Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Caterer wird die Kostenkalkulation komplexer. Du hast nicht nur deine eigenen Zutaten, sondern auch die Kosten des Caterers. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du die Gesamtkostenkalkulation berechnest und deine Marge bestimmst.
Was macht Catering-Kosten anders?
Bei externem Catering hast du es mit mehreren Kostenpositionen zu tun, die du normalerweise nicht hast. Der Caterer berechnet oft einen All-in-Preis pro Person, aber du musst trotzdem wissen, was deine Gesamtkostenkalkulation ist, um deinen Verkaufspreis richtig zu bestimmen.
💡 Beispiel:
Du organisierst ein Geschäftsessen für 50 Personen:
- Caterer: €18,50 pro Person = €925
- Eigene Getränke: €3,50 pro Person = €175
- Geschirr-Miete: €2,00 pro Person = €100
- Zusätzliches Personal: €150 (4 Stunden à €37,50)
Gesamtkostenkalkulation: €1.350 für 50 Personen = €27,00 pro Person
Alle Kostenpositionen erfassen
Bei Catering mit externen Partnern hast du verschiedene Arten von Kosten. Es ist entscheidend, nichts zu vergessen, sonst verlierst du Geld, ohne es zu wissen.
- Catering-Kosten: Der Preis, den du dem externen Caterer zahlst
- Eigene Zutaten: Getränke, Brot, Desserts, die du selbst lieferst
- Material: Geschirr, Gläser, Leinen (Miete oder Kauf)
- Zusätzliches Personal: Bedienung, Abwasch, Aufräumen, das du einstellt
- Transport: Lieferung, Abholen von Material
- Unvorhergesehenes: Puffer für Ausfälle oder Zusatzkosten (5-10%)
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer vergessen die Kosten für zusätzliches Personal und Material. Diese können 20-30% der Catering-Kosten ausmachen.
Die Kostenkalkulations-Formel für Catering
Für Catering mit externen Partnern verwendest du eine angepasste Kostenkalkulations-Formel. Du rechnest alle Kosten zusammen und teilst durch die Anzahl der Personen.
Kostenkalkulation pro Person = (Catering + Eigene Zutaten + Material + Personal + Transport + Puffer) / Anzahl der Personen
💡 Beispielberechnung:
Hochzeit für 80 Personen:
- Caterer 3-Gänge-Menü: €32,00 × 80 = €2.560
- Eigenes Getränke-Arrangement: €12,00 × 80 = €960
- Geschirr und Leinen-Miete: €8,00 × 80 = €640
- Zusätzliches Personal (8 Stunden): €300
- Transport und Aufbau: €200
- Puffer 5%: €233
Gesamt: €4.893 / 80 Personen = €61,16 pro Person
Deinen Verkaufspreis und deine Marge bestimmen
Jetzt, da du die Kostenkalkulation pro Person kennst, kannst du deinen Verkaufspreis bestimmen. Für Catering ist eine Marge von 40-60% üblich, je nachdem wie viel Service du anbietest.
Minimaler Verkaufspreis = Kostenkalkulation pro Person / (1 - Gewünschte Marge%)
💡 Margenberechnung:
Kostenkalkulation: €61,16 pro Person, gewünschte Marge: 45%
- Minimaler Verkaufspreis: €61,16 / (1 - 0,45) = €111,20
- Deine Marge: €111,20 - €61,16 = €50,04 pro Person
- Marge-Kontrolle: €50,04 / €111,20 = 45% ✓
Verkaufspreis gerundet: €115,00 pro Person
Ausfälle und Änderungen berücksichtigen
Bei Catering treten oft Ausfälle oder Last-Minute-Änderungen auf. Berücksichtige dies in deiner Kostenkalkulation, sonst verlierst du Geld.
- Ausfalls-Puffer: Rechne 5-10% zusätzliche Kosten für Personen ein, die nicht kommen, aber für die du trotzdem eingekauft hast
- Mindestgarantie: Arbeite mit einer Mindestanzahl von Personen in deinem Angebot
- Änderungskosten: Berechne Zusatzkosten für Änderungen innerhalb von 48 Stunden
⚠️ Achtung:
Treffe Absprachen über endgültige Anzahlen mindestens 3 Tage vorher. Sonst trägst du die Kosten für Ausfälle.
Wie berechnest du die Kostenkalkulation bei externem Catering? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Kostenpositionen
Erstelle eine Liste aller Kosten: Caterer, eigene Zutaten, Material, Personal, Transport. Vergesse keine Kostenposition, auch nicht die kleinen Beträge.
Berechne die Gesamtkosten
Addiere alle Kostenpositionen und füge 5-10% Puffer für unvorhergesehene Kosten hinzu. Dies ergibt deine Gesamtkostenkalkulation für die gesamte Veranstaltung.
Teile durch die Anzahl der Personen
Teile die Gesamtkosten durch die Anzahl der Personen, um deine Kostenkalkulation pro Person zu erhalten. Dies ist der Betrag, den du mindestens berechnen musst, um die Kosten zu decken.
Bestimme deinen Verkaufspreis
Addiere deine gewünschte Marge. Für Catering ist eine Marge von 40-60% üblich. Teile deine Kostenkalkulation durch (1 - Marge%), um deinen minimalen Verkaufspreis zu erhalten.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Tabellenkalkulation mit allen möglichen Kostenpositionen für Catering. Dann vergisst du nie eine Kostenposition und kannst schnell Angebote erstellen.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist bei Catering mit externen Partnern üblich?
Für Catering ist eine Marge von 40-60% üblich. Dies ist höher als normale Gastronomie, weil du mehr Risiko mit Ausfällen hast und weil du oft mehr Service anbietest.
Muss ich VAT in meine Kostenkalkulation einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne VAT. Die Kosten, die du dem Caterer zahlst, sind oft ohne VAT, und deinen Verkaufspreis berechnest du auch zuerst ohne VAT.
Was ist, wenn der Caterer teurer wird als erwartet?
Treffe immer Absprachen über Preisänderungen in deinem Vertrag mit dem Caterer. Baue einen Puffer von 5-10% in deine Kostenkalkulation für unvorhergesehene Kosten ein.
Wie gehe ich mit Ausfällen bei Catering um?
Arbeite mit einer Mindestgarantie-Anzahl von Personen und rechne 5-10% Puffer in deine Kostenkalkulation ein. Treffe klare Absprachen über endgültige Anzahlen mindestens 3 Tage vorher.
Kann ich diese Berechnung auch für Buffets verwenden?
Ja, die Methode funktioniert für alle Arten von Catering. Bei Buffets achte besonders auf Verschwendung und rechne oft 10-15% zusätzliche Portion pro Person in deine Kostenkalkulation ein.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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