Ruhige Tage sind Gold wert für deine Verwaltung, aber die meisten Gastronomen verschwenden sie. Während dein Team frei hat und die Küche leer ist, kannst du endlich deine Zahlen in Ruhe überprüfen. Stattdessen bleibst du oft einfach zu Hause oder arbeitest an anderen Dingen.
Warum ruhige Tage oft verschwendet werden
Montag ist ruhig. Dienstag auch. Perfekter Moment, um deine Lebensmittelkosten durchzugehen, Rezepte zu aktualisieren oder dein Inventar zu kontrollieren. Aber was passiert normalerweise?
- Du bleibst zu Hause, weil "es sowieso nichts zu tun gibt"
- Du gehst zwar in den Betrieb, machst aber nur Reinigung
- Du nutzt die Zeit für Reparaturen oder Wartung
- Du sitzt im Büro, weißt aber nicht, wo du anfangen sollst
Das Ergebnis: Am Ende des Monats stehst du wieder vor Überraschungen. Warum sind die Lebensmittelkosten so hoch? Welche Gerichte bringen eigentlich Gewinn? Wie viel Inventar liegt eigentlich herum?
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer denken, dass das Überprüfen von Zahlen Zeitverschwendung ist. "Ich sehe doch, ob es gut läuft." Aber das Bauchgefühl stimmt lange nicht immer mit der Realität überein.
Was du an einem ruhigen Tag tun kannst (und warum es sich lohnt)
Ein paar Stunden an einem ruhigen Tag investieren kann dir monatelange Kopfschmerzen ersparen. Hier sind die wichtigsten Aufgaben, die du angehen kannst:
Lebensmittelkosten kontrollieren (2 Stunden)
Überprüfe deine 10 meistverkauften Gerichte. Berechne die tatsächlichen Zutatenkosten und vergleiche sie mit deinem Verkaufspreis.
💡 Beispiel:
Dein Ribeye steht für €28,50 auf der Karte (inkl. 9% VAT). Tatsächliche Kosten:
- Fleisch: €8,20
- Beilage: €1,80
- Sauce: €0,60
- Öl, Butter: €0,40
Gesamt: €11,00 auf €26,15 exkl. VAT = 42% Lebensmittelkosten
Das ist zu hoch. Üblich sind 28-35%.
Rezepte dokumentieren (3 Stunden)
Dein Chef weiß genau, wie jedes Gericht zubereitet wird. Aber was ist, wenn er krank wird? Oder kündigt? Dokumentiere die Rezepte mit genauen Mengen und Zubereitungsweise.
Inventar durchrechnen (1 Stunde)
Zähle dein Inventar und berechne den Wert. Wenn du jede Woche mehr Inventar hast, kaufst du zu viel ein. Das kostet Liquidität und erhöht das Risiko von Verderb.
💡 Beispiel für Auswirkungen:
Restaurant mit €40.000 Monatsumsatz:
- Gesunder Inventarwert: €8.000-€12.000
- Zu viel Inventar: €18.000
- Differenz: €6.000-€10.000 Liquidität gebunden
Dieses Geld kannst du besser für Marketing oder Personalkosten verwenden.
Die Kosten des Nichtstuns
Jeden Monat, in dem du deine Zahlen nicht kennst, läufst du Risiko. Nicht dramatisch, aber strukturell. Kleine Lecks werden zu großen Löchern.
- Zu hohe Lebensmittelkosten: 5% zu hoch bei €500.000 Umsatz = €25.000 pro Jahr weg
- Falscher Menüpreis: €1 zu wenig pro Gericht, 100 Couverts/Tag = €36.500 pro Jahr
- Zu viel Verschwendung: €50 pro Woche Verderb = €2.600 pro Jahr
- Keine Kontrolle über Inventar: €5.000 zusätzliche Liquidität gebunden = €5.000 weniger verfügbar für Wachstum
⚠️ Achtung:
Diese Beträge wirken pro Tag klein, addieren sich aber gigantisch auf. €200 pro Woche "Leck" sind €10.400 pro Jahr. Das ist ein zusätzlicher Mitarbeiter.
Wie du es praktisch angehst
Fang klein an. Du musst nicht an einem Tag alles perfekt haben. Wähle eine Sache und pack sie richtig an:
- Woche 1: Lebensmittelkosten deiner 5 Top-Gerichte berechnen
- Woche 2: Rezepte derselben 5 Gerichte dokumentieren
- Woche 3: Inventarkontrolle einrichten
- Woche 4: HACCP-Registrierungen in Ordnung bringen
Nach einem Monat hast du Kontrolle über 80% deiner Probleme. Die restlichen 20% kannst du danach in Ruhe angehen.
