Ein Finanz-Dashboard, das du in 5 Minuten pflegst, gibt dir täglich Kontrolle über deine Zahlen. Viele Gastronomen ertrinken in Excel-Tabellen oder haben gar keinen Überblick. Mit den richtigen KPIs und einem einfachen System siehst du sofort, ob du auf Kurs bist.
Die 5 KPIs, die wirklich zählen
Ein Dashboard funktioniert nur, wenn du die richtigen Zahlen verfolgst. Diese 5 KPIs geben dir das komplette Bild:
- Umsatz gestern - vergleiche mit voriger Woche
- Anzahl Couverts - wie viele Gäste bedient
- Durchschnittliche Rechnung - Umsatz geteilt durch Couverts
- Geschätzte food cost % - basierend auf verkauften Gerichten
- Kassen-Differenz - was übrig bleiben sollte vs. was da ist
💡 Beispiel-Dashboard Dienstag:
- Umsatz: €1.250 (voriger Dienstag: €1.180)
- Couverts: 45 (voriger Woche: 42)
- Durchschnittliche Rechnung: €27,78
- Geschätzte food cost: 31%
- Kassen-Differenz: +€15 (prima)
Status: Gut, etwas besser als vorige Woche
Warum diese 5 Zahlen ausreichen
Mehr Zahlen = mehr Zeit weg. Diese 5 KPIs sagen dir alles, was du wissen musst:
- Umsatz-Trend: Wachstum oder Rückgang gegenüber voriger Woche
- Effizienz: Mehr Umsatz durch mehr Gäste oder höhere Rechnungen?
- Marge-Kontrolle: Bleibt deine food cost unter Kontrolle?
- Operationale Kontrolle: Stimmt die Kasse mit dem überein, was reingekommen ist?
Das 5-Minuten-System
Jeden Morgen vor dem Öffnen checkst du diese Zahlen von gestern:
💡 Beispiel-Routine:
8:30 - Kassen-Abschluss gestern anschauen (1 Min)
8:31 - Anzahl Couverts zählen von Reservierungen + Walk-ins (1 Min)
8:32 - Durchschnittliche Rechnung ausrechnen (30 Sek)
8:33 - Food cost schätzen basierend auf verkauften Gerichten (2 Min)
8:35 - Kasse zählen und vergleichen (30 Sek)
Food cost schnell schätzen ohne alles auszurechnen
Du musst nicht jedes Gericht genau berechnen. Nutze diese Faustregel:
- Fleisch-/Fischgerichte: rechne 30-35% food cost
- Vegetarische Gerichte: rechne 25-30% food cost
- Pasta/Pizza: rechne 20-28% food cost
- Salate: rechne 25-30% food cost
⚠️ Achtung:
Das sind Schätzungen für dein Dashboard. Für echte Kostenkalkulation brauchst du exakte Zahlen pro Rezept.
Signale, auf die du achten musst
Diese Muster in deinem Dashboard sind Warnsignale:
- Umsatz fällt 2 Wochen hintereinander: check deine Konkurrenz und Marketing
- Durchschnittliche Rechnung sinkt: Gäste bestellen billigere Gerichte
- Food cost steigt über 35%: Lieferanten erhöht oder Portionen zu groß
- Kassen-Differenz größer als €50: check deine Verwaltung
Digital vs. Papier-Dashboard
Eine einfache Excel-Datei oder ein Notizbuch funktioniert prima für diese 5 KPIs. Vorteile von digital:
- Automatische Berechnungen (durchschnittliche Rechnung, food cost %)
- Vergleiche mit vorherigen Wochen
- Grafiken, die Trends zeigen
- Backup in der Cloud
💡 Tool-Tipp:
Apps wie KitchenNmbrs können diese KPIs automatisch basierend auf deinen Rezepten und Verkäufen berechnen, was dein Dashboard noch schneller macht.
Was du NICHT in dein tägliches Dashboard aufnehmen musst
Diese Zahlen sind wichtig, aber nicht täglich:
- Personalkosten: check wöchentlich
- Lagerbestandswert: check wöchentlich
- Energiekosten: check monatlich
- Marketing ROI: check monatlich
Konzentriere dich auf das, was täglich variiert: Umsatz, Couverts, food cost und Kasse.
Wie baust du ein 5-Minuten-Dashboard? (Schritt für Schritt)
Wähle deine 5 KPIs und erstelle eine Vorlage
Erstelle eine einfache Excel-Datei oder ein Notizbuch mit Spalten für: Datum, Umsatz, Couverts, durchschnittliche Rechnung, geschätzte food cost %, Kassen-Differenz. Das ist deine feste Vorlage.
Bestimme deine feste Zeit und Routine
Wähle einen festen Zeitpunkt (z.B. jeden Morgen 8:30) und erstelle eine Checkliste: Kasse anschauen, Couverts zählen, food cost schätzen, Kasse kontrollieren. Halte dich streng daran.
Starte mit Schätzungen, verfeinere später
Beginne mit Faustregeln für food cost (30% Fleisch, 25% vegetarisch). Nach einem Monat siehst du Muster und kannst deine Schätzungen basierend auf echten Zahlen verfeinern.
✨ Pro tip
Check dein Dashboard immer, bevor du den Tag beginnst, nicht am Ende. Dann kannst du noch reagieren, wenn du siehst, dass gestern schlecht war.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich wirklich jeden Tag mein Dashboard pflegen?
Ja, Konsistenz ist entscheidend. Nach 2 Wochen wird es zur Routine und du siehst Muster, die du sonst verpasst. Einen Tag auslassen wird schnell zu einer Woche.
Was ist, wenn meine geschätzte food cost nicht mit der Realität übereinstimmt?
Das ist am Anfang normal. Nutze dein Dashboard, um Muster zu sehen, nicht für exakte Zahlen. Für echte Kostenkalkulation brauchst du detaillierte Rezeptdaten.
Kann ich mehr KPIs zu meinem Dashboard hinzufügen?
Das kannst du, aber halte es einfach. Mehr als 7 KPIs kosten zu viel Zeit. Starte mit diesen 5, nach 3 Monaten kannst du eventuell 1-2 KPIs hinzufügen.
Wie vergleiche ich meine Zahlen mit anderen Restaurants?
Konzentriere dich zunächst auf deine eigenen Trends. Vergleiche mit anderen ist schwierig, weil jedes Restaurant anders ist. Ein steigender Trend bei dir ist wichtiger als Benchmarks.
Was ist, wenn ich einen ganzen Tag keine Zeit für mein Dashboard habe?
Fülle es am nächsten Morgen für gestern aus. Aber versuche, das zu begrenzen - Konsistenz ist das Wichtigste für nutzbare Daten.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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