Catering für 15 Personen hat eine ganz andere Kostenstruktur als für 300 Personen. Bei kleinen Gruppen sind deine Fixkosten pro Person viel höher, wodurch deine Marge unter Druck gerät. Bei großen Events kannst du effizienter einkaufen und arbeiten, hast aber mehr Risiko bei Ausfällen.
Der Unterschied in der Kostenstruktur
Bei Catering dreht sich alles um Skalierungsvorteile. Je mehr Personen, desto mehr deiner Fixkosten kannst du verteilen. Aber gleichzeitig steigen auch deine Risiken.
💡 Beispiel Kostenstruktur:
15 Personen - Geschäftslunch:
- Lebensmittel: €12 pro Person = €180
- Personal (4 Stunden): €120
- Transport/Material: €80
- Gesamtkosten: €380
Kostpreis pro Person: €380 ÷ 15 = €25,33
💡 Beispiel Kostenstruktur:
300 Personen - Hochzeit:
- Lebensmittel: €18 pro Person = €5.400
- Personal (8 Stunden, 6 Personen): €1.440
- Transport/Material: €300
- Gesamtkosten: €7.140
Kostpreis pro Person: €7.140 ÷ 300 = €23,80
Fixkosten pro Person berechnen
Deine Fixkosten sind gleich, unabhängig von der Anzahl der Gäste. Diese musst du durch die Anzahl der Personen teilen, um deinen echten Kostpreis zu erhalten.
- Transport: Benzin, Zeit, Verschleiß Auto
- Material: Warmhaltebehälter, Geschirr, Dekoration
- Aufbauzeit: Auf- und Abbau, Reinigung
- Minimales Personal: auch für 15 Personen brauchst du 1-2 Personen
Bei 15 Personen können diese Fixkosten €5-8 pro Person sein. Bei 300 Personen nur €1-2 pro Person.
Einkaufseffizienz
Große Mengen bedeuten bessere Einkaufspreise und weniger Verschwendung pro Person.
💡 Beispiel Einkauf:
Lachs für 15 Personen:
- Du kaufst 2 kg Lachs für €36/kg
- Schnittabfall: 0,3 kg → Verschwendung €10,80
- Netto: €61,20 für 1,7 kg = €36/kg tatsächlich
Lachs für 300 Personen:
- Du kaufst 40 kg Lachs für €32/kg (Mengenrabatt)
- Schnittabfall: 6 kg → Verschwendung €192
- Netto: €1.088 für 34 kg = €32/kg tatsächlich
Risikofaktoren bei großen Events
Bei großen Events hast du mehr Risiken, die deine Marge drücken können:
- Ausfälle: 5-10% erscheinen manchmal nicht
- Last-Minute-Änderungen: größere Auswirkungen auf Einkauf
- Komplexere Logistik: mehr Fehlerrisiko
- Längere Aufbauzeit: mehr Personal nötig
⚠️ Achtung:
Rechne immer 5-10% Ausfallrisiko in deinen Kostpreis ein bei großen Events. Du hast bereits eingekauft und vorbereitet.
Margeberechnung pro Größe
Für eine gesunde Marge rechnest du normalerweise:
- Kleine Gruppen (10-30 Personen): 40-50% Marge nötig
- Mittlere Gruppen (50-100 Personen): 35-45% Marge
- Große Gruppen (200+ Personen): 30-40% Marge
Die Formel: Verkaufspreis = Kostpreis ÷ (1 - Gewünschte Marge)
💡 Beispiel Preisgestaltung:
15 Personen:
- Kostpreis: €25,33 pro Person
- Gewünschte Marge: 45%
- Verkaufspreis: €25,33 ÷ 0,55 = €46 pro Person
300 Personen:
- Kostpreis: €23,80 pro Person
- Gewünschte Marge: 35%
- Verkaufspreis: €23,80 ÷ 0,65 = €36,60 pro Person
Praktische Tipps für beide Größen
Für kleine Events: konzentriere dich auf Effizienz und minimale Verschwendung. Wähle Gerichte, die du gut portionieren kannst.
Für große Events: investiere in gute Planung und halte einen Puffer für unerwartete Kosten bereit. Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, alle Kostenposten im Blick zu behalten, ohne dass du manuell pro Event rechnen musst.
Wie berechnest du die Marge pro Größe? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Gesamtkosten
Addiere: Lebensmittelkosten + Personal + Transport + Material + Overhead. Vergiss keine Fixkosten wie Aufbauzeit und minimal erforderliches Personal.
Teile durch Anzahl der Personen
Kostpreis pro Person = Gesamtkosten ÷ Anzahl der Personen. Bei kleinen Gruppen sind die Fixkosten pro Person viel höher.
Bestimme deine gewünschte Marge
Kleine Events: 40-50% Marge. Große Events: 30-40% Marge. Berechne Verkaufspreis: Kostpreis ÷ (1 - Margenprozentsatz).
✨ Pro tip
Erstelle immer eine separate Kalkulation für Events unter 25 Personen und über 100 Personen. Die Kostenstruktur ist so unterschiedlich, dass eine Preisliste nicht funktioniert.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Warum ist meine Marge bei großen Events niedriger?
Du kannst niedrigere Margen ansetzen, weil deine Fixkosten pro Person viel niedriger sind. Der absolute Gewinn ist durch das Volumen höher.
Sollte ich unterschiedliche Preise pro Gruppengröße berechnen?
Ja, das ist logisch. Kleine Gruppen kosten mehr pro Person wegen höherer Fixkosten. Große Gruppen können günstiger sein durch Skalierungsvorteile.
Wie verhindere ich Verluste bei Ausfällen?
Rechne 5-10% Ausfallrisiko in deinen Kostpreis ein bei großen Events. Oder fordere eine Anzahlung an und arbeite mit definitiven Zahlen 48 Stunden vorher.
Was sind typische Fixkosten bei Catering?
Transport, Material (Warmhaltebehälter, Geschirr), Aufbauzeit, minimales Personal und Overhead. Diese Kosten hast du unabhängig von der Gästezahl.
Wann ist ein großes Event nicht rentabel?
Wenn dein Kostpreis pro Person höher wird als dein Verkaufspreis durch unerwartete Kosten, komplexe Logistik oder zu viel Verschwendung.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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