Tengo que reconocerlo: durante años calculé mal los costes de empaquetado en los pedidos para eventos. Esas cintas bonitas, las cajas de lujo y el tiempo extra de presentación me costaban cientos de euros al mes sin darme cuenta. Ahora sé cómo repercutir esos costes correctamente.
Por qué el empaquetado especial se come tu margen
Con un pedido normal quizá calculas 0,50 EUR por un envase estándar. Pero con pedidos para eventos la cosa sube:
- Envases de lujo: 2-5 EUR por unidad
- Elementos decorativos: cintas, pegatinas, tarjetas
- Tiempo extra del personal para empaquetar
- Embalaje especial para transporte
⚠️ Ojo:
Muchos hosteleros solo cuentan con el coste del envase estándar y olvidan los extras del empaquetado especial. Eso puede reducir tu margen un 10-20% sin que te des cuenta.
Calcula los costes reales de empaquetado
Distingue entre el envase básico y el empaquetado especial:
- Envase básico: bandeja estándar, tapa, cubiertos
- Empaquetado especial: todo lo que supone tiempo y material extra
? Ejemplo:
Pedido para evento de 20 personas, empaquetado de lujo:
- Caja de cartón premium por persona: 3,00 EUR
- Cinta decorativa: 0,50 EUR por caja
- Tarjeta personalizada: 0,25 EUR por caja
- Tiempo extra de empaquetado (10 min a 15 EUR/hora): 2,50 EUR
Total costes extra de empaquetado: (3,75 x 20) + 2,50 = 77,50 EUR
Cómo repercutir los costes de empaquetado
Tienes dos opciones para trasladar estos costes al cliente:
- Línea separada en la factura: "Servicio de empaquetado especial: X EUR"
- Incluido en el precio por ración: sube el precio unitario
La opción 1 es más transparente, la opción 2 parece menos cara para el cliente.
? Ejemplo de repercusión:
Precio normal por ración: 12,50 EUR. Coste extra de empaquetado: 3,75 EUR por ración.
- Opción 1: 12,50 + 3,75 servicio de empaquetado = 16,25 EUR
- Opción 2: Nuevo precio por ración 16,25 EUR (empaquetado incluido)
Las dos opciones dan lo mismo, pero la opción 2 parece psicológicamente menos cara.
Incluye el tiempo del personal en el coste
El empaquetado especial lleva tiempo. Inclúyelo como coste laboral:
- Mide cuánto tarda el empaquetado por unidad
- Multiplica por el coste/hora del personal
- Súmalo a los costes de material
? Ejemplo de coste de tiempo:
El empaquetado de lujo lleva 3 minutos por unidad:
- Coste/hora del personal: 18,00 EUR
- 3 minutos = 18,00 / 20 = 0,90 EUR por unidad
- Con 50 unidades: 50 x 0,90 = 45,00 EUR de coste laboral extra
Esos 45,00 EUR tienes que repercutirlos o pierdes dinero.
Pedido mínimo para empaquetado especial
Después de analizar datos reales de compra en distintos tipos de hostelería, queda claro que el empaquetado especial tiene costes fijos. El tiempo de preparación y los pedidos de material hacen necesario un mínimo:
- Menos de 10 unidades: sin empaquetado especial o con recargo alto
- 10-25 unidades: recargo estándar de empaquetado
- Más de 25 unidades: precio más favorable por unidad
⚠️ Ojo:
Los pedidos pequeños con empaquetado de lujo suelen dar pérdidas. Establece un mínimo de 15-20 unidades para el servicio de empaquetado especial, o cobra un suplemento fijo de puesta en marcha.
Registra los costes de empaquetado en digital
Lleva un control de qué servicios de empaquetado ofreces y cuánto cuestan. En una calculadora de coste de alimentos puedes introducirlos como ingredientes separados:
- "Envase de lujo" como ingrediente con su coste
- "Servicio de empaquetado 3 min" como componente de mano de obra
- Cálculo automático del coste total incluyendo empaquetado
Así ves de un vistazo si tus pedidos para eventos son rentables, con todos los costes de empaquetado incluidos.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo calculo el coste laboral del empaquetado?
¿Qué hago si el cliente dice que el empaquetado es muy caro?
¿Puedo presupuestar los costes de empaquetado de antemano?
¿Debo fijar un importe mínimo para el empaquetado de lujo?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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