💡 Praktisches Beispiel:
Bistro-Besitzer Jan nutzt jeden Montagmorgen (ruhiger Tag) 2 Stunden für Zahlen:
- 9:00-10:00: Lebensmittelkosten neuer Gerichte kontrollieren
- 10:00-11:00: Inventar zählen und Wert berechnen
Ergebnis: Er entdeckte, dass seine neue Pasta €2,20 zu wenig einbrachte. Preis angepasst von €16,50 auf €18,50. Zusätzlicher Gewinn: €340 pro Monat.
Warum ein System hilft
Du kannst das alles mit Stift und Papier machen. Oder mit Excel. Aber eine App wie KitchenNmbrs macht es 10x schneller und übersichtlicher.
- Lebensmittelkosten werden automatisch berechnet, wenn du Zutattenpreise eingibst
- Rezepte sind zentral, nicht verstreut über Notizbücher
- Inventarwerte werden automatisch addiert
- Du siehst sofort, welche Gerichte am meisten einbringen
Es spart Zeit, und Zeit ist in der Gastronomie knapp. Diese 3 Stunden an einem ruhigen Tag werden dann zu 1 Stunde. Und du hast mehr Vertrauen in die Zahlen.
Wie packst du einen ruhigen Tag smart an? (Schritt für Schritt)
Wähle einen Fokus pro ruhigen Tag
Versuche nicht, alles auf einmal zu machen. Pack zum Beispiel nur Lebensmittelkosten oder nur Rezepte an. So machst du echte Fortschritte, statt überall ein bisschen herumzupfuschen.
Beginne mit deinen 5 meistverkauften Gerichten
Diese bringen 80% deines Umsatzes. Wenn diese bei Lebensmittelkosten und Margen stimmen, hast du den größten Teil deiner Probleme gelöst. Den Rest kannst du später angehen.
Notiere alles, was du entdeckst
Schreib auf, was du findest: welche Gerichte zu teuer sind, welche Rezepte fehlen, wo Inventar steckenbleibt. Sonst hast du es nächste Woche wieder vergessen.
Mache noch am selben Tag eine Anpassung
Passe noch am selben Tag eine Sache an: einen Menüpreis, eine Portionsgröße oder bestelle weniger von einem langsam laufenden Produkt. So siehst du direkt das Ergebnis deiner Anstrengung.
✨ Pro tip
Plane deine 'Zahlen-Sitzung' auf denselben Tag jede Woche, zum Beispiel jeden Montagmorgen von 9-11 Uhr. Trage es in deinen Kalender als Termin mit dir selbst ein. Nach 4 Wochen ist es Routine und kostet dich immer weniger Zeit.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit sollte ich an einem ruhigen Tag einplanen?
Beginne mit 2-3 Stunden pro Woche. Wenn du ein System hast (App oder gutes Excel), kannst du es auf 1 Stunde reduzieren. Das Wichtigste ist, dass du es strukturell machst.
Was ist, wenn ich nicht weiß, wo ich mit Zahlen anfangen soll?
Starten Sie mit den Lebensmittelkosten Ihrer 3 meistverkauften Gerichte. Addiere alle Zutattenkosten und teile durch deinen Verkaufspreis exkl. VAT. Wenn du über 35% liegst, verdienst du zu wenig.
Ist es nicht besser, ruhige Tage freizunehmen?
Ruhe ist wichtig, aber 2-3 Stunden in Zahlen zu investieren kann dir monatelange Kopfschmerzen ersparen. Du schläfst besser, wenn du weißt, dass deine Zahlen stimmen und du kein Geld verlierst.
Kann ich das nicht einfach meinem Buchhalter überlassen?
Dein Buchhalter sieht nur, was bereits passiert ist. Lebensmittelkosten, Rezepte und Inventar sind operative Angelegenheiten, die du selbst steuern musst. Sonst läufst du immer den Fakten hinterher.
Was ist, wenn mein Lieferant die Preise während einer ruhigen Phase erhöht?
Perfekter Moment, um deine Speisekarte anzupassen. Berechne die Auswirkung auf deine Lebensmittelkosten und passe deine Preise an, bevor es wieder stressig wird. Dann musst du es nicht unter Zeitdruck machen.
Wie oft sollte ich das machen?
Mindestens 1x pro Monat, idealerweise jede Woche eine Stunde. Am Anfang kostet es mehr Zeit, aber wenn dein System läuft, wird es zur Routine. Viele Unternehmer machen es am selben Tag (z.B. jeden Montagmorgen).
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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