Los costes de material olvidados se comen tu beneficio antes de que te enteres. Mesas, sillas, vajilla y equipos de cocina: costes que muchos hosteleros de catering pasan por alto. El resultado: un margen que se esfuma o precios que se vuelven impagables. El año pasado, un compañero en Barcelona me contó que hizo un evento para 120 personas y se olvidó de presupuestar los chafing dishes. Le costaron 280 € que salieron directamente de su beneficio.
Por qué los costes de material se olvidan tan a menudo
En el catering piensas en ingredientes, personal y transporte. Pero ¿incluyes el alquiler de:
- Mesas, sillas, sombrillas
- Vajilla, cristalería, cubertería
- Equipos para mantener caliente, chafing dishes
- Furgonetas frigoríficas, refrigeración extra
- Sistemas de sonido, iluminación
Estos costes pueden suponer el 8-15% de tu precio total de catering. Si te los saltas, tu beneficio se desvanece.
⚠️ Atención:
Calcula los costes de material siempre por persona, no como importe fijo. Con 50 invitados la vajilla cuesta diferente que con 200.
Calcula tus costes totales de material
Haz una lista de todo lo que necesitas alquilar para el evento:
💡 Ejemplo: Boda para 80 personas
Material que necesitas alquilar:
- Mesas y sillas: 320 €
- Vajilla y cubertería: 160 €
- Chafing dishes: 120 €
- Sombrillas: 80 €
Total material: 680 € / 80 personas = 8,50 € por persona
Suma también los costes de transporte del material. Muchas empresas de alquiler cobran entre 50 y 150 € por entrega y recogida.
Integra el material en tu precio de coste
Los costes de material pasan a formar parte de tu precio de coste total por persona:
Precio de coste total = Ingredientes + Personal + Transporte + Material
💡 Ejemplo: Cálculo de precio de coste
Para barbacoa de 80 personas:
- Ingredientes: 18,00 € por persona
- Personal: 12,00 € por persona
- Transporte: 2,50 € por persona
- Material: 8,50 € por persona
Precio de coste total: 41,00 € por persona
Con un margen bruto deseado del 25%, tu precio mínimo de venta es: 41,00 € / 0,75 = 54,67 € por persona. Según KitchenNmbrs, un error que le cuesta al catering medio entre 200 y 400 € al mes: incluir los costes de material demasiado tarde e intentar limitar los daños después.
Diferentes escenarios de material
No todos los eventos tienen los mismos costes de material:
- Cóctel de pie: Menos mesas, más mesas altas y material de servicio
- Cena sentada: Muchas mesas, sillas, vajilla completa
- Bufé: Equipos para mantener caliente, cucharas de servicio extra
- Evento al aire libre: Sombrillas, calefacción, electricidad extra
⚠️ Atención:
Calcula siempre un 10% extra de material por rotura o cancelaciones de última hora. Mejor que sobre que que falte en el lugar del evento.
Material propio vs. alquiler
Algunos catering invierten en material propio. Entonces calculas la amortización:
💡 Ejemplo: Chafing dishes propios
Compras 10 chafing dishes por 1.200 €:
- Vida útil esperada: 3 años
- Uso: 60 eventos al año
- Uso total: 180 eventos
Amortización por evento: 1.200 € / 180 = 6,67 €
No olvides incluir almacenamiento, seguro y mantenimiento del material propio en el cálculo.
Control digital de costes de material
Herramientas como KitchenNmbrs te ayudan a llevar el control de costes de material por evento. Puedes guardar diferentes escenarios (boda, evento de empresa, barbacoa) con su lista de material correspondiente.
Así no te olvidas de ningún coste y puedes hacer presupuestos precisos rápidamente para nuevos clientes.
Cómo calcular los costes de material en tu precio de catering
Haz una lista de material para tu evento
Anota todo lo que necesitas alquilar: mesas, sillas, vajilla, equipos para calentar, decoración. Pide presupuestos a empresas de alquiler y suma los costes totales.
Calcula los costes por persona
Divide los costes totales de material entre el número de invitados. Suma también los costes de transporte y entrega del material y calcula un 10% extra para imprevistos.
Intégralo en tu precio de coste total
Suma los costes de material a ingredientes, personal y transporte. Usa este precio de coste total para calcular tu precio de venta con el margen bruto deseado.
✨ Pro tip
Calcula los costes de material para tus 3 tipos de evento más populares en las próximas 48 horas. Así evitas que futuros presupuestos queden por debajo del coste real.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de mi precio de catering debe ser material?
¿Debo calcular los costes de transporte del material por separado?
¿Cuándo es más rentable comprar material propio?
¿Cómo evito olvidarme de material en mi presupuesto?
¿Qué pasa si el cliente organiza el material por su cuenta?
¿Puedo repercutir los costes de material al cliente?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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