Un système de réservation coûte de l'argent, mais peut aussi en générer. Les coûts sont faciles à calculer, mais beaucoup de restaurateurs oublient les avantages indirects. Dans cet article, tu apprendras comment traiter correctement à la fois les coûts et le retour sur investissement (ROI) d'un système de réservation dans ton P&L.
Où les coûts du système de réservation figurent-ils dans ton P&L ?
Les coûts d'un système de réservation relèvent des coûts opérationnels, non du food cost ou des coûts de main-d'œuvre. Ce sont des coûts fixes mensuels que tu as indépendamment du nombre de clients que tu servis.
- Catégorie : Coûts marketing et IT
- Type : Coûts fixes (fixed costs)
- TVA : 21% (logiciel/service)
- Fréquence : Généralement abonnement mensuel
💡 Exemple de coûts par mois :
- OpenTable : €199/mois
- Resy : €189/mois
- Formitable : €89/mois
- Installation et formation : €500 unique
Coûts annuels : €1.068 - €2.388 + installation
Calcule-le en pourcentage de ton chiffre d'affaires
La plupart des restaurateurs calculent les coûts IT en pourcentage de leur chiffre d'affaires. Cela aide à évaluer si l'investissement est proportionnel.
Formule : (Coûts mensuels du système de réservation / Chiffre d'affaires mensuel) × 100
💡 Exemple de calcul :
Restaurant avec €45.000 de chiffre d'affaires mensuel et OpenTable (€199/mois) :
Pourcentage : (€199 / €45.000) × 100 = 0,44% du chiffre d'affaires
C'est acceptable. Au-delà de 1% du chiffre d'affaires, c'est cher pour un système de réservation.
Mesure le retour sur investissement (ROI)
Un système de réservation coûte de l'argent, mais peut aussi générer des revenus en :
- Réduisant les no-shows : De 15% à 5% grâce aux emails de confirmation
- Améliorant la rotation des tables : Créneaux plus précis, moins d'attente
- Augmentant l'occupation : Les clients peuvent réserver en ligne (aussi en dehors des heures d'ouverture)
- Données clients : Adresses email pour le marketing
💡 Calcul du ROI :
Restaurant avec 50 couverts/soir, 6 jours/semaine :
- Amélioration des no-shows : 10% → 5% = 15 couverts supplémentaires/semaine
- Ticket moyen : €35
- Chiffre d'affaires supplémentaire : 15 × €35 × 52 semaines = €27.300/an
- Coûts du système : €2.400/an
ROI : €27.300 / €2.400 = 1.137% de retour
⚠️ Attention :
Ce calcul suppose que tu obtiendras effectivement les couverts supplémentaires. Mesure cela les 3 premiers mois après la mise en œuvre pour vérifier si le ROI est correct.
Traitement comptable
Dans ta comptabilité, tu enregistres les coûts du système de réservation comme suit :
- Compte général : 4350 (Coûts d'automatisation) ou 4400 (Marketing)
- TVA : 21% (déductible si tu es assujetti à la TVA)
- Période : Poste mensuel récurrent
- Coûts d'installation : Unique, éventuellement amortis sur 3 ans
Beaucoup de comptables le placent sous les coûts marketing car il recrute indirectement des clients.
Compare avec les alternatives
Avant d'investir, compare les coûts avec les alternatives :
💡 Comparaison des coûts par an :
- Téléphone + cahier papier : €0 (mais 2-3 heures/semaine de travail supplémentaire)
- Système gratuit (Google, Facebook) : €0 (fonctionnalités limitées)
- Système de réservation payant : €1.000-2.500
- Site web personnel avec fonction de réservation : €2.000-5.000
Compte aussi ton propre temps. Si tu économises 3 heures par semaine sur les réservations téléphoniques, et que ton temps vaut €25/heure, tu économises €3.900 par an en temps de travail.
Comment traiter les coûts du système de réservation ? (étape par étape)
Rassemble tous les coûts
Additionne : abonnement mensuel, coûts d'installation, éventuels frais de transaction par réservation, et formation du personnel. Convertis tout en coûts mensuels pour une comparaison équitable.
Calcule en pourcentage du chiffre d'affaires
Divise tes coûts mensuels de réservation par ton chiffre d'affaires mensuel et multiplie par 100. Au-delà de 1% du chiffre d'affaires, c'est cher pour un système de réservation.
Mesure les bénéfices après 3 mois
Enregistre : nombre de no-shows avant et après la mise en œuvre, taux d'occupation moyen, et temps que tu économises. Calcule le ROI en divisant le chiffre d'affaires supplémentaire par les coûts annuels du système.
✨ Pro tip
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Questions fréquentes
Puis-je déduire les coûts de réservation des impôts ?
Oui, en tant qu'entrepreneur, tu peux déduire complètement les coûts d'un système de réservation. Tu peux aussi récupérer la TVA (21%) si tu es assujetti à la TVA.
Sous quel poste de coûts figure un système de réservation ?
Généralement sous 'Coûts d'automatisation' (4350) ou 'Coûts marketing' (4400). Demande à ton comptable ce qu'il préfère pour la cohérence de ta comptabilité.
Quel pourcentage du chiffre d'affaires est acceptable pour les coûts de réservation ?
Entre 0,3% et 1% de ton chiffre d'affaires est normal. Au-delà de 1%, c'est cher, sauf si tu peux prouver que cela génère plus de chiffre d'affaires en réduisant les no-shows.
Dois-je déduire les coûts d'installation en une seule fois ?
Tu peux déduire les coûts d'installation (€500-2000) en une seule fois ou les amortir sur 3 ans. L'amortissement donne une structure de coûts plus régulière dans ton P&L.
Comment mesurer si un système de réservation est rentable ?
Compare les pourcentages de no-shows et les taux d'occupation avant et après la mise en œuvre. Si tu as 5% de no-shows en moins, convertis cela en chiffre d'affaires supplémentaire et compare avec les coûts annuels.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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