Ein monatlicher Deep Dive in deine Zahlen gibt dir die Kontrolle, die du brauchst, um profitabel zu bleiben. Viele Restaurantbesitzer schauen nur auf ihren Umsatz, verpassen aber dadurch, wo ihr Gewinn wegläuft. Mit einem festen Termin mit dir selbst stellst du sicher, dass du jedes Problem früh erkennst.
Warum ein monatlicher Zahlen-Termin entscheidend ist
Deine Küche läuft, Gäste sind zufrieden, der Umsatz stimmt. Aber am Ende des Jahres stellst du fest, dass du kaum Gewinn gemacht hast. Das passiert, weil sich kleine Lecks zu großen Problemen aufstauen.
⚠️ Achtung:
Eine Lebensmittelkostenquote, die unbemerkt von 28% auf 35% steigt, kostet dich bei €400.000 Umsatz ganze €28.000 pro Jahr an Gewinn.
Wähle deinen festen Zeitpunkt
Mach es zu einem Ritual. Wähle einen festen Moment im Monat, an dem du immer Zeit hast. Viele Unternehmer wählen:
- Erster Montag des Monats: Du hast die Zahlen des letzten Monats komplett
- Ruhetag: Kein Stress mit Gästen und Lieferanten
- Früher Morgen: Vor dem Mittagsgeschäft, wenn dein Kopf klar ist
- Sonntag: Ruhig, Zeit um über Verbesserungen nachzudenken
Trag es in deinen Kalender ein wie einen wichtigen Termin. Behandle es wie ein Treffen mit deinem Buchhalter - du verschiebst es nicht einfach so.
Was schaust du dir während deiner monatlichen Überprüfung an
Konzentriere dich auf die Zahlen, die wirklich Auswirkungen auf deinen Gewinn haben. Schau dir nicht alles an, sondern konzentriere dich auf diese 5 Kernzahlen:
💡 Beispiel monatliche Kontrolle:
- Gesamtumsatz vs. letzter Monat: +5%
- Durchschnittliche Lebensmittelkosten: 32% (waren 29% letzten Monat)
- Anzahl Couverts: 2.840 (waren 2.650)
- Durchschnittliche Rechnung: €28,50 (waren €31,20)
- Lagerbestandswert: €8.500 (waren €7.200)
Fazit: Mehr Gäste, aber niedrigere durchschnittliche Rechnung und höhere Lebensmittelkosten. Maßnahmen erforderlich!
Die 5 Fragen, die du jeden Monat stellst
Mach es dir einfach mit diesen 5 Standardfragen. Schreib die Antworten auf, damit du Trends erkennen kannst:
- Frage 1: Sind meine Lebensmittelkosten gestiegen oder gefallen? Warum?
- Frage 2: Welche 3 Gerichte verkaufe ich am meisten? Was bringen sie ein?
- Frage 3: Wie viel habe ich weggeworfen? Woran lag das?
- Frage 4: Sind meine Lieferanten teurer geworden? Welche Preise sind gestiegen?
- Frage 5: Welcher Wochentag war der beste? Welcher der schlechteste?
Signale, auf die du achten musst
Während deiner Überprüfung achtest du auf Muster und Abweichungen. Diese Signale erfordern Maßnahmen:
⚠️ Achtung:
Wenn dein Lagerbestandswert jeden Monat steigt, kaufst du zu viel ein. Das kostet dich Cashflow und erhöht das Risiko für Verderb.
- Lebensmittelkosten steigen 2 Monate hintereinander: Überprüfe Lieferantenpreise und Portionsgrößen
- Umsatz steigt, aber Gewinn nicht: Deine Kosten steigen mit, find die Ursache
- Viel Verschwendung desselben Produkts: Bestelle weniger oder passe dein Menü an
- Große Unterschiede zwischen Wochentagen: Chance für bessere Planung
Maßnahmen, die sich aus deiner Überprüfung ergeben
Eine Überprüfung ohne Maßnahmen ist sinnlos. Notiere nach jeder Sitzung 2-3 konkrete Verbesserungspunkte für den kommenden Monat:
💡 Beispiel Aktionsplan:
Nach Überprüfung Februar:
- Portionsgröße Steak von 250g auf 220g reduzieren
- Neuen Lieferanten für Fisch suchen (20% teurer geworden)
- Mittwoch-Menü anpassen (schlechtester Tag, zu wenige Gäste)
Überprüfe im März: haben diese Maßnahmen Wirkung gezeigt?
