El restaurante De Olijftak aumentó su facturación un 12% tras implantar un sistema digital de reservas. Pero ¿cómo registras estos costes correctamente en tu cuenta de pérdidas y ganancias? Aquí tienes el enfoque contable adecuado, junto con el cálculo del ROI.
¿Dónde van los costes del sistema de reservas en tu P&L?
Los costes de un sistema de reservas pertenecen a tus gastos operativos, no al coste de alimentos ni a los gastos de personal. Son cargas fijas mensuales independientes del volumen de clientes.
- Categoría: Marketing y gastos de IT
- Tipo: Costes fijos
- IVA: 21% (software y servicios)
- Frecuencia: Suscripción mensual habitual
💡 Ejemplo de costes mensuales:
- OpenTable: 199 €/mes
- Resy: 189 €/mes
- Formitable: 89 €/mes
- Instalación y formación: 500 € (pago único)
Inversión anual: 1.068 € - 2.388 € + instalación
Calcúlalo como porcentaje de tu facturación
Muchos responsables de restaurante utilizan un porcentaje de facturación para los gastos de IT. Eso da contexto real sobre si la inversión es proporcionada al tamaño del negocio.
Fórmula: (Coste mensual del sistema / Facturación mensual) × 100
💡 Ejemplo práctico:
Restaurante con 45.000 € de facturación mensual y OpenTable (199 €/mes):
Porcentaje sobre ventas: (199 / 45.000) × 100 = 0,44% de la facturación
Eso entra dentro de márgenes aceptables. Por encima del 1% de la facturación, el software de reservas empieza a resultar caro.
Mide el retorno de la inversión (ROI)
Un sistema de reservas genera ingresos por distintas vías. Fíjate bien en cada una:
- Menos no-shows: Bajada del 15% al 5% gracias a los correos de confirmación
- Rotación de mesas más eficiente: Los franjas horarias precisas reducen tiempos de espera
- Mayor ocupación: Reservas online 24/7, incluso fuera del horario de servicio
- Captación de datos de cliente: Emails para campañas de marketing
💡 Cálculo del ROI:
Restaurante con 50 cubiertos/noche, 6 días/semana:
- Mejora de no-shows: 10% → 5% = 15 cubiertos extra/semana
- Ticket medio: 35 €
- Facturación extra anual: 15 × 35 € × 52 semanas = 27.300 €
- Coste del sistema: 2.400 €/año
ROI: 27.300 / 2.400 = 1.137% de rendimiento
⚠️ Ojo:
Este cálculo parte de la base de que realmente recibes más clientes. Monitoriza los datos durante los primeros 3 meses tras la implantación para validar el ROI real.
Registro contable
Según KitchenNmbrs, registrar correctamente estos gastos desde el primer mes evita ajustes molestos a final de año. Bueno, pues así es como debes hacerlo:
- Cuenta contable: Costes de automatización o Marketing
- IVA: 21% (deducible si estás sujeto a IVA)
- Periodicidad: Gasto recurrente mensual
- Costes de instalación: Pago único; puede amortizarse en 3 años
En mi experiencia, muchos contables lo clasifican dentro de gastos de marketing por la captación indirecta de clientes. A ver, no hay una sola respuesta correcta, pero esta clasificación es la más práctica en la realidad del sector.
Compara con las alternativas
Evalúa el coste frente a las opciones disponibles:
💡 Comparativa de costes anuales:
- Teléfono + libro de reservas: 0 € (pero 2-3 horas/semana de trabajo extra)
- Plataformas gratuitas (Google, Facebook): 0 € (funcionalidades limitadas)
- Software de reservas de pago: 1.000 - 2.500 €
- Web a medida con módulo de reservas: 2.000 - 5.000 €
Incluye también el ahorro en tiempo. Si te ahorras 3 horas semanales de gestión telefónica y tu hora vale 25 €, eso son 3.900 € al año. La verdad es que ese número suele sorprender a mucha gente cuando lo ven escrito.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir los costes del sistema de reservas en la declaración fiscal?
¿Debo contabilizar los costes de instalación de golpe?
¿Qué pasa si cambio de sistema?
¿A partir de qué tamaño de restaurante compensa el gasto?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Preguntas relacionadas
Explorar más temas
Calcula tu punto de equilibrio en segundos
El food cost es solo una parte. KitchenNmbrs te ayuda a estructurar costes laborales y otros gastos para un análisis completo de break-even. Comienza gratis.
Iniciar prueba gratuita →