Een full-day conference pakket heeft meerdere kostenelementen die je moet meenemen in je margeberekening. Veel cateraars vergeten verborgen kosten zoals opbouw, vervoer en no-show risico, waardoor ze onbewust geld verliezen. In dit artikel leer je stap-voor-stap hoe je een winstgevende prijs berekent voor complexe evenementen.
Alle kostenelementen van een conference pakket
Een full-day conference bestaat uit meerdere momenten die elk hun eigen kostprijs hebben. Je kunt niet volstaan met alleen de ingrediëntenkosten van de lunch.
- Ontvangst met koffie en thee (ochtend)
- Koffiepauze met gebak (ochtend)
- Lunch (warme maaltijd of buffet)
- Middagpauze met koffie en thee
- Borrel (eventueel met hapjes)
? Voorbeeld kostenopbouw:
Conference voor 50 personen:
- Ontvangst koffie: €3,50 per persoon
- Koffiepauze: €4,80 per persoon
- Lunch buffet: €18,50 per persoon
- Middagpauze: €2,20 per persoon
- Borrel: €8,90 per persoon
Totale foodcost: €37,90 per persoon
Verborgen kosten die je vaak vergeet
Naast de ingrediënten zijn er extra kosten die specifiek bij catering horen. Deze moeten in je kostprijs, anders verlies je geld.
- Vervoer: brandstof, slijtage, tijd rijden
- Opbouw en afbouw: extra uren personeel
- Materiaal: chafing dishes, servies, linnen
- No-show buffer: je prepped voor 50, er komen 45
- Schoonmaak achteraf: extra tijd en materiaal
⚠️ Let op:
Reken altijd met 5-10% no-show risico. Je hebt eten geprept dat niet wordt geconsumeerd, maar wel kost.
Personeel berekenen voor evenementen
Bij catering werk je met een andere personeelsbezetting dan in je restaurant. Je hebt mensen nodig voor opbouw, service én afbouw.
? Voorbeeld personeelsbezetting:
Conference 50 personen, 8 uur totaal:
- Opbouw: 2 personen × 2 uur = 4 uur
- Service: 3 personen × 6 uur = 18 uur
- Afbouw: 2 personen × 1 uur = 2 uur
Totaal: 24 arbeidsuren × €18/uur = €432
De margeberekening stap voor stap
Voor een gezonde marge op catering heb je een andere kostenverhouding dan in je restaurant. Gangbaar is 55-70% voor food + arbeid samen.
De formule voor je minimale verkoopprijs:
Minimale prijs = (Foodcost + Arbeidskosten + Overige kosten) / (1 - Gewenste winstmarge)
? Volledige berekening:
Conference 50 personen, gewenste marge 25%:
- Foodcost: €37,90 × 50 = €1.895
- Personeel: €432 (zie voorbeeld hierboven)
- Vervoer en materiaal: €180
- No-show buffer (5%): €95
Totale kosten: €2.602
Minimale prijs: €2.602 / 0,75 = €3.469
Per persoon: €69,38
Verschillende pakketten en prijzen
Veel cateraars werken met verschillende service-niveaus om verschillende budgetten te bedienen. Dit geeft je meer flexibiliteit in de markt.
- Basic pakket: standaard lunch, thermokan koffie
- Premium pakket: uitgebreide lunch, verse koffie, luxe hapjes
- Deluxe pakket: 3-gangen lunch, barista, champagne ontvangst
Elk pakket heeft zijn eigen foodcost percentage. Premium en deluxe kunnen hogere marges hebben omdat klanten meer waarde ervaren.
Seizoen en planning impact
Conference catering heeft piekperioden die je marges beïnvloeden. In drukke perioden kun je hogere prijzen vragen, in rustige tijden moet je scherper zijn.
⚠️ Let op:
Reken in september-november en januari-april met 10-15% hogere vraag. Plan je capaciteit en prijs hier op in.
Hoe bereken je de marge op een conference pakket? (stap voor stap)
Bereken alle foodkosten per onderdeel
Maak een lijst van elk moment: ontvangst, pauzes, lunch, borrel. Bereken de ingrediëntenkosten per persoon voor elk onderdeel apart. Tel deze op voor de totale foodcost per persoon.
Reken arbeidskosten uit voor hele dag
Tel alle arbeidsuren: opbouw, service, afbouw. Vermenigvuldig met je uurtarief inclusief werkgeverslasten. Bij catering is dit vaak 30-40% van je totale kosten.
Voeg overige kosten en buffer toe
Reken vervoer, materiaal en een no-show buffer van 5-10% bij de totale kosten. Deel door (1 - gewenste winstmarge) voor je minimale verkoopprijs.
✨ Pro tip
Check altijd de locatie vooraf. Moeilijke opbouw, geen lift, ver lopen - dit kost extra tijd die je moet doorberekenen in je arbeidskosten.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke winstmarge is normaal voor conference catering?
Een gezonde winstmarge voor catering ligt tussen 20-30%. Dit is hoger dan restaurant omdat je meer risico loopt met voorbereidingstijd en transport.
Hoe reken ik vervoerkosten in mijn prijs?
Reken €0,35 per kilometer voor brandstof en slijtage, plus reistijd tegen uurtarief. Bij events binnen 20km is dit meestal €50-80 totaal.
Wat als er minder gasten komen dan verwacht?
Bouw altijd 5-10% no-show buffer in je kostprijs. Maak afspraken over definitieve aantallen 48 uur vooraf en reken door bij grote wijzigingen.
Moet ik BTW anders berekenen bij catering?
Nee, catering heeft hetzelfde BTW tarief als restaurant: 9% op eten en drinken. Reken altijd je marge op basis van prijzen exclusief BTW.
Hoe concurreer ik met goedkopere cateraars?
Focus op waarde: verse bereiding, professionele service, betrouwbaarheid. Goedkope cateraars besparen vaak op kwaliteit of service-niveau.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →