Catering-Kostenkalkulation ist anders als bei regulären Gerichten, weil du mit größeren Volumen arbeitest, andere Kostenstellen hast (Transport, Personal vor Ort) und oft pro Person abrechnest statt pro einzelnes Gericht. Ein Fehler in deiner Berechnung kann bei 200 Gästen schnell hunderte Euro ausmachen.
Warum Catering-Kostenkalkulationen anders sind
Bei Catering hast du mit spezifischen Kostenstellen zu tun, die in deinem Restaurant nicht anfallen. Transport, Auf- und Abbau, Personal vor Ort und oft auch Ausfallrisiko. Außerdem rechnest du pro Person ab, nicht pro einzelnes Gericht.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit deinen tatsächlichen Produktionskosten, nicht mit deinem Restaurant-Menüpreis. Bei großen Volumen kannst du effizienter arbeiten, aber du hast auch zusätzliche Kosten.
Die Grundlage: Kostenkalkulation pro Person aufbauen
Beginne mit deinen Lebensmittelkosten pro Person und addiere alle anderen Kosten hinzu. Bei Catering gilt oft ein anderes Verhältnis als in deinem Restaurant.
💡 Beispiel Buffet für 100 Personen:
3-Gänge-Buffet, €45 pro Person exkl. MwSt.
- Lebensmittelkosten: €13,50 pro Person (30%)
- Personal vor Ort: €8,00 pro Person
- Transport & Material: €2,50 pro Person
- Overhead & Gewinn: €21,00 pro Person
Gesamt: €45,00 pro Person
Lebensmittelkosten für große Mengen berechnen
Bei großen Volumen kannst du effizienter einkaufen und zubereiten. Aber du brauchst auch mehr Schnittabfall und Sicherheitsmarge für Ausfälle.
- Skaleneffekt: Größerer Einkauf = bessere Preise
- Effizienz: Weniger Abfall pro Portion durch bessere Planung
- Sicherheitsmarge: 5-10% zusätzliche Lebensmittel für Ausfälle oder größere Esser
- Verschwendung: Bei Buffets essen nicht alle alles auf
💡 Beispiel: Lachs für 150 Personen:
Portion pro Person: 120 Gramm Filet
- Benötigtes Filet: 150 × 120g = 18 kg
- Ganzer Lachs: 18 kg ÷ 0,55 (Ausbeute) = 33 kg
- Sicherheitsmarge 8%: 33 kg × 1,08 = 36 kg
- Preis ganzer Lachs: €16/kg = €576
Lachskosten: €576 ÷ 150 = €3,84 pro Person
Zusätzliche Kostenstellen berücksichtigen
Catering hat Kostenstellen, die es in deinem Restaurant nicht gibt. Diese musst du in deinen Preis pro Person einkalkulieren.
- Transport: Kraftstoff, Verschleiß, Zeit
- Material: Chafing Dishes, Teller, Besteck (falls du diese stellst)
- Personal vor Ort: Stunden × Lohn × Fahrtzeit
- Auf- und Abbau: Zusätzliche Zeit, die du berechnest
- Versicherung: Haftung außerhalb deines Lokals
💡 Beispiel Personalkosten:
Event von 5 Stunden, 2 Mitarbeiter
- Lohn: €15/Stunde × 2 Personen × 5 Stunden = €150
- Fahrtzeit: €15/Stunde × 2 Personen × 2 Stunden = €60
- Arbeitgeberabgaben 30%: €210 × 1,30 = €273
Bei 80 Gästen: €273 ÷ 80 = €3,41 pro Person
Ausfälle und Änderungen einschätzen
Bei Catering hast du immer das Risiko, dass weniger Menschen kommen als angegeben. Oder dass es kurzfristige Änderungen gibt. Rechne hier einen Puffer ein.
⚠️ Achtung:
Treffe klare Absprachen über endgültige Personenzahlen. Zum Beispiel: "Endgültige Anzahl 3 Tage vor dem Event, Änderungen danach gegen Aufpreis."
Formel für Gesamtcatering-Preis
So baust du deinen Preis pro Person auf:
Preis pro Person = (Lebensmittelkosten + Personal + Transport + Material + Overhead) × (1 + Gewinnmarge %)
Übliche Gewinnmargen für Catering liegen zwischen 15-25%, je nach deinem Service-Niveau und Konkurrenz.
Wie berechnest du die Catering-Kostenkalkulation? (Schritt für Schritt)
Berechne Lebensmittelkosten pro Person
Addiere alle Zutaten für dein Menü und teile durch die Anzahl der Personen. Rechne 5-10% Sicherheitsmarge bei großen Volumen und möglichen Schnittabfall ein.
Bestimme Personalkosten pro Person
Berechne Gesamtpersonalkosten (einschließlich Fahrtzeit und Arbeitgeberabgaben) und teile durch die Anzahl der Gäste. Rechne mit tatsächlichen Stunden, nicht nur Eventzeit.
Addiere Transport- und Materialkosten
Rechne Transport, Material (Chafing Dishes, Geschirr) und eventuell Mietkosten zusammen. Teile durch die Anzahl der Personen für Kostenkalkulation pro Gast.
Füge Overhead und Gewinnmarge hinzu
Addiere alle Kosten zusammen und füge deinen Overhead (15-20%) und gewünschte Gewinnmarge (15-25%) hinzu. Dies ist dein Endpreis pro Person exkl. MwSt.
✨ Pro tip
Überprüfe deine 3 besten Catering-Menüs jedes Quartal auf Rentabilität. Lieferantenpreise ändern sich, und bei Catering merkst du das erst bei deinem nächsten großen Event - dann ist es zu spät, um nachzusteuern.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Welche Gewinnmarge ist bei Catering normal?
Üblich sind 15-25% Gewinnmarge, je nach deinem Service-Niveau. Bei einfachen Buffets oft 15-18%, bei Full-Service-Catering bis zu 25%.
Wie rechne ich mit Ausfällen und Änderungen?
Treffe klare Absprachen über endgültige Personenzahlen (zum Beispiel 3 Tage vorher) und rechne 5-8% Sicherheitsmarge in deine Lebensmittelkosten für unerwartete Änderungen ein.
Muss ich MwSt. bei Catering anders berechnen?
Nein, Catering folgt denselben MwSt.-Regeln: 7% auf Lebensmittel, 19% auf alkoholische Getränke. Rechne immer zuerst ohne MwSt. und addiere MwSt. später hinzu.
Wie berechne ich Transport- und Materialkosten?
Rechne €0,25-0,50 pro Kilometer für Transport und addiere Materialkosten (Chafing Dishes, Geschirr). Teile Gesamtbetrag durch Anzahl der Gäste für Kostenkalkulation pro Person.
Kann ich denselben Lebensmittelkostenanteil wie in meinem Restaurant verwenden?
Nein, Catering hat eine andere Kostenstruktur. Lebensmittelkosten können höher sein (30-35%), weil du weniger Overhead pro Person hast, aber du hast zusätzliche Kosten für Transport und Personal vor Ort.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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