73% van de horecastarters overschrijdt hun kassabudget met minimaal €2.000 in het eerste jaar. Een kassasysteem kost je tussen €50-200 per maand, plus eenmalige aanschafkosten van €500-3000. Precies weten welke kosten erbij komen kijken voorkomt dure verrassingen.
Wat kost een kassasysteem werkelijk?
Een kassasysteem bestaat uit meer dan alleen de kassa. Hardware, software, en doorlopende servicekosten - allemaal onderdelen die je budget beïnvloeden. Hier het complete overzicht:
💡 Voorbeeld totaalkosten:
Bistro met 40 zitplaatsen, 2 terminals:
- Hardware: €1.800 (2 terminals, printer, kassalade)
- Software setup: €300
- Maandelijkse kosten: €89/maand
- Transactiekosten: 1,9% per pinbetaling
Eerste jaar: €2.100 + (€89 × 12) = €3.168
Hardware kosten
De aanschaf van apparatuur vormt meestal de grootste eenmalige uitgave:
- Kassaterminal: €400-800 per stuk
- Bonprinter: €150-300
- Kassalade: €80-150
- Pinautomaat: €200-400 (of lease €15-25/maand)
- Extra tablet/terminal: €300-600 per stuk
⚠️ Let op:
Goedkope tablets van €200 gaan vaak kapot in de keukenomgeving. Investeer in horeca-grade hardware die tegen vocht en warmte kan.
Software en licentiekosten
De meeste kassasystemen werken met maandelijkse abonnementen:
- Basis pakket: €30-60 per maand
- Per extra terminal: €10-25 per maand
- Geavanceerde functies: €20-50 per maand extra
- Cloud opslag: meestal inbegrepen, soms €5-15 extra
💡 Voorbeeld maandkosten:
Restaurant met 2 terminals:
- Basis software: €49/maand
- Extra terminal: €19/maand
- Voorraadmodule: €25/maand
- Rapportage plus: €15/maand
Totaal: €108 per maand
Transactie en betaalkosten
Elke pinbetaling kost je geld. Dit zijn doorlopende kosten die je moet meenemen - het soort les dat je pas leert na je eerste maand met verlies te draaien:
- Pinkosten: 1,5-2,5% per transactie
- Contactloos: meestal zelfde tarief als pinnen
- Creditcard: 2,5-3,5% per transactie
- Vaste maandkosten pinautomaat: €8-15
💡 Berekening pinkosten:
Bij €8.000 omzet per maand, waarvan 80% gepind:
- Pinomzet: €6.400
- Kosten bij 1,9%: €121,60 per maand
- Per jaar: €1.459
Dit is een significant bedrag dat veel starters vergeten.
Setup en installatiekosten
De meeste leveranciers rekenen eenmalige kosten voor:
- Installatie ter plaatse: €150-400
- Menu inrichten: €200-500
- Training personeel: €100-300
- Data migratie: €100-250 (als je overstapt)
Verborgen kosten waar je op moet letten
Er zijn altijd extra kosten waar je pas later achter komt:
- Reparaties: €50-150 per storing
- Software updates: soms €25-50 per grote update
- Extra support: €75-125 per uur
- Papierrollen: €15-30 per maand
- Inkt cartridges: €20-40 per stuk
⚠️ Let op:
Vraag altijd naar de totale kosten voor 12 maanden. Veel leveranciers adverteren met lage maandprijzen maar rekenen hoge setup kosten.
Budgettering in je businessplan
Zo neem je kassakosten mee in je financiële planning:
💡 Budgetvoorbeeld eerste jaar:
Restaurant met €15.000 maandomzet:
- Hardware: €2.200 (eenmalig)
- Setup: €400 (eenmalig)
- Software: €79 × 12 = €948
- Pinkosten: €180.000 × 80% × 1,9% = €2.736
- Papier/onderhoud: €600
Totaal eerste jaar: €6.884
Reken met 3-5% van je verwachte jaaromzet voor alle kassakosten samen. Bij €180.000 jaaromzet is €6.000-9.000 realistisch.
Hoe bereken je kassakosten voor je budget?
Bepaal je hardware behoeften
Tel hoeveel kassapunten je nodig hebt. Reken €800 per terminal, €200 per printer, €100 per kassalade. Vergeet de pinautomaat niet (€300 of €20/maand lease).
Bereken maandelijkse software kosten
Basis pakket €40-80, plus €15 per extra terminal. Voeg modules toe die je echt nodig hebt (voorraad, rapportage). Vermenigvuldig met 12 voor jaarkosten.
Schat transactiekosten in
Neem 80% van je verwachte omzet als pinomzet. Vermenigvuldig met 1,9% voor pinkosten. Bij €10.000 maandomzet: €8.000 × 1,9% = €152 per maand aan pinkosten.
✨ Pro tip
Test je kassasysteem minimaal 14 dagen tijdens de drukste service voordat je definitief kiest. Reken altijd €300-500 extra buffer voor onvoorziene installatiekosten in de eerste 3 maanden.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik een kassasysteem leasen in plaats van kopen?
Ja, veel leveranciers bieden lease vanaf €50-80 per maand. Je betaalt meer op de lange termijn, maar hebt lagere startkosten en vaak onderhoud inbegrepen.
Wat als ik alleen contant wil accepteren?
Dan heb je geen pinautomaat nodig, maar wel een kassasysteem voor bonnen en administratie. Reken op €1.200-2.000 hardware plus €40-60/maand software. Contant-only is echter slecht voor omzet.
Zijn er goedkopere alternatieven voor starters?
Je kunt beginnen met een tablet-kassa vanaf €300 hardware plus €25/maand software. Maar let op: goedkope systemen hebben vaak beperkte functies en zijn minder betrouwbaar.
Moet ik direct alle modules aanschaffen?
Nee, begin met basis kassafuncties. Voeg later voorraadmodules, rapportage en integraties toe als je zaak draait. Zo spreid je de kosten en leer je wat je echt nodig hebt.
Wat kost het als mijn kassa kapot gaat?
Reparaties kosten €75-200 per storing. Daarom is een service contract (€15-30/maand) vaak verstandig. Heb altijd een backup terminal of tablet beschikbaar voor noodgevallen.
Welke BTW-tarieven gelden voor kassasysteem kosten?
Hardware valt onder 21% BTW, software abonnementen ook 21%. Transactiekosten zijn BTW-vrij. Zorg dat je leverancier dit duidelijk specificeert op facturen voor je boekhouding.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Start je restaurant met de juiste cijfers
Een businessplan zonder food cost calculatie is een gok. KitchenNmbrs laat je recepten doorrekenen vóór je opent. Begin goed voorbereid. Probeer het gratis.
Start gratis trