Einen Cateringvertrag für Pflegeeinrichtungen berechnest du pro Mahlzeit, multipliziert mit der Anzahl der Mahlzeiten pro Jahr. Viele Caterer machen den Fehler, nur auf den Tagespreis zu schauen, wodurch sie die tatsächlichen Jahreskosten unterschätzen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen realistischen Jahresbetrag berechnest.
Die Grundlagen: Kostpreis pro Mahlzeit
Bei der Pflege-Catering arbeitest du normalerweise mit einem festen Preis pro Mahlzeit. Dieser besteht aus drei Komponenten: Zutaten, Personal und Overhead. Anders als in Restaurants hast du keine wechselnden Menüpreise, aber strenge Anforderungen an Nährwert und Allergene.
💡 Beispiel Kostpreis pro Mahlzeit:
- Zutaten: €3,20
- Personal (Zubereitung + Servieren): €1,80
- Overhead (Transport, Verpackung): €0,60
Gesamtkostpreis: €5,60 pro Mahlzeit
Berechne die Anzahl der Mahlzeiten pro Jahr
Pflegeeinrichtungen haben normalerweise eine feste Anzahl von Bewohnern, aber nicht jeder isst jede Mahlzeit mit. Zähle daher den tatsächlichen Verbrauch des letzten Jahres auf, oder mache eine Schätzung basierend auf der Auslastungsquote.
💡 Beispiel Berechnung Anzahl der Mahlzeiten:
Pflegeeinrichtung mit 80 Bewohnern:
- Mittagessen: 75 Mahlzeiten/Tag × 365 Tage = 27.375 Mahlzeiten
- Abendessen: 78 Mahlzeiten/Tag × 365 Tage = 28.470 Mahlzeiten
- Gesamt pro Jahr: 55.845 Mahlzeiten
Rechne mit Preiserhöhungen und Inflation
Ein Jahresvertrag läuft oft von Januar bis Dezember. Aber deine Zutatenkosten steigen im Laufe des Jahres. Rechne daher mit einem Inflations-Aufschlag von 3-5% auf deinen aktuellen Kostpreis, um im letzten Quartal keinen Verlust zu machen.
⚠️ Achtung:
Viele Caterer vergessen, die VAT korrekt zu berechnen. Catering für Pflegeeinrichtungen fällt unter 9% VAT, aber nur wenn du direkt an die Einrichtung rechnest.
Füge Gewinnmarge hinzu
Neben dem Kostpreis brauchst du Gewinn für Investitionen und Risiken. Bei Pflege-Catering ist eine Marge von 15-25% üblich, abhängig von der Komplexität des Menüs und des Service.
💡 Vollständige Jahresvertrag-Berechnung:
Kostpreis pro Mahlzeit: €5,60
Anzahl der Mahlzeiten pro Jahr: 55.845
Zwischensumme Kosten: €312.732
Inflations-Aufschlag 4%: €12.509
Marge 20%: €65.048
Vertragswert ohne VAT: €390.289
Vertragswert inkl. 9% VAT: €425.415
Überprüfe mit KitchenNmbrs
Für Cateringverträge kannst du KitchenNmbrs verwenden, um deine Rezepte und Kostpreise zu verwalten. So siehst du direkt, ob du im Budget bleibst und kannst schnell durchrechnen, was Preiserhöhungen für deinen Jahresvertrag bedeuten.
Wie berechnest du die Kostpreis eines Cateringvertrags? (Schritt für Schritt)
Berechne Kostpreis pro Mahlzeit
Addiere alle Kosten: Zutaten, Personal für Zubereitung und Servieren, plus Overhead wie Transport und Verpackung. Teile dies durch die Anzahl der Portionen, um deinen Kostpreis pro Mahlzeit zu erhalten.
Bestimme Anzahl der Mahlzeiten pro Jahr
Verwende den tatsächlichen Verbrauch des letzten Jahres, oder berechne basierend auf der Auslastungsquote. Zähle Mittagessen und Abendessen separat, da nicht alle Bewohner beide Mahlzeiten einnehmen.
Füge Inflation und Marge hinzu
Rechne 3-5% Inflations-Aufschlag für Preiserhöhungen im Laufe des Jahres. Füge dann 15-25% Marge für Gewinn und unvorhergesehene Kosten hinzu. Multipliziere mit der Anzahl der Mahlzeiten für deinen gesamten Vertragswert.
✨ Pro tip
Frage immer historische Verbrauchszahlen aus dem letzten Jahr an. Pflegeeinrichtungen haben oft Saisonnmuster, die du nutzen kannst, um deine Planung und Einkauf zu optimieren.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welcher VAT-Satz gilt für Pflege-Catering?
Catering für Pflegeeinrichtungen fällt unter 9% VAT, sofern du direkt an die Einrichtung rechnest. Bei Rechnungsstellung über einen Vermittler kann 21% VAT gelten.
Wie oft darf ich die Preise während eines Jahresvertrags anpassen?
Dies hängt von deinen Vertragsbedingungen ab. Viele Verträge enthalten eine Klausel zur Preisanpassung bei Inflation über einem bestimmten Prozentsatz, zum Beispiel 5%.
Was ist, wenn es weniger Bewohner als erwartet gibt?
Nimm eine Mindestabnahme in deinen Vertrag auf, zum Beispiel 80% der erwarteten Anzahl von Mahlzeiten. So vermeidest du Verluste bei niedrigerer Auslastung.
Muss ich mit speziellen Diäten rechnen?
Ja, Pflege-Catering erfordert oft angepasste Menüs für Diabetes, Herzerkrankungen oder Schluckbeschwerden. Rechne 10-15% zusätzliche Kosten für diese spezialisierte Zubereitung.
Wie berechne ich Transportkosten?
Rechne mit Treibstoffkosten, Fahrer und Fahrzeugunterhalt. Für lokale Pflege-Catering liegt dies normalerweise zwischen €0,30-0,60 pro Mahlzeit, abhängig von Entfernung und Häufigkeit.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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