Un événement spécial peut être intéressant, même s'il ne couvre pas entièrement tes frais fixes. L'important est de couvrir au minimum tes frais variables et d'évaluer sa valeur stratégique. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment prendre cette décision.
La différence entre frais fixes et frais variables
Pour prendre une bonne décision, tu dois d'abord comprendre la différence entre frais fixes et frais variables :
- Frais fixes : loyer, assurances, salaires fixes - tu les paies de toute façon
- Frais variables : ingrédients, personnel supplémentaire, nettoyage - seulement pour cet événement
Tes frais fixes continuent, même si tu ne fais pas l'événement. La question est : gagnes-tu assez pour couvrir tes frais variables et plus ?
💡 Exemple :
Une entreprise te demande de la restauration pour 50 personnes. Ton prix normal serait 35 € par personne, mais elle en propose 25 €.
- Ingrédients par personne : 8 €
- Personnel supplémentaire pour la soirée : 150 €
- Emballage et transport : 50 €
Frais variables : (8 € × 50) + 150 € + 50 € = 600 €
Recettes : 25 € × 50 = 1 250 €
Contribution : 1 250 € - 600 € = 650 €
Calculer le seuil minimum
Ton prix minimum est le point où tu couvres exactement tes frais variables :
Prix minimum = Frais variables totaux / Nombre de personnes
Tout ce qui dépasse ce montant est du profit, même si ça ne couvre pas entièrement tes frais fixes.
⚠️ Attention :
Inclus tous les frais variables : ingrédients, personnel supplémentaire, nettoyage, transport, emballage. Si tu oublies quelque chose, ton calcul ne sera pas correct.
Quand accepter malgré une marge plus faible ?
Il y a des situations où un événement a une valeur stratégique, même avec un profit réduit :
- Période creuse : ton personnel n'a pas grand-chose à faire de toute façon
- Nouveau client : peut mener à d'autres commandes à tarifs normaux
- Valeur de référence : client prestigieux qui attire d'autres clients
- Élargir le réseau : événement où des clients potentiels sont présents
💡 Exemple de valeur stratégique :
Une banque locale te demande de la restauration pour son événement clients. La marge est faible, mais :
- 100 entrepreneurs locaux sont présents
- Tu peux distribuer tes cartes de visite
- La banque organise 6 événements par an
La valeur à long terme peut être bien supérieure au profit immédiat.
Quand refuser ?
Certains signaux t'avertissent que tu ferais mieux de refuser :
- Sous les frais variables : tu perds de l'argent à chaque assiette
- Période chargée : tu manques du chiffre d'affaires normal avec de meilleures marges
- Mauvais timing : stress supplémentaire pour l'équipe sans bonne raison
- Pas de perspective future : client unique sans valeur stratégique
⚠️ Attention :
N'accepte jamais structurellement des commandes sous ta marge normale. Cela mine ta tarification et attire les mauvais clients.
La matrice de décision pratique
Utilise cette matrice pour décider rapidement :
- Au-dessus de la marge normale : toujours oui (si tu as le temps)
- Entre la marge normale et les frais variables : examine la valeur stratégique
- Sous les frais variables : toujours non
Un système comme KitchenNmbrs t'aide à calculer rapidement tes frais variables par personne, pour que tu puisses décider sur place si une offre est intéressante.
Comment décider d'un événement spécial ? (étape par étape)
Calcule tes frais variables
Additionne tous les coûts supplémentaires : ingrédients par personne, personnel supplémentaire, transport, emballage. Ce sont les coûts que tu ne supportes que si tu fais l'événement.
Détermine ton prix minimum
Divise tes frais variables totaux par le nombre de personnes. C'est ta limite absolue - tout en dessous signifie une perte.
Évalue la valeur stratégique
Si le prix dépasse tes frais variables, considère : nouveau client, période creuse, valeur réseau ? Ces facteurs peuvent justifier une marge plus faible.
✨ Pro tip
Fais un calcul rapide sur ton téléphone : frais variables divisés par le nombre de personnes te donnent le prix minimum. Tout ce qui dépasse est du profit, même si c'est moins que d'habitude.
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Questions fréquentes
Dois-je toujours couvrir mes frais fixes ?
Non, tes frais fixes continuent de toute façon. Si tu dépasses tes frais variables, tu contribues à tes frais fixes. C'est mieux que de ne pas faire l'événement.
Comment calcule-je mes frais variables par personne ?
Additionne les coûts des ingrédients, du personnel supplémentaire, du transport et de l'emballage. Divise par le nombre de personnes. N'oublie pas les petits coûts comme le nettoyage supplémentaire ou le carburant.
Et si le client veut payer plus tard ?
Clarifiez les conditions à l'avance. Un client satisfait à marge réduite peut être disposé à payer les tarifs normaux plus tard, mais ne compte pas dessus.
Un événement à bas prix peut-il nuire à mon image ?
Seulement si tu le rends public. Assure-toi que les autres clients ne savent pas que ce client a eu un prix spécial, sinon ils voudront la même chose.
À quelle fréquence puis-je travailler sous ma marge normale ?
Maximum 10-15% de ton chiffre d'affaires. Sinon, tu mines ta tarification et tu entraînes les clients à toujours s'attendre à une réduction.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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