwaltung und 10-15% unvorhergesehene Kosten. Das ergibt dir den tatsächlichen Kostpreis pro Person pro Mahlzeit.
Bestimme deinen gewünschten Kostenanteil
Für gesunde Gastronomie liegt dieser zwischen 35-45% deines Verkaufspreises. Bei 40% Kostenanteil behältst du 60% für Marge und Gewinn.
Berechne deinen Mindestverkaufspreis
Teile deinen Kostpreis durch deinen gewünschten Kostenanteil. Bei €5,20 Kosten und 40% Kostenanteil: €5,20 / 0,40 = €13,00 zzgl. MwSt. pro Person.
Überprüfe monatlich deine tatsächlichen Zahlen
Vergleiche deine tatsächlichen Kosten mit deiner Kalkulation. Sind Zutaten teurer geworden oder investierst du mehr Zeit? Dann musst du deinen Preis anpassen.
✨ Pro tip
Treffe Absprachen über Zusatzportionen in deinem Vertrag. Rechne zum Beispiel: 'bis zu 10% Zusatzportionen kostenlos, darüber hinaus €X pro zusätzliche Person'. So verhinderst du, dass deine Marge durch unerwartete Gäste schmilzt.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für Betriebsverpflegung?
Eine gesunde Marge liegt zwischen 55-65% deines Verkaufspreises. Das bedeutet, dass deine Kosten 35-45% deines Umsatzes ausmachen. Bei strukturellen Verträgen kannst du oft etwas niedrigere Margen ansetzen als bei Events.
Muss ich MwSt. in meine Margeberechnung einbeziehen?
Nein, rechne immer zzgl. MwSt. Gastronomie hat 19% MwSt., die du an den Kunden weitergibst. Deine Marge berechnest du auf Basis des Preises ohne MwSt.
Wie oft darf ich meinen Vertragspreis anpassen?
Das hängt von deinen Vertragsbedingungen ab. Viele Caterer bauen eine Indexierungsklausel für Zutatenprissteigerungen ein. Bei erheblichen Kostensteigerungen kannst du immer neu verhandeln.
Was ist, wenn der Kunde weniger Menschen hat als erwartet?
Arbeite mit einer Mindestabnahme in deinem Vertrag. Zum Beispiel: 'Mindestens 40 Personen, bei weniger Personen gilt der Preis für 40 Personen'. So schützt du deine Marge.
Wie gebe ich Transportkosten weiter?
Berechne deine Gesamttransportkosten pro Monat (Kraftstoff, Zeit, Verschleiß) und teile dies durch die Anzahl der Portionen. Für eine tägliche Fahrt von 30 Minuten rechnest du oft €0,25-0,50 pro Person.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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