Excel semble parfait pour les coûts et les recettes. Tu commences avec enthousiasme avec une belle feuille, mais après quelques semaines, elle accumule la poussière. Beaucoup de restaurateurs reconnaissent cette situation - et il y a une raison logique.
Pourquoi Excel commence si séduisant
Une feuille Excel vierge ressemble à une ardoise propre. Tout est possible. Tu crées des colonnes pour les ingrédients, les quantités, les prix. Tu calcules ce que chaque plat coûte. Les premières recettes ont l'air professionnelles.
? Exemple d'un beau début :
Semaine 1 : Tu crées une feuille pour ton steak :
- Steak 250g : €7,50
- Garniture : €1,20
- Sauce : €0,80
- Beurre/huile : €0,30
Total : €9,80 - exactement ce que tu pensais !
Le problème ? Ce sentiment de contrôle est faux. Excel ne fait que ce que tu y mets. Et c'est là que ça commence à dérailler.
La réalité d'Excel dans une cuisine occupée
Un restaurant ne fonctionne pas selon des schémas. Il fonctionne sur l'agitation, le stress et l'improvisation. Excel ne s'adapte pas à ça :
- Pas de temps pour les mises à jour : Le fournisseur augmente les prix ? Cette feuille sera mise à jour plus tard
- Personne ne reprend le flambeau : Tu sais comment la feuille fonctionne, pas ton sous-chef
- Pas d'accès mobile : Dans la chambre froide, tu ne peux pas vérifier rapidement ce que quelque chose coûte
- Pas de sauvegarde : L'ordinateur plante ? Des mois de travail disparus
⚠️ Attention :
Excel donne un faux sentiment de contrôle. Tu penses connaître les chiffres, mais ils sont souvent vieux de plusieurs mois.
Ce qui se passe après le mois 1
Le premier mois, tu mets encore à jour ta feuille avec enthousiasme. Mais ensuite, ceci se produit :
Semaine 5 : Ton fournisseur augmente le prix du bœuf de 12%. Tu penses : « Je vais mettre à jour Excel demain. » Demain devient après-demain. Après-demain devient la semaine prochaine.
Semaine 8 : Ton sous-chef te demande ce que coûte la nouvelle pâte. Tu ne le sais pas par cœur. La feuille est au bureau. Tu estimes : « Environ €6,50. » Ça devient €8,20.
Semaine 12 : Tu ouvres Excel à nouveau. Rien ne correspond plus. Les prix sont obsolètes. Les nouveaux plats n'y sont pas. Tu recommences... ou tu abandonnes.
? Scénario familier :
Lundi : « Cette semaine, je vais mettre à jour tous les prix »
Mardi : Soirée chargée, pas de temps
Mercredi : Le fournisseur appelle, nouvelle liste de prix
Jeudi : Personnel malade, tu es en cuisine
Vendredi : Excel toujours pas mis à jour
La psychologie derrière l'échec
Ce n'est pas de ta faute. C'est une question de décalage entre le fonctionnement d'Excel et celui d'une cuisine :
- Excel exige de la discipline : Mettre à jour chaque jour, sinon rien ne correspond
- Les cuisines sont chaotiques : Aujourd'hui un autre fournisseur, demain une autre recette
- Excel est solitaire : Seul toi connais la feuille, personne d'autre n'aide à la mettre à jour
- Les cuisines sont un sport d'équipe : Chef, sous-chef, propriétaire - tout le monde doit participer
Les coûts cachés des vieilles feuilles Excel
Une feuille obsolète te coûte de l'argent. Plus que tu ne le penses :
? Exemple de calcul :
Ton Excel dit : le steak coûte €9,80 (30% de food cost sur un menu à €32)
Réalité : en raison des augmentations de prix, maintenant €11,50
Différence : €1,70 par portion
Avec 20 steaks/semaine : €1.768 de profit en moins par an
Et c'est juste un plat. Additionne tout ton menu et tu parles de milliers d'euros.
Pourquoi une application est vraiment mise à jour
Les applications comme KitchenNmbrs sont conçues pour la réalité d'une cuisine :
- Mobile : Tu peux mettre à jour pendant que tu cuisines
- Simple : Pas de formules à inventer, juste entrer les prix
- Pour tout le monde : Le chef et le propriétaire peuvent tous les deux mettre à jour
- Sauvegarde automatique : Tout est sauvegardé dans le cloud
La différence la plus importante ? Une application s'adapte à ta façon de travailler. Excel s'attend à ce que tu t'adaptes à Excel.
Articles connexes
Comment passer d'Excel à un système qui fonctionne ?
Arrête de t'en vouloir
Ce n'est pas de ta faute si Excel ne fonctionne pas. C'est un décalage entre le fonctionnement d'Excel et celui d'une cuisine. Reconnais que tu as besoin d'un autre système.
Choisis une solution spécifique aux cuisines
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Ne transfère pas tout ton menu d'un coup. Commence par tes 5 plats les plus vendus. Si ça fonctionne, ajoute le reste. Les petits pas fonctionnent mieux que les grands plans.
✨ Pro tip
Excel n'échoue pas à cause du logiciel, mais à cause de la méthode de travail. Choisis des outils qui correspondent à la façon dont ta cuisine fonctionne réellement, pas à la façon dont tu penses qu'elle devrait fonctionner.
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Questions fréquentes
Puis-je transférer mes données Excel vers une application ?
Pourquoi d'autres arrivent-ils à tenir à jour Excel ?
Une application n'est-elle pas plus chère qu'Excel gratuit ?
Et si le créateur de l'application ferme ou fait faillite ?
Dois-je abandonner complètement Excel ?
Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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