Ein Spezial-Event kann interessant sein, auch wenn es deine Fixkosten nicht vollständig deckt. Es geht darum, ob du mindestens deine variablen Kosten zurückverdienst und welchen strategischen Wert es hat. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du diese Entscheidung triffst.
Der Unterschied zwischen Fixkosten und variablen Kosten
Für eine gute Entscheidung musst du zunächst den Unterschied zwischen Fixkosten und variablen Kosten verstehen:
- Fixkosten: Miete, Versicherungen, feste Gehälter – zahlst du sowieso
- Variable Kosten: Zutaten, zusätzliches Personal, Reinigung – nur bei diesem Event
Deine Fixkosten laufen weiter, auch wenn du das Event nicht machst. Die Frage ist: verdienst du genug, um deine variablen Kosten zu decken und noch etwas extra?
💡 Beispiel:
Ein Unternehmen fragt Catering für 50 Personen an. Dein normaler Preis wäre €35 pro Person, aber sie bieten €25.
- Zutaten pro Person: €8
- Zusätzliches Personal für den Abend: €150
- Verpackung und Transport: €50
Variable Kosten: (€8 × 50) + €150 + €50 = €600
Einnahmen: €25 × 50 = €1.250
Beitrag: €1.250 - €600 = €650
Die Mindestgrenze berechnen
Dein Mindestpreis ist der Punkt, an dem du genau deine variablen Kosten deckst:
Mindestpreis = Gesamtvariable Kosten / Anzahl der Personen
Alles über diesem Betrag ist Gewinn, auch wenn es deine Fixkosten nicht vollständig deckt.
⚠️ Achtung:
Rechne alle variablen Kosten ein: Zutaten, zusätzliches Personal, Reinigung, Transport, Verpackung. Wenn du etwas vergisst, stimmt deine Berechnung nicht.
Wann akzeptieren trotz niedrigerer Marge?
Es gibt Situationen, in denen ein Event strategisch wertvoll ist, auch mit niedrigerem Gewinn:
- Ruhige Periode: Personal hat ohnehin nicht viel zu tun
- Neuer Kunde: kann zu mehr Aufträgen zu normalen Tarifen führen
- Referenzwert: prestigeträchtiger Kunde, der andere Kunden anzieht
- Netzwerk erweitern: Event, bei dem potenzielle Kunden anwesend sind
💡 Beispiel strategischer Wert:
Eine lokale Bank fragt Catering für ihr Kundenevent an. Die Marge ist niedrig, aber:
- 100 lokale Unternehmer sind anwesend
- Du kannst Visitenkarten auslegen
- Die Bank selbst organisiert 6 Events pro Jahr
Der langfristige Wert kann viel höher sein als der direkte Gewinn.
Wann ablehnen?
Einige Signale warnen dich, dass du besser ablehnen solltest:
- Unter variablen Kosten: du verlierst Geld bei jedem Teller
- Geschäftige Periode: du verpasst normale Umsätze mit besseren Margen
- Schlechtes Timing: zusätzlicher Stress für das Team ohne guten Grund
- Keine Zukunftsperspektive: einmaliger Kunde ohne strategischen Wert
⚠️ Achtung:
Akzeptiere niemals strukturell Aufträge unter deiner normalen Marge. Das untergräbt deine Preisgestaltung und zieht die falschen Kunden an.
Die praktische Entscheidungsmatrix
Nutze diese Matrix, um schnell zu entscheiden:
- Über normaler Marge: immer ja (wenn du Zeit hast)
- Zwischen normaler und variabler Kostendeckung: überprüfe strategischen Wert
- Unter variablen Kosten: immer nein
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, deine variablen Kosten pro Person schnell zu berechnen, damit du vor Ort entscheiden kannst, ob ein Angebot interessant ist.
Wie entscheidest du über ein Spezial-Event? (Schritt für Schritt)
Berechne deine variablen Kosten
Addiere alle zusätzlichen Kosten: Zutaten pro Person, zusätzliches Personal, Transport, Verpackung. Dies sind die Kosten, die du nur machst, wenn du das Event durchführst.
Bestimme deinen Mindestpreis
Teile deine gesamten variablen Kosten durch die Anzahl der Personen. Dies ist deine absolute Untergrenze – alles darunter bedeutet Verlust.
Wäge strategischen Wert ab
Wenn der Preis über deinen variablen Kosten liegt, überprüfe dann: neuer Kunde, ruhige Periode, Netzwerkwert? Diese Faktoren können eine niedrigere Marge rechtfertigen.
✨ Pro tip
Mache eine schnelle Rechnung auf deinem Telefon: variable Kosten durch Anzahl der Personen teilen gibt dir den Mindestpreis. Alles darüber ist Gewinn, auch wenn es weniger als normal ist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich immer meine Fixkosten zurückverdienen?
Nein, Fixkosten laufen sowieso weiter. Wenn du über deine variablen Kosten hinauskommst, leistest du einen Beitrag zu deinen Fixkosten. Das ist besser, als das Event nicht zu machen.
Wie berechne ich meine variablen Kosten pro Person?
Addiere Zutatenkosten, zusätzliches Personal, Transport und Verpackung. Teile durch die Anzahl der Personen. Vergiss keine kleinen Kosten wie zusätzliche Reinigung oder Benzin.
Was ist, wenn der Kunde später mehr bezahlen möchte?
Treffe klare Absprachen im Voraus. Ein zufriedener Kunde zu niedrigerer Marge könnte später bereit sein, normale Preise zu zahlen, aber rechne nicht damit.
Kann ein günstig bewertetes Event meinen Ruf schädigen?
Nur wenn du es öffentlich machst. Stelle sicher, dass andere Kunden nicht wissen, dass dieser Kunde einen Spezialpreis bekam, sonst wollen sie das auch.
Wie oft kann ich unter meiner normalen Marge arbeiten?
Maximal 10-15% deines Umsatzes. Sonst untergräbst du deine Preisgestaltung und trainierst Kunden, immer Rabatt zu erwarten.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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