El cálculo preciso del coste por persona separa a los caterings rentables de los que pierden dinero. La mayoría de los caterings se centran solo en los ingredientes, mientras que gastos cruciales como la mano de obra, el transporte y los materiales pasan desapercibidos. Así construyes una estructura de costes completa que protege tus márgenes.
¿Qué incluye el coste por persona?
El catering tiene varias capas de coste además de la cuenta de la compra. Tu estructura de costes completa incluye:
- Coste de ingredientes: todos los alimentos y bebidas
- Personal en el evento: cocineros, servicio, fregaplatos
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo
- Materiales: platos, vasos, cubiertos (si no los hay en el lugar)
- Gastos generales: parte de costes fijos (alquiler de cocina, seguros)
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con un 10-15% más de comensales de los confirmados. La experiencia dice que suele acudir más gente de la prevista.
Calcular el coste de ingredientes (food cost base)
Empieza con el desglose del menú por persona. Detalla cada componente:
- Plato principal (carne, pescado, vegetariano)
- Guarniciones (verduras, patatas, arroz)
- Salsas y decoración
- Pan y mantequilla
- Postre (si forma parte del menú)
- Bebidas (si están incluidas)
💡 Ejemplo de bufet para 50 personas:
Menú: solomillo de cerdo, pollo, verduras, patatas, ensalada, pan
- Solomillo de cerdo: 5 kg × 18 € = 90 €
- Pechuga de pollo: 4 kg × 12 € = 48 €
- Verduras: 35 €
- Patatas: 15 €
- Ensalada: 25 €
- Pan y mantequilla: 20 €
Total ingredientes: 233 € ÷ 50 = 4,66 € por persona
Costes de personal y mano de obra
Traza la línea de tiempo completa de trabajo y calcula las horas necesarias:
- Preparación: ¿cuántas horas en tu cocina?
- Transporte y montaje: tiempo de viaje + instalación
- Servicio: ¿cuánto dura el evento?
- Desmontaje y limpieza: recoger y volver
Cuenta con 15-25 € por hora según el puesto (cocinero vs. servicio).
💡 Ejemplo de costes de personal:
Evento de 4 horas para 50 personas, 3 empleados:
- Preparación: 3 personas × 2 horas × 20 € = 120 €
- Servicio: 3 personas × 4 horas × 20 € = 240 €
- Desmontaje: 3 personas × 1 hora × 20 € = 60 €
Total personal: 420 € ÷ 50 = 8,40 € por persona
Costes de transporte y materiales
Estos gastos se acumulan rápido y a menudo se olvidan:
- Combustible: ida y vuelta
- Desgaste del vehículo: calcula 0,30 € por kilómetro
- Alquiler/compra de materiales: platos extra, calentadores
- Embalaje: film, recipientes para transporte
💡 Ejemplo de transporte y materiales:
- 80 km de viaje × 0,30 € = 24 €
- Alquiler de calentadores: 35 €
- Materiales de embalaje: 15 €
Total: 74 € ÷ 50 = 1,48 € por persona
Gastos generales y margen de beneficio
En mis 22 años de gestión de cocinas profesionales he comprobado que olvidarse de estos costes mata la rentabilidad:
- Gastos generales: parte del alquiler, seguros, suministros (normalmente el 15-20% de los costes directos)
- Margen de beneficio: el 20-30% sobre el coste total es lo estándar
- Recargo por imprevistos: para cancelaciones, comensales extra, situaciones imprevistas
⚠️ Ojo:
Sin margen de beneficio trabajas gratis. El catering exige una preparación extensa y conlleva riesgos: cóbralo de forma adecuada.
Montar el coste total
Suma todo para obtener tu coste definitivo:
💡 Ejemplo de coste total:
- Ingredientes: 4,66 € por persona
- Personal: 8,40 € por persona
- Transporte/materiales: 1,48 € por persona
- Gastos generales (18%): 2,58 € por persona
Coste total: 17,12 € por persona
Precio de venta (25% de margen): 21,40 € por persona
Controlar los costes de catering de forma digital
Gestionar varios eventos a mano se vuelve caótico enseguida. Un sistema digital agiliza este proceso:
- Configurar menús de catering estándar con su coste
- Recalcular automáticamente para diferentes números de comensales
- Controlar los costes de personal por evento
- Analizar la rentabilidad por servicio
Según KitchenNmbrs, así identificas de inmediato tus eventos más rentables y detectas oportunidades para ajustar tu precio.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen de beneficio es normal en catering?
¿Debo incluir el IVA en mi cálculo de coste?
¿Cómo calculo si el número de comensales es incierto?
¿Qué pasa si el cliente dice que es demasiado caro?
¿Con qué frecuencia debo revisar mis precios de catering?
¿Cómo gestiono cambios de última hora en el número de comensales?
¿Debo cobrar diferente entre semana y en fin de semana?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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