Tools, die dir Zeit sparen
Du kannst alles manuell machen, aber digitale Tools machen es viel schneller. Mit einer App wie KitchenNmbrs siehst du alle diese Zahlen in einer Übersicht, ohne dass du selbst rechnen oder in Stapeln von Belegen suchen musst.
Das Wichtigste ist, dass du es machst. Lieber 30 Minuten pro Monat mit einem einfachen System, als 3 Stunden pro Quartal mit einer komplizierten Excel-Datei, die du ohnehin nicht pflegst.
Wie planst du eine monatliche Zahlen-Überprüfung? (Schritt für Schritt)
Wähle deinen festen Zeitpunkt und trag ihn in deinen Kalender ein
Bestimme, welcher Tag und welche Uhrzeit des Monats für dich am besten passt. Trag es als wiederkehrenden Termin in deinen Kalender ein und behandle es wie ein wichtiges Treffen, das du nicht absagst.
Sammle deine Zahlen aus dem letzten Monat
Hole deine Umsatzzahlen, Rechnungen und Lagerbestände zusammen. Wenn du ein Kassensystem hast, druck den Monatsbericht aus. Stell sicher, dass du alles komplett hast, bevor du anfängst.
Beantworte die 5 Kernfragen und notiere Maßnahmenpunkte
Geh systematisch durch deine 5 Standardfragen. Schreib die Antworten auf und vergleiche mit dem letzten Monat. Endet immer mit 2-3 konkreten Maßnahmen für den kommenden Monat.
✨ Pro tip
Plane deine Überprüfung immer zum gleichen Zeitpunkt des Monats und mach es zu einem Ritual. Mach dir einen guten Kaffee, sorg für Ruhe, und behandle es als Investition in deine Zukunft.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit kostet eine monatliche Zahlen-Überprüfung?
Wenn du es gut organisierst, brauchst du 30-60 Minuten dafür. Das erste Mal dauert länger, weil du noch nach Zahlen suchst, aber wenn du eine Routine aufgebaut hast, geht es viel schneller.
Was ist, wenn ich nicht alle Zahlen finden kann?
Fang mit dem an, was du hast. Eine unvollständige Überprüfung ist besser als keine. Notiere, welche Zahlen dir fehlen, und kümmere dich darum für nächsten Monat. Bau es Schritt für Schritt auf.
Muss ich jeden Monat alle Gerichte überprüfen?
Nein, konzentriere dich auf deine 5-10 meistverkauften Gerichte. Die bestimmen 80% deines Gewinns. Den Rest kannst du pro Quartal überprüfen oder nur, wenn du verdächtig, dass etwas nicht stimmt.
Was ist, wenn meine Zahlen jeden Monat anders sind?
Das ist normal, besonders in der Gastronomie. Schau dir Trends über 3-6 Monate an statt Monat-für-Monat-Vergleiche. Jahreszeiten und Events beeinflussen deine Zahlen immer.
Kann ich das auch wöchentlich statt monatlich machen?
Wöchentlich ist besser für Umsatz und Lagerbestand, aber für Lebensmittelkosten und Rentabilität ist monatlich ausreichend. Zu häufiges Überprüfen kann zu Panikentscheidungen aufgrund vorübergehender Schwankungen führen.
Was ist, wenn ich entdecke, dass ich monatelang Verlust gemacht habe?
Keine Panik. Konzentriere dich zuerst auf die größten Lecks - normalerweise sind das Lebensmittelkosten oder Verschwendung. Eine große Verbesserung hat mehr Auswirkungen als zehn kleine Anpassungen. Fang mit deinem meistverkauften Gericht an.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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