Lieferanten bombardieren dich mit Angeboten. "20% Rabatt auf Rindfleisch!" "Kostenloser Versand bei €500 Bestellung!" Aber was vorteilhaft aussieht, kostet dich manchmal eigentlich Geld. Hier lernst du, wie du Einkaufsaktionen durchrechnest, bevor du dich entscheidest.
Warum Einkaufsaktionen durchrechnen?
Eine Aktion ist nur interessant, wenn du damit wirklich Geld sparst. Viele Gastronomen sehen einen Rabattsatz und denken: "Gutes Angebot!" Aber sie vergessen:
- Zusätzliche Lagerkosten für mehr Vorrat
- Risiko von Verderb bei großen Mengen
- Cashflow-Auswirkungen (mehr Geld gebunden)
- Ob du die Menge überhaupt verbrauchst
⚠️ Achtung:
Eine Aktion, die dich zwingt, 3 Monate Vorrat einzulagern, kostet dir Cashflow. Dieses Geld kannst du nicht für andere Dinge verwenden.
Berechne die echte Einsparung
Die echte Einsparung ist nicht dasselbe wie der Rabattsatz. Du musst alle zusätzlichen Kosten und Risiken berücksichtigen.
💡 Beispiel:
Lieferant bietet 25% Rabatt auf Lachs, aber du musst 50kg abnehmen:
- Normaler Preis: €22/kg
- Aktionspreis: €16,50/kg
- Normaler Verbrauch: 8kg pro Woche
- 50kg = 6,25 Wochen Vorrat
Einsparung: €5,50/kg × 50kg = €275
Aber addiere hier auch die Risiken hinzu:
- Verderb-Risiko: 5% von 50kg = 2,5kg × €16,50 = €41,25
- Zusätzlicher Lagerplatz: Vielleicht mietest du einen zusätzlichen Gefrierschrank = €100/Monat
- Cashflow-Kosten: €825 gebunden für 6 Wochen statt wöchentlich €176
Netto-Einsparung: €275 - €41,25 - €100 = €133,75 über 6 Wochen
Überprüfe deinen echten Verbrauch
Viele Aktionen basieren auf Mengen, die nicht zu deinem Verbrauch passen. Überprüfe immer, wie viel du wirklich verbrauchst.
💡 Beispiel Verbrauchsberechnung:
Du verkaufst durchschnittlich 15 Steaks pro Woche à 200g:
- Wochenverbrauch: 15 × 0,2kg = 3kg
- Monatsverbrauch: 3kg × 4,3 = 12,9kg
- Aktion: 25kg Mindestabnahme
- Vorrat für: 25kg ÷ 3kg = 8,3 Wochen
Frage: Verbrauchst du das, bevor es verdirbt?
Vergleiche mit deiner normalen Bestellfrequenz
Wie oft bestellst du normalerweise? Und was kostet das an Zeit und Verwaltung? Manchmal ist eine Aktion interessant, weil du seltener bestellen musst.
- Bestellfrequenz: Wie oft pro Monat?
- Mindestbestellwert: Erreichst du den immer?
- Versandkosten: Was sparst du dabei?
- Zeit: Wie viel Zeit kostet jede Bestellung?
⚠️ Achtung:
Achte auf die Haltbarkeit. Frische Produkte mit kurzer Haltbarkeit sind riskanter für große Vorräte als Tiefkühlprodukte.
Cashflow-Auswirkungen durchrechnen
Ein großer Vorratkauf bedeutet mehr Geld gebunden. Dieses Geld kannst du nicht für andere Dinge verwenden. Berechne, was das kostet:
💡 Cashflow-Beispiel:
Normal: €200/Woche für Fleisch = €800/Monat
Aktion: €2.000 auf einmal für 2,5 Monate Vorrat
- Zusätzlicher Cashflow: €2.000 - €800 = €1.200
- Für 2,5 Monate gebunden
- Opportunitätskosten: Was hättest du mit €1.200 tun können?
Erstelle eine Entscheidungsmatrix
Schreibe alle Vor- und Nachteile auf, bevor du dich entscheidest:
| Faktor | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Preis pro kg | €5,50 Rabatt | - |
| Verderb-Risiko | - | €41 geschätzter Verlust |
| Lagerung | - | €100 zusätzliche Kosten |
| Cashflow | - | €1.200 länger gebunden |
Wie berechnest du eine Einkaufsaktion? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen normalen Verbrauch
Schau, wie viel du von diesem Produkt pro Woche verbrauchst. Addiere: Anzahl Portionen × Gewicht pro Portion. Berechne, für wie viele Wochen die Aktionsmenge ausreicht.
Berechne die Gesamtkosten
Addiere zur Einkaufspreis: zusätzliche Lagerkosten, geschätzter Verderb (5-10% bei frischen Produkten) und eventuell zusätzlicher Lagerplatz. Vergiss auch die Cashflow-Auswirkungen nicht.
Vergleiche mit normalem Einkauf
Was würdest du normalerweise über denselben Zeitraum ausgeben? Addiere Versandkosten und Bestellfrequenz hinzu. Der Unterschied ist deine echte Einsparung.
✨ Pro tip
Erstelle eine Tabelle mit deinem normalen Wochenverbrauch pro Produkt. Dann siehst du in 30 Sekunden, ob eine Aktion interessant ist und wie viele Wochen Vorrat du einkaufen würdest.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange darf ich Vorrat lagern, ohne Risiko?
Für Tiefkühlprodukte: 2-3 Monate sind sicher. Für frische Produkte: maximal 1-2 Wochen. Achte immer auf das Verfallsdatum und deine Lagermöglichkeiten.
Was, wenn der Aktionspreis niedriger ist als meine aktuelle Lebensmittelkostenquote?
Dann kannst du vorübergehend deine Marge erhöhen oder deinen Menüpreis senken, um mehr zu verkaufen. Aber pass auf, dass du nicht zu viel einkaufst - Verderb frisst deinen Vorteil auf.
Muss ich immer bei Saisonaktionen mitmachen?
Nur, wenn du das Produkt sowieso verwendest UND die Menge zu deinem Verbrauch passt. Saisonprodukte haben oft kurze Haltbarkeit, also ist das Risiko höher.
Wie rechne ich Verderb bei frischen Produkten ein?
Rechne bei frischen Produkten 5-10% Verderb ein, je nach Haltbarkeit. Bei Fisch und Fleisch eher 10%, bei Gemüse 5-8%. Das ist deine 'Versicherungsprämie' gegen Verlust.
Was, wenn ich nicht genug Lagerplatz habe?
Die Miete für zusätzlichen Lagerplatz kostet oft €50-150 pro Monat. Rechne das in deine Berechnung ein. Ohne gute Lagerung ist jede Aktion eine schlechte Idee.
Wie verhindere ich, dass Aktionen meinen Cashflow durcheinander bringen?
Setze ein Maximum: nie mehr als 6-8 Wochen Vorrat einkaufen. Und sorge dafür, dass du nach einem großen Einkauf noch genug Geld für andere Lieferanten hast.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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