En tant que propriétaire, tu dois maîtriser le système mieux que ton équipe pour pouvoir les encadrer correctement. Beaucoup d'entrepreneurs pensent qu'ils l'apprendront en chemin, mais alors tu restes à la traîne. Tu as besoin d'une base solide avant de commencer à former les autres.
Commence par toi-même - deviens expert dans les bases
Avant de former ton équipe, tu dois toi-même maîtriser toutes les fonctions. Cela ne signifie pas que tu dois tout faire parfaitement, mais que tu comprennes comment le système fonctionne et où se trouvent les pièges.
💡 Exemple :
Sarah, propriétaire du bistro De Kust, a décidé d'implémenter KitchenNmbrs. Elle a d'abord pris 2 semaines pour entrer elle-même toutes les recettes :
- 25 plats principaux avec des coûts exacts
- 15 entrées et desserts
- Tous les prix des ingrédients de ses 3 fournisseurs
- Routine d'enregistrement des températures HACCP
Résultat : Elle pouvait expliquer précisément à son équipe ce qu'ils devaient faire et pourquoi.
Fais des erreurs avant que ton équipe ne les fasse
En testant toi-même toutes les fonctions, tu découvres où les gens butent. Cette expérience est précieuse quand tu formes ton équipe.
- Calcul des coûts : Essaie différentes recettes et vérifie que le food cost est correct
- Gestion des ingrédients : Effectue des changements de prix et vois comment cela se répercute
- Enregistrement HACCP : Fais toi-même toutes les mesures de température pendant une semaine
- Adaptation des recettes : Modifie les portions et vérifie l'impact sur le coût
⚠️ Attention :
Ne lance pas le système en direct avec ton équipe avant d'avoir toi-même travaillé avec pendant au moins 2 semaines. Sinon, tu seras submergé de questions auxquelles tu ne peux pas répondre.
Développe un plan de formation pour ton équipe
Une fois que tu maîtrises bien le système, tu peux créer un plan de formation structuré. Tout le monde n'a pas besoin de tout savoir - répartis les tâches intelligemment.
💡 Exemple de répartition des tâches :
- Sous-chef : Adapter les recettes, entrer les nouveaux plats
- Commis de cuisine : Enregistrer les températures HACCP
- Propriétaire/manager : Vérifier les coûts, mettre à jour les données des fournisseurs
- Équipe de service : Rechercher les informations sur les allergènes pour les clients
Crée un environnement de test « sûr »
Laisse ton équipe d'abord s'exercer avec des recettes de test avant de travailler sur le vrai menu. Ainsi, ils peuvent faire des erreurs sans que cela affecte tes coûts.
- Crée un « menu d'entraînement » séparé avec 3-5 plats simples
- Laisse chaque employé entrer les mêmes recettes d'entraînement
- Compare les résultats et discutez des différences
- Passez ensuite au vrai menu
Construis l'expertise étape par étape
Commence par les bases et élargis progressivement. Trop de choses à la fois accable ton équipe et conduit à des erreurs.
💡 Approche progressive :
- Semaine 1 : Enregistrement des températures uniquement (HACCP)
- Semaine 2 : Entrée des recettes (sans calcul des coûts)
- Semaine 3 : Prix des ingrédients et calcul des coûts
- Semaine 4 : Données des fournisseurs et enregistrement des allergènes
Surveille et ajuste activement
Les premiers mois suivant la mise en œuvre sont cruciaux. Vérifie régulièrement que ton équipe utilise le système correctement et interviens si nécessaire.
- Vérification hebdomadaire : Examine les données entrées pour détecter les erreurs
- Évaluation mensuelle : Discutez des goulots d'étranglement avec l'équipe
- Formation continue : Les nouveaux employés reçoivent la même formation de base
Comment devenir toi-même expert du système ?
Entre toi-même toutes les recettes
Commence par tes 10 plats les plus vendus. Entre tous les ingrédients avec les quantités et prix exacts. Vérifie que le food cost calculé correspond à tes attentes.
Entraîne-toi quotidiennement à l'enregistrement HACCP
Fais toi-même toutes les mesures et enregistrements de température pendant au moins 1 semaine. Ainsi, tu découvres où le système est pratique et où les gens peuvent buter.
Teste tous les scénarios
Modifie les prix des ingrédients, adapte les recettes, ajoute de nouveaux fournisseurs. Fais tout ce que ton équipe devra faire plus tard, pour savoir où les problèmes peuvent survenir.
✨ Pro tip
Fais des captures d'écran des écrans les plus utilisés et affiche-les dans la cuisine. Ton équipe peut alors rapidement vérifier comment quelque chose fonctionne sans avoir à te poser la question.
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Questions fréquentes
Combien de temps dois-je investir pour bien apprendre le système ?
Prévois au minimum 2-3 semaines pendant lesquelles tu consacres 30-60 minutes par jour au système. La première semaine surtout pour entrer les données, la deuxième semaine pour t'entraîner aux modifications.
Dois-je maîtriser toutes les fonctions avant de former mon équipe ?
Tu n'as pas besoin d'être expert en tout, mais bien dans les fonctions que ton équipe utilisera. Concentre-toi sur le calcul des coûts, la gestion des recettes et HACCP si ce sont tes priorités.
Que faire si mon équipe a plus de questions que je ne peux en répondre ?
Fais une liste des questions auxquelles tu ne peux pas répondre immédiatement. Trouve les réponses et partage-les avec toute l'équipe. Ainsi, vous construisez ensemble l'expertise.
Comment éviter que mon équipe n'utilise mal le système ?
Établis des procédures claires sur qui peut modifier quoi. Par exemple, donne au sous-chef seul les droits de modifier les recettes, tandis que les autres ne peuvent que enregistrer.
Dois-je engager une formation externe ou puis-je former moi-même ?
Si tu prends le temps de bien te former toi-même, tu peux tout à fait former ton équipe. Tu connais tes propres processus mieux que quiconque et tu peux adapter la formation à votre façon de travailler spécifique.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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