HR-Managementsysteme kosten Geld, aber lohnt sich die Investition? Viele Gastronomiebetreiber fragen sich, ob sie die Kosten für Personalsoftware wieder einsparen können. Der Trick liegt darin, diese Kosten korrekt in deine Arbeitskosten pro Stunde einzurechnen.
Was sind HR-Managementkosten?
HR-Managementsysteme helfen bei Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Vertragsverwaltung und Lohnabrechnung. Die Kosten bestehen aus:
- Abonnementkosten: €20-150 pro Monat je nach Anzahl der Mitarbeiter
- Implementierungskosten: einmalig €200-1000 für Setup und Schulung
- Zeitinvestition: Stunden, die du für Dateneingabe und Verwaltung aufwendest
💡 Beispiel:
Restaurant mit 8 Mitarbeitern nutzt HR-Software:
- Abonnement: €89 pro Monat
- Setup-Kosten: €400 einmalig
- Verwaltung: 2 Stunden pro Woche à €25/Stunde
Monatliche Kosten: €89 + (8 Stunden × €25) = €289
Wie verbuche ich HR-Kosten in meine Arbeitskosten?
Deine HR-Kosten werden Teil deiner Gesamtarbeitskosten. Addiere alle HR-bezogenen Ausgaben und verteile sie auf deine Gesamtarbeitsstunden.
Formel:
Arbeitskosten pro Stunde = (Brutolöhne + Arbeitgeberabgaben + HR-Kosten) / Gesamtarbeitsstunden
💡 Rechenbeispiel:
Monatliche Zahlen des Restaurants:
- Brutolöhne: €18.000
- Arbeitgeberabgaben: €4.500 (25%)
- HR-Software: €289
- Gesamtarbeitsstunden: 1.200
Arbeitskosten pro Stunde: (€18.000 + €4.500 + €289) / 1.200 = €18,99
Ohne HR-Software wären es €18,75 - ein Unterschied von €0,24 pro Stunde.
Wann amortisiert sich HR-Software?
HR-Software spart Zeit bei der Verwaltung. Wenn du mehr als 10 Stunden pro Monat für Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und Lohnvorbereitung aufwendest, kann sich die Automatisierung amortisieren.
⚠️ Achtung:
Berücksichtige HR-Kosten immer in deinen Stundensätzen für Catering oder externe Aufträge. Sonst verdienst du zu wenig bei diesen Aufträgen.
Auswirkungen auf deine Gewinn- und Verlustrechnung
In deiner Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen HR-Kosten unter "Personalkosten" oder "Allgemeine Kosten". Sie erhöhen deine Gesamtarbeitskosten, können aber auch deine Arbeitsproduktivität verbessern.
- Direkte Kosten: Abonnement und Implementierung
- Indirekte Einsparungen: weniger Zeit für Verwaltung
- Risikominderung: weniger Fehler bei der Lohnabrechnung
💡 Break-Even-Berechnung:
HR-Software kostet €289 pro Monat. Deine eigene Zeit ist €25/Stunde wert:
Break-Even-Punkt: €289 ÷ €25 = 11,6 Stunden eingesparte Zeit pro Monat
Das sind weniger als 3 Stunden pro Woche - für die meisten Restaurants erreichbar.
Wie überwachst du die ROI?
Notiere, wie viel Zeit du vor und nach der Implementierung für Personalverwaltung aufwendest. Messe dies über 3 Monate, um ein realistisches Bild zu erhalten.
KitchenNmbrs hilft dir, die Gesamtarbeitskosten (einschließlich HR-Tools) in deine Kostenkalkulation einzurechnen, damit du siehst, was jedes Gericht wirklich an Personalkosten kostet.
Wie berechnest du HR-Kosten in deine Arbeitskosten? (Schritt für Schritt)
Erfasse alle HR-bezogenen Kosten
Addiere: monatliches Abonnement, einmalige Implementierungskosten (verteilt auf 12 Monate) und die Zeit, die du für die Verwaltung des Systems aufwendest (Stunden × dein Stundensatz).
Berechne deine Gesamtarbeitskosten pro Monat
Summiere Brutolöhne + Arbeitgeberabgaben + alle HR-Kosten. Teile dies durch die Gesamtarbeitsstunden aller deiner Mitarbeiter, um deine tatsächlichen Arbeitskosten pro Stunde zu erhalten.
Aktualisiere deine Kostenkalkulationen
Verwende deine neuen Arbeitskosten pro Stunde in allen Rezepten und Kostenkalkulationen. Passe bei Bedarf deine Menüpreise an, um deine gewünschte Marge zu halten.
✨ Pro tip
Messe 3 Monate lang, wie viel Zeit du für Schichtplanung und Lohnvorbereitung aufwendest. Multipliziere dies mit €25/Stunde - das ist dein maximales Budget für HR-Software.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich HR-Software-Kosten in meine Lebensmittelkostenberechnung einbeziehen?
Nein, HR-Kosten sind Teil deiner Arbeitskosten, nicht deiner Lebensmittelkosten. Sie erhöhen aber deine Gesamtkostenkalkulation pro Gericht über die Arbeitskosten pro Stunde.
Wie verteile ich einmalige Implementierungskosten?
Verteile einmalige Kosten über mindestens 12 Monate. Bei €600 Implementierungskosten rechnest du €50 pro Monat in deine HR-Kosten für das erste Jahr ein.
Wann ist HR-Software für meinen Betrieb zu teuer?
Wenn die monatlichen Kosten mehr als 15 Stunden deiner eigenen Zeit wert sind und du weniger als 10 Stunden pro Monat für Personalverwaltung aufwendest, ist es wahrscheinlich zu teuer.
Wie berechne ich den Wert meiner eigenen Zeit?
Rechne mindestens €20-30 pro Stunde für deine eigene Verwaltungszeit. Als Unternehmer ist deine Zeit mehr wert als der Mindestlohn deiner Mitarbeiter.
Muss ich HR-Kosten in meine Cateringpreise einrechnen?
Ja, alle Arbeitskosten (einschließlich HR-Tools) müssen in deine Stundensätze für externe Aufträge eingerechnet werden. Sonst verdienst du zu wenig bei diesen Aufträgen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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