Imagina que un cliente te llama con un encargo interesante, pero su presupuesto está por debajo de tus tarifas habituales. Pues bien, ese evento puede seguir siendo rentable si al menos recuperas tus costes variables. El valor estratégico de la operación juega un papel decisivo en esta ecuación.
La diferencia entre costes fijos y costes variables
Para tomar una decisión inteligente, primero tienes que tener claro qué es cada cosa:
- Costes fijos: alquiler, seguros, salarios fijos — los pagas hagas lo que hagas
- Costes variables: materias primas, personal extra, limpieza — solo aparecen si haces el evento
Tus costes fijos siguen corriendo tanto si aceptas el evento como si no. La pregunta real es: ¿ingresas suficiente para cubrir los costes variables y algo más?
💡 Ejemplo:
Una empresa te pide catering para 50 personas. Tu precio normal sería 35 € por persona, pero te ofrecen 25 €.
- Materias primas por persona: 8 €
- Personal extra para la noche: 150 €
- Embalaje y transporte: 50 €
Costes variables: (8 € × 50) + 150 € + 50 € = 600 €
Ingresos: 25 € × 50 = 1.250 €
Contribución: 1.250 € - 600 € = 650 €
Cómo calcular el precio mínimo
Tu precio mínimo es el punto en el que cubres exactamente tus costes variables:
Precio mínimo = Costes variables totales / Número de personas
Cualquier cantidad por encima de ese umbral genera margen, aunque no cubra los costes fijos.
⚠️ Ojo:
Incluye absolutamente todos los costes variables: materias primas, personal extra, limpieza, transporte, embalaje. Si te dejas uno fuera, el cálculo entero se va al traste.
Cuándo aceptar aunque el margen sea menor
He trabajado en cocinas profesionales durante años y he visto situaciones muy claras en las que un evento con margen reducido tiene un valor estratégico real:
- Temporada baja: tu equipo tiene poca carga de trabajo
- Cliente nuevo: puede convertirse en encargos recurrentes a tarifa normal
- Valor de referencia: un cliente de prestigio que atrae a otros prospects
- Ampliar red de contactos: un evento donde circulan clientes potenciales
💡 Ejemplo de valor estratégico:
Un banco local te pide catering para su evento de clientes. El margen es ajustado, pero fíjate en esto:
- Asisten 100 empresarios locales
- Puedes dejar tus tarjetas sobre las mesas
- El banco organiza 6 eventos al año
El valor a largo plazo supera con frecuencia el beneficio inmediato.
Cuándo rechazar
Hay señales que indican claramente que lo mejor es decir que no:
- Por debajo de los costes variables: pierdes dinero en cada ración
- Temporada alta: sacrificas facturación normal con mejores márgenes
- Mal momento: estrés innecesario para tu equipo sin contrapartida
- Sin perspectiva de futuro: cliente puntual sin ningún valor estratégico
⚠️ Ojo:
No aceptes de forma sistemática encargos por debajo de tu margen habitual. Eso deteriora tu política de precios y atrae al tipo de cliente equivocado.
La matriz de decisión práctica
Según KitchenNmbrs, usar una matriz sencilla agiliza mucho la toma de decisiones en cocina:
- Por encima del margen normal: sí siempre (si tienes disponibilidad)
- Entre el margen normal y los costes variables: evalúa el valor estratégico
- Por debajo de los costes variables: no siempre
Herramientas como KitchenNmbrs te permiten calcular los costes variables por persona en segundos, para que puedas valorar al instante si una oferta de última hora tiene sentido.
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Preguntas frecuentes
¿Siempre tengo que recuperar los costes fijos?
¿Cómo calculo los costes variables por persona?
¿Puede un evento con precio bajo dañar mi imagen?
¿Qué hago si me llega una oferta baja en temporada alta?
¿Puedo negociar el precio en lugar de aceptar o rechazar directamente?
¿Con qué frecuencia puedo aceptar eventos por debajo de mi tarifa normal?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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