73% van de cateraars onderschat de werkelijke kosten van full-day conference pakketten. Verborgen kosten zoals opbouw, vervoer en no-show risico zorgen ervoor dat ze onbewust geld verliezen. Hier leer je precies hoe je een winstgevende prijs berekent voor complexe evenementen.
Alle kostenelementen van een conference pakket
Een full-day conference bestaat uit meerdere momenten die elk hun eigen kostprijs hebben. Je kunt niet volstaan met alleen de ingrediëntenkosten van de lunch.
- Ontvangst met koffie en thee (ochtend)
- Koffiepauze met gebak (ochtend)
- Lunch (warme maaltijd of buffet)
- Middagpauze met koffie en thee
- Borrel (eventueel met hapjes)
? Kostenopbouw voorbeeld:
Conference voor 50 personen:
- Ontvangst koffie: €3,50 per persoon
- Koffiepauze: €4,80 per persoon
- Lunch buffet: €18,50 per persoon
- Middagpauze: €2,20 per persoon
- Borrel: €8,90 per persoon
Totale foodcost: €37,90 per persoon
Verborgen kosten die je vaak vergeet
Naast de ingrediënten zijn er extra kosten die specifiek bij catering horen. Deze moeten in je kostprijs, anders verlies je geld.
- Vervoer: brandstof, slijtage, tijd rijden
- Opbouw en afbouw: extra uren personeel
- Materiaal: chafing dishes, servies, linnen
- No-show buffer: je prepped voor 50, er komen 45
- Schoonmaak achteraf: extra tijd en materiaal
⚠️ Belangrijk:
Reken altijd met 5-10% no-show risico. Je hebt eten geprept dat niet wordt geconsumeerd, maar wel kost.
Personeel berekenen voor evenementen
Bij catering werk je met een andere personeelsbezetting dan in je restaurant. Je hebt mensen nodig voor opbouw, service én afbouw.
? Personeelsbezetting voorbeeld:
Conference 50 personen, 8 uur totaal:
- Opbouw: 2 personen × 2 uur = 4 uur
- Service: 3 personen × 6 uur = 18 uur
- Afbouw: 2 personen × 1 uur = 2 uur
Totaal: 24 arbeidsuren × €18/uur = €432
De margeberekening stap voor stap
Voor een gezonde marge op catering heb je een andere kostenverhouding dan in je restaurant. Gangbaar is 55-70% voor food + arbeid samen.
Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken, blijkt deze formule het meest betrouwbaar voor je minimale verkoopprijs:
Minimale prijs = (Foodcost + Arbeidskosten + Overige kosten) / (1 - Gewenste winstmarge)
? Volledige berekening:
Conference 50 personen, gewenste marge 25%:
- Foodcost: €37,90 × 50 = €1.895
- Personeel: €432 (zie voorbeeld hierboven)
- Vervoer en materiaal: €180
- No-show buffer (5%): €95
Totale kosten: €2.602
Minimale prijs: €2.602 / 0,75 = €3.469
Per persoon: €69,38
Verschillende pakketten en prijzen
Veel cateraars werken met verschillende service-niveaus om verschillende budgetten te bedienen. Dit geeft je meer flexibiliteit in de markt.
- Basic pakket: standaard lunch, thermokan koffie
- Premium pakket: uitgebreide lunch, verse koffie, luxe hapjes
- Deluxe pakket: 3-gangen lunch, barista, champagne ontvangst
Elk pakket heeft zijn eigen foodcost percentage. Premium en deluxe kunnen hogere marges hebben omdat klanten meer waarde ervaren.
Seizoen en planning impact
Conference catering heeft piekperioden die je marges beïnvloeden. In drukke perioden kun je hogere prijzen vragen, in rustige tijden moet je scherper zijn.
⚠️ Belangrijk:
Reken in september-november en januari-april met 10-15% hogere vraag. Plan je capaciteit en prijs hier op in.
Gerelateerde artikelen
- Hoe bereken ik de marge op een F&B-pakket dat ik bij boeking als add-on aanbied?
- Hoe bereken ik de marge op een trouwbuffet versus een gezeten huwelijksdiner?
- Hoe bereken ik de marge op een themadiner of gala event?
- Hoe bereken ik de marge op een bedrijfsuitje met...
- Hoe bereken ik de marge als een klant minder gasten...
Hoe bereken je de marge op een conference pakket? (stap voor stap)
Bereken alle foodkosten per onderdeel
Maak een lijst van elk moment: ontvangst, pauzes, lunch, borrel. Bereken de ingrediëntenkosten per persoon voor elk onderdeel apart. Tel deze op voor de totale foodcost per persoon.
Reken arbeidskosten uit voor hele dag
Tel alle arbeidsuren: opbouw, service, afbouw. Vermenigvuldig met je uurtarief inclusief werkgeverslasten. Bij catering is dit vaak 30-40% van je totale kosten.
Voeg overige kosten en buffer toe
Reken vervoer, materiaal en een no-show buffer van 5-10% bij de totale kosten. Deel door (1 - gewenste winstmarge) voor je minimale verkoopprijs.
✨ Pro tip
Bereken altijd 15% extra tijd voor onvoorziene omstandigheden bij full-day events. Vertraagde lunch, extra koffieronden - dit gebeurt bij 8 van de 10 conferences.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke winstmarge is normaal voor conference catering?
Hoe reken ik vervoerkosten in mijn prijs?
Wat als er minder gasten komen dan verwacht?
Hoe concurreer ik met goedkopere cateraars?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Meer in deze categorie
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →