Hotels met meerdere F&B-outlets delen vaak inkoopkosten voor ingrediënten die in verschillende restaurants worden gebruikt. Zonder eerlijke verdeling weet je niet welke outlet werkelijk winstgevend is. Hier leer je stap-voor-stap hoe je gedeelde kosten verdeelt over je restaurant, bar en roomservice.
Waarom gedeelde kosten verdelen cruciaal is
Hotels met een fine dining restaurant, sportbar en roomservice kopen vaak gezamenlijk in. Denk aan basale ingrediënten zoals eieren, boter, ui, kruiden. Het probleem: zonder eerlijke verdeling lijkt je ene outlet veel winstgevender dan hij werkelijk is.
💡 Voorbeeld:
Je koopt 50 kg eieren voor €75. Deze worden gebruikt door:
- Restaurant: 30 kg (60%)
- Roomservice: 15 kg (30%)
- Bar (ontbijt): 5 kg (10%)
Zonder verdeling: alle €75 gaat naar één outlet. Met verdeling: restaurant €45, roomservice €22,50, bar €7,50.
Drie methoden om kosten te verdelen
Er bestaan drie gangbare manieren om gedeelde inkoopkosten te verdelen. Elke methode heeft specifieke voor- en nadelen.
Methode 1: Op basis van werkelijk verbruik
Je registreert precies hoeveel elke outlet gebruikt van elk gedeeld ingrediënt. Dit is het meest nauwkeurig, maar kost de meeste tijd.
- Weeg of tel wat elke keuken uit de centrale voorraad haalt
- Noteer dit dagelijks per outlet
- Deel inkoopprijs naar rato van verbruik
⚠️ Let op:
Deze methode is nauwkeurig maar arbeidsintensief. Alleen toepassen wanneer de gedeelde kosten een groot deel van je totale inkoop vormen.
Methode 2: Op basis van omzetverhouding
Je verdeelt kosten naar rato van de omzet per outlet. Simpel, maar niet altijd eerlijk omdat outlets verschillende marges kunnen hebben.
💡 Voorbeeld:
Maandomzet per outlet:
- Restaurant: €80.000 (50%)
- Roomservice: €40.000 (25%)
- Bar: €40.000 (25%)
Gedeelde inkoop €2.000 wordt verdeeld: restaurant €1.000, roomservice €500, bar €500.
Methode 3: Op basis van aantal couverts
Je verdeelt op basis van het aantal gasten dat elke outlet bedient. Logisch voor ingrediënten die per persoon worden gebruikt.
Welke ingrediënten zijn geschikt voor verdeling
Niet alle gedeelde inkopen hoef je te verdelen. Focus op ingrediënten die een significant deel van je kosten uitmaken - een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën.
- Wel verdelen: Eieren, boter, olie, kruiden, ui, basis groenten
- Niet verdelen: Speciale ingrediënten die maar één outlet gebruikt
- Grens: Ingrediënten die meer dan €500 per maand kosten
Praktische uitvoering per maand
Maak het jezelf niet te moeilijk. Een maandelijkse verdeling is voor de meeste hotels voldoende nauwkeurig.
- Lijst alle gedeelde ingrediënten met totale inkoopkosten
- Kies je verdeelsleutel (verbruik, omzet of couverts)
- Bereken het percentage per outlet
- Verdeel de kosten en boek door naar de juiste outlet
💡 Voorbeeld verdeling:
Totale gedeelde inkoop: €5.000
Verdeelsleutel op basis van omzet:
- Restaurant (60%): €3.000
- Roomservice (25%): €1.250
- Bar (15%): €750
Impact op je foodcost per outlet
Zonder kostenverdeling krijg je een vertekend beeld van welke outlet winstgevend is. Met correcte verdeling zie je de werkelijke prestaties.
⚠️ Let op:
Check of je verdeelsleutel nog klopt wanneer de verhoudingen tussen outlets veranderen. Seizoensgebonden outlets kunnen andere percentages krijgen in winter vs. zomer.
Digitaal bijhouden vs. Excel
Veel hotels doen kostenverdeling in Excel, maar dat wordt snel complex bij meerdere outlets en tientallen gedeelde ingrediënten.
Een systeem zoals KitchenNmbrs kan helpen door:
- Centrale ingrediëntendatabase voor alle outlets
- Automatische kostenverdeling op basis van ingestelde percentages
- Overzicht van foodcost per outlet na verdeling
Hoe verdeel je gedeelde kosten? (stap voor stap)
Inventariseer alle gedeelde ingrediënten
Maak een lijst van ingrediënten die door meerdere outlets worden gebruikt. Focus op items boven €500 per maand. Noteer de totale inkoopkosten per ingrediënt.
Kies je verdeelsleutel
Bepaal of je verdeelt op basis van werkelijk verbruik, omzetverhouding of aantal couverts. Omzetverhouding is het meest praktisch voor de meeste hotels.
Bereken percentages per outlet
Reken uit welk percentage elke outlet krijgt. Bijvoorbeeld: restaurant 60%, roomservice 25%, bar 15%. Controleer dat het totaal 100% is.
Verdeel de kosten maandelijks
Vermenigvuldig de totale inkoopkosten per ingrediënt met het percentage per outlet. Boek deze kosten door naar de juiste outlet voor een correcte foodcost berekening.
✨ Pro tip
Begin met je 8 duurste gedeelde ingrediënten en evalueer elke 3 maanden. Dit geeft je 85% nauwkeurigheid zonder dat je verdrinkt in administratie.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik gedeelde kosten verdelen?
Maandelijks is voor de meeste hotels voldoende nauwkeurig. Wekelijks alleen wanneer gedeelde kosten meer dan 20% van je totale inkoop vormen.
Wat als één outlet veel meer gebruikt van een ingrediënt?
Dan is verdeling op basis van werkelijk verbruik nauwkeuriger. Weeg of tel wat elke outlet uit de voorraad haalt en verdeel naar rato.
Moet ik alle ingrediënten verdelen?
Nee, focus op ingrediënten die significant zijn. Als vuistregel: ingrediënten die meer dan €500 per maand kosten en door minimaal 2 outlets worden gebruikt.
Hoe zit het met BTW bij kostenverdeling?
BTW blijft hetzelfde. Je verdeelt de inkoopkosten inclusief BTW naar rato over de outlets. Elke outlet kan deze kosten gewoon aftrekken.
Wat als mijn outlets seizoensgebonden zijn?
Pas je verdeelsleutel aan per seizoen. Een terras dat in winter dicht is, krijgt dan 0%. Herbereken de percentages voor de overige outlets.
Kan ik verschillende verdeelsleutels per ingrediëntgroep gebruiken?
Ja, dat is zelfs aan te raden. Gebruik voor alcohol omzetverhouding, voor basisingrediënten aantal couverts. Dit geeft een nauwkeuriger beeld dan één methode voor alles.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →