Muchos dueños de restaurante creen que externalizar la planificación de personal es puro gasto. La realidad es otra: bien gestionada, esa inversión puede ahorrarte dinero gracias a turnos más eficientes. Eso sí, tienes que registrar todos los costes correctamente dentro de tu coste laboral total para ver el rendimiento real.
¿Qué costes implica la planificación externa?
Un planificador de personal externo arrastra varias partidas que tienes que calcular todas sin excepción:
- Suscripción mensual del software de planificación
- Tarifa por hora del planificador externo (cuando contratas a alguien)
- Costes de implementación para poner en marcha el sistema
- Costes de formación para que tu equipo aprenda a usarlo
💡 Ejemplo:
Restaurante con 12 empleados que usa planificador externo:
- Suscripción software: 89 €/mes
- Planificador externo: 4 h/mes × 45 € = 180 €
- Implementación: 500 € (único, amortizado en 24 meses = 21 €/mes)
Coste mensual total: 290 €
Calcula el impacto en tu porcentaje de coste laboral
Esos costes los sumas a tus gastos de personal habituales para obtener el cuadro real:
Fórmula:
% Coste laboral total = (Salarios + Cargas sociales + Costes de planificación externa) / Facturación × 100
💡 Ejemplo de cálculo:
Restaurante con 40.000 € de facturación mensual:
- Salarios: 12.000 €
- Cargas sociales: 2.400 €
- Planificación externa: 290 €
- Total costes de personal: 14.690 €
Coste laboral: 14.690 € / 40.000 € × 100 = 36,7 %
¿Realmente compensa la planificación externa?
He trabajado casi una década gestionando cocinas en hostelería y te cuento algo que aplico siempre: los costes hay que compararlos con los ahorros concretos que generan. Mira qué factores tienes que analizar:
- Ahorro de tiempo: ¿cuántas horas semanales ganas al no planificar tú mismo?
- Menos horas extra: una mejor planificación evita las costosas horas extraordinarias
- Menos ausencias: la planificación profesional reduce las bajas de última hora
- Ocupación óptima: ni más ni menos personal del necesario en cada turno
⚠️ Ojo:
Incluye siempre los costes de planificación externa en tu cálculo del punto de equilibrio. Son costes tan fijos como el alquiler o los seguros.
Alternativa: planificación interna
Compara el coste externo con el valor de tu propio tiempo. Según KitchenNmbrs, este ejercicio suele sorprender a los gestores que creen que hacerlo ellos mismos es gratis:
💡 Ejemplo de cálculo:
Como empresario dedicas 6 h/semana a planificar turnos:
- 6 h × 25 € (tu tarifa horaria) = 150 €/semana
- Al mes: 150 € × 4,3 = 645 €
- Planificación externa: 290 €/mes
Ahorro: 355 €/mes optando por la planificación externa
Registro contable y fiscal
Los costes de planificación externa de personal son totalmente deducibles como gastos de explotación. Guarda todas las facturas y justificantes de suscripción. Estos gastos se contabilizan bajo «servicios exteriores», no bajo la partida de salarios.
Una calculadora de coste de alimentos te ayuda a mantener todos tus gastos —incluidos los servicios externos— bien ordenados. Así ves de inmediato cómo afectan al coste total por plato.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo convierto un coste de implementación único en coste mensual?
¿Debo incluir estos costes en el cálculo del punto de equilibrio?
¿Cuándo resulta financieramente ventajosa la planificación externa?
¿Bajo qué partida contable registro estos costes?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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