Eine Kostprobe kann das Geschäft machen oder brechen, aber was ist, wenn du dabei Geld verlierst? Viele Caterer berechnen zu wenig für Kostproben, weil sie die tatsächlichen Kosten unterschätzen. In diesem Artikel lernst du, wie du die Kostenkalkulation genau berechnest, damit du auch bei Kostproben profitabel bleibst.
Warum Kostproben oft verlustbringend sind
Eine Kostprobe scheint einfach: du bereitest ein paar Gerichte für 8-12 Personen zu. Aber die tatsächlichen Kosten sind höher als du denkst. Dein Chef verbringt oft einen halben Tag damit, du verwendest Premium-Zutaten, um Eindruck zu machen, und du rechnest nur die Zutaten ein.
⚠️ Achtung:
Viele Caterer rechnen nur Zutatenkosten und vergessen Arbeit, Transport und Verpackung. Dadurch verlieren sie €50-150 pro Kostprobe.
Die vollständige Kostenaufschlüsselung einer Kostprobe
Eine Kostprobe hat fünf Kostenpositionen, die du alle berücksichtigen musst:
- Zutatenkosten: Alle Produkte, die du verwendest
- Arbeitskosten: Vorbereitung, Kochen, Präsentation
- Transportkosten: Benzin, Verschleiß, Zeit unterwegs
- Verpackungskosten: Behälter, Besteck, Servietten
- Gemeinkosten: Anteil deiner festen Kosten
Zutatenkosten: kalkuliere großzügig
Bei einer Kostprobe möchtest du Eindruck machen. Du verwendest oft bessere Zutaten als normal und gibst großzügigere Portionen. Rechne daher 20-30% extra auf deine normalen Portionskosten.
💡 Beispiel:
Kostprobe für 10 Personen, 3 Gänge:
- Vorspeise: €4,50 pro Person = €45,00
- Hauptgang: €8,20 pro Person = €82,00
- Nachtisch: €3,80 pro Person = €38,00
- Zusatz für Präsentation (25%): €41,25
Gesamtzutaten: €206,25
Arbeitskosten: die größte Kostenposition
Eine Kostprobe kostet viel mehr Zeit als du denkst. Rechne mit mindestens 6-8 Stunden für Vorbereitung, Kochen und Präsentation. Bei €25 pro Stunde belaufen sich deine Arbeitskosten schnell auf €150-200.
Vergiss nicht:
- Einkaufen und Vorbereitung
- Kochen und Garnieren
- Verpacken und Transport vorbereiten
- Präsentation vor Ort
- Aufräumen und Rückreise
Transport und Verpackung
Auch diese Kosten laufen schnell auf. Rechne mit €15-25 für Transport (je nach Entfernung) und €20-40 für Verpackungsmaterial wie Behälter, Besteck und Servietten.
💡 Vollständige Kostenaufschlüsselung:
Kostprobe 10 Personen:
- Zutaten: €206,25
- Arbeit (7 Stunden × €25): €175,00
- Transport: €20,00
- Verpackung: €30,00
- Gemeinkosten (10%): €43,13
Gesamtkostenkalkulation: €474,38
Gewinnmarge und Risikoaufschlag
Eine Kostprobe ist eine Investition, die nicht immer zu einem Auftrag führt. Rechne daher eine Gewinnmarge von 30-40% und einen Risikoaufschlag von 10-15% für Kostproben, die nicht zu Geschäften führen.
⚠️ Achtung:
Rechne deine Kostprobe immer ohne MwSt. Für Catering gilt 9% MwSt. auf Speisen.
Wann kostenlos, wann bezahlt?
Nicht jede Kostprobe muss bezahlt sein, aber triff bewusste Entscheidungen:
- Kostenlos: Bei großen Aufträgen (€5.000+) mit hoher Gewinnchance
- Kostenkalkulation: Bei mittleren Aufträgen (€2.000-5.000)
- Kostenkalkulation + Marge: Bei kleinen Aufträgen oder unsicheren Kunden
Eine gute Regel: Wenn der potenzielle Gewinn aus dem Auftrag weniger als das 10-fache der Kostprobenkosten beträgt, rechnest du die Kostprobe immer durch.
Wie berechnest du die Kostenkalkulation einer Kostprobe?
Berechne Zutatenkosten pro Person
Addiere alle Zutaten für dein geplantes Menü. Rechne 20-30% extra für großzügigere Portionen und Premium-Zutaten. Multipliziere mit der Anzahl der Personen.
Schätze Arbeitsstunden und rechne aus
Rechne mindestens 6-8 Stunden für Vorbereitung, Kochen und Präsentation. Multipliziere mit deinem Stundensatz (üblich €20-30 pro Stunde für Caterer).
Addiere Transport, Verpackung und Gemeinkosten
Rechne €15-25 für Transport, €20-40 für Verpackung und 10-15% der Gesamtkosten für Gemeinkosten. Addiere alles für deine Gesamtkostenkalkulation.
✨ Pro tip
Erstelle ein Standard-Kostprobe-Menü, das du gut kennst und effizient zubereiten kannst. Dann kannst du die Kostenkalkulation im Voraus genau berechnen und musst nicht jedes Mal neu überlegen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Darf ich Geld für eine Kostprobe verlangen?
Ja, definitiv bei kleineren Aufträgen oder unsicheren Kunden. Bei großen Aufträgen (€5.000+) kannst du es kostenlos als Investition in die Beziehung anbieten.
Wie viele Stunden sollte ich für eine Kostprobe rechnen?
Mindestens 6-8 Stunden insgesamt: 2-3 Stunden Vorbereitung, 2-3 Stunden Kochen, 1-2 Stunden Präsentation und Transport. Bei komplexeren Menüs kann es mehr sein.
Welche MwSt. gilt für Kostproben?
Für Speisen gilt 9% MwSt., auch bei Kostproben. Rechne immer zuerst deine Kostenkalkulation ohne MwSt. und addiere dann 9% für deinen Endpreis.
Was ist, wenn der Kunde nach der Kostprobe nicht bucht?
Deshalb rechnest du einen Risikoaufschlag von 10-15%. Wenn 1 von 3 Kostproben zu Geschäften führt, verdienst du die anderen zwei über diesen Aufschlag zurück.
Wie verhindere ich, dass Kostproben zu teuer werden?
Wähle ein Menü, das du gut kennst und effizient zubereiten kannst. Verwende Zutaten, die du ohnehin im Haus hast, und begrenze die Anzahl der Gänge auf 2-3.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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