Desde 2019 los costes de envío han subido un 34%, pero muchos restaurantes no han tocado sus recargos. El resultado: pierdes dinero en cada viaje o espantas clientes con precios inflados. Un cálculo bien hecho te permite ganar dinero con el delivery de verdad.
Por qué un recargo bien calculado es vital
El delivery arrastra costes ocultos que se acumulan rápido. Gasolina, mantenimiento del vehículo, personal, packaging... todo lo que no repercutes se come tu beneficio.
Según datos de cuentas de resultados reales de restaurantes, el 68% de los negocios de hostelería cobra de menos por el delivery.
💡 Ejemplo:
Restaurante que reparte en un radio de 5 km:
- Viaje medio: 15 minutos ida y vuelta
- Repartidor gana: 12 €/hora
- Coste gasolina: 0,30 € por km
- Desgaste vehículo: 0,20 € por km
Coste por entrega de 3 km: 6,50 €
Todos los costes que debes incluir
Un recargo realista cubre más que solo la gasolina. Estas partidas no te las puedes saltar:
Costes de personal del repartidor
- Salario por hora: ¿cuánto le pagas a tu repartidor?
- Tiempo de desplazamiento: ¿cuántos minutos dura una entrega media?
- Tiempo de espera: tiempo entre pedidos (repercútelo parcialmente)
Costes del vehículo
- Gasolina: 0,25-0,35 € por km
- Desgaste: 0,15-0,25 € por km (mantenimiento, neumáticos, depreciación)
- Seguro: cobertura extra comercial para reparto
Otros costes
- Packaging: bolsas de envío, material isotérmico
- Teléfono: para contactar con el cliente
- Imprevistos: tráfico, segundo intento de entrega
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con el tiempo total de ida y vuelta, no solo con la ida. Tu repartidor tiene que volver al restaurante.
Distancia vs. tiempo: qué pesa más
La distancia sola no cuenta toda la historia. Una entrega de 2 km por el centro puede tardar más que 5 km por autovía.
Por eso lo mejor es un modelo híbrido: precio base más recargos por distancia y por tiempo extra.
💡 Ejemplo de modelo híbrido:
Pizzería en Madrid:
- Precio base: 2,50 € (primeros 2 km)
- Por km extra: 0,75 €
- Recargo hora punta: 1,00 € (13:00-15:00 y 20:00-22:00)
- Pedido mínimo: 15,00 €
Entrega a 4 km en hora punta: 2,50 + 1,50 + 1,00 = 5,00 €
Las zonas lo hacen más claro
Las zonas son más transparentes para el cliente que un cálculo por kilómetro exacto. Y más fáciles de explicar para ti.
- Zona 1: 0-2 km - 2,50 €
- Zona 2: 2-4 km - 3,50 €
- Zona 3: 4-6 km - 4,50 €
- Zona 4: más de 6 km - 6,00 € o no se reparte
Cálculo del punto de equilibrio por entrega
Tu recargo debe cubrir al menos tus costes. Esta fórmula te ayuda:
Recargo mínimo = (Salario/hora del repartidor / 60) x Minutos + (Coste por km x Kilómetros)
💡 Ejemplo de cálculo:
Entrega a 3 km, 20 minutos en total:
- Repartidor: 12 €/hora = 0,20 €/minuto
- Coste personal: 20 x 0,20 = 4,00 €
- Coste vehículo: 3 km x 0,50 = 1,50 €
- Otros costes: 0,50 €
Recargo mínimo: 6,00 €
Competencia y aceptación del cliente
Tu recargo tiene que cubrir costes, pero también ser realista. Mira lo que cobran los restaurantes de tu zona por distancias similares.
Eso sí, los clientes aceptan recargos más altos si eres transparente. Explica que ingredientes frescos y un envío rápido valen lo que cuestan.
⚠️ Ojo:
Un recargo de envío demasiado bajo puede salirte más caro que no repartir. Pierdes dinero en cada viaje y eso se come tu beneficio.
Adapta según las circunstancias
Tu recargo no tiene por qué ser siempre el mismo. Según KitchenNmbrs, plantéate ajustes para:
- Horas punta: trayectos más largos por tráfico
- Mal tiempo: condiciones más complicadas
- Pedidos grandes: descuento a partir de cierto importe
- Clientes fieles: programa de fidelización
Cómo calcular un recargo de envío justo paso a paso
Calcula tu coste por minuto y por kilómetro
Suma todos los costes: salario del repartidor, gasolina (0,30 €/km), desgaste (0,20 €/km), seguro y packaging. Divide el salario entre 60 para el coste por minuto.
Mide tiempos reales de desplazamiento por distancia
Registra durante una semana los tiempos a distintas distancias. Cuenta siempre ida y vuelta: tu repartidor tiene que volver. Ten en cuenta horas punta y tráfico.
Crea zonas y calcula recargos
Divide tu zona de reparto en tramos de 2 km. Calcula por zona: (minutos medios x coste/minuto) + (kilómetros x coste/km) + 10% de margen. Prueba y ajusta según la reacción de los clientes.
✨ Pro tip
Analiza tus últimas 50 entregas por tiempo y distancia. Los restaurantes que hacen esto suelen ver que un 23% de sus viajes son deficitarios por subestimar el tiempo de trayecto.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que cobrar IVA sobre el recargo de envío?
¿Qué hago si los clientes dicen que mi recargo es caro?
¿Cada cuánto debo revisar mis recargos de envío?
¿Puedo cobrar recargos distintos según el horario?
¿Debo repartir si no es rentable?
¿Cómo calculo el desgaste de mi vehículo de reparto?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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