Beschaffung kostet Zeit und Geld, aber viele Schritte kannst du heute schon automatisieren. Von Standardbestellungen bis zu Lieferantenvergleichen - kleine Verbesserungen sparen hunderte Euro pro Jahr. In diesem Artikel entdeckst du, welche Teile deines Beschaffungsprozesses du sofort optimieren kannst.
Standardbestellungen pro Lieferant
Jede Woche bestellst du die gleichen Grundprodukte. Warum dann jedes Mal neu zusammenstellen? Erstelle Standardlisten pro Lieferant mit deinen festen Produkten und Mengen.
💡 Beispiel:
Standardbestellung Gemüsehändler (2x pro Woche):
- Zwiebeln: 5 kg
- Karotten: 3 kg
- Kartoffeln: 10 kg
- Salat: 6 Köpfe
- Tomaten: 4 kg
Zeitersparnis pro Bestellung: 10 Minuten
Passe die Mengen je nach Jahreszeit und Auslastung an, aber die Basis bleibt gleich. Das verhindert auch, dass du Produkte vergisst.
Automatische Nachbestellungen für haltbare Produkte
Trockene Produkte wie Reis, Pasta, Olivenöl und Gewürze musst du nicht jede Woche bestellen. Lege Mindestbestände fest und bestelle automatisch nach, wenn du darunter fällst.
- Bestimme pro Produkt, wie viel du mindestens auf Lager haben möchtest
- Überprüfe 1x pro Woche, ob du unter dem Minimum liegst
- Bestelle sofort nach, wenn das der Fall ist
⚠️ Achtung:
Berücksichtige Lieferzeiten. Wenn dein Lieferant 3 Tage braucht, bestelle nach, bevor du komplett ohne bist.
Preisvergleich pro Produktkategorie
Du musst nicht jede Woche alle Lieferanten anrufen. Vergleiche Preise pro Produktkategorie und wechsle nur, wenn der Unterschied groß genug ist.
💡 Beispiel:
Monatlicher Preischeck Fleisch:
- Lieferant A: Rindersteak €28/kg
- Lieferant B: Rindersteak €26/kg
- Unterschied: €2/kg = €104/Jahr bei 1kg/Woche
Maßnahme: Zu Lieferant B wechseln
Überprüfe jeden Monat die Preise deiner 5 teuersten Produktkategorien. Das bringt dir 80% der möglichen Einsparungen.
Digitale Bestellhistorie führen
Schluss mit Papierbons und Excel-Listen. Führe deine Bestellungen digital, dann erkennst du Muster und kannst besser planen.
- Was hast du letzte Woche an diesem Tag bestellt?
- Welcher Lieferant war für dieses Produkt am günstigsten?
- Wie viel hast du pro Produktkategorie ausgegeben?
Mit einem System wie KitchenNmbrs siehst du direkt deine Bestellhistorie und kannst Muster erkennen. Das spart Zeit beim Zusammenstellen neuer Bestellungen.
Feste Bestelltage pro Lieferant
Plane deine Bestellungen zu festen Zeiten. Montag Fleisch, Dienstag Fisch, Mittwoch Gemüse. So vergisst du nichts und kannst besser planen.
💡 Beispiel Wochenplanung:
- Montag 9:00: Fleisch bestellen für Dienstag-Lieferung
- Dienstag 14:00: Fisch bestellen für Mittwoch-Lieferung
- Mittwoch 10:00: Gemüse bestellen für Donnerstag-Lieferung
Trage dies als wiederkehrenden Termin in deinen Kalender ein
Feste Zeiten sorgen dafür, dass Beschaffung kein Stress mehr ist, sondern zur Routine wird.
Wie automatisierst du deinen Beschaffungsprozess? (Schritt für Schritt)
Analysiere dein aktuelles Bestellmuster
Schau dir deine Bestellungen der letzten 4 Wochen an. Welche Produkte bestellst du jede Woche? Welche Lieferanten nutzt du am meisten? Das wird die Grundlage für deinen standardisierten Prozess.
Erstelle Standardlisten pro Lieferant
Stelle für jeden Lieferant eine Basisbestellliste mit Produkten und Mengen zusammen, die du standardmäßig brauchst. Passe diese je nach Jahreszeit und erwarteter Auslastung an, aber nutze sie als Ausgangspunkt.
Plane feste Bestellmomente
Trage in deinen Kalender ein, wann du bei welchem Lieferant bestellst. Zum Beispiel jeden Montag um 9:00 Fleisch, Dienstag um 14:00 Fisch. So wird Beschaffung zur Routine und du vergisst nichts mehr.
✨ Pro tip
Beginne mit deinem Fleisch- oder Fischlieferant - dort steckt oft das meiste Geld. Wenn du dort einen standardisierten Prozess hast, merkst du direkt den Unterschied in Zeit und Übersicht.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich nicht besser jedes Mal neu überlegen, was ich brauche?
Bei 80% deiner Beschaffung brauchst du die gleichen Produkte. Durch Standardlisten sparst du Zeit und vergisst weniger. Du kannst immer noch je nach Speisekarte oder Jahreszeit anpassen.
Was ist, wenn mein Lieferant seine Preise erhöht, ohne dass ich es bemerke?
Überprüfe monatlich die Preise deiner 5 teuersten Produktkategorien. Viele Lieferanten schicken auch Preislisten - speichere diese digital. So siehst du schnell, wenn sich etwas ändert.
Wie viel Zeit sparst du pro Woche?
Im Durchschnitt 2-3 Stunden pro Woche. Du musst nicht mehr jedes Mal neu überlegen, was du brauchst, Preise vergleichen oder alte Bons suchen. Die Zeit investierst du besser in deine Gäste.
Was ist, wenn ich ein Produkt in meiner Standardliste vergesse?
Das passiert am Anfang. Passe deine Standardlisten jeden Monat an, basierend auf dem, was du vermisst hast. Nach 2-3 Monaten hast du eine Liste, die 95% deiner Beschaffung abdeckt.
Muss ich alle Lieferanten gleichzeitig angehen?
Nein, beginne mit deinem größten Lieferant. Erstelle dort eine Standardliste und plane feste Bestellmomente. Wenn das läuft, packst du den nächsten an. Schritt für Schritt funktioniert besser als alles auf einmal.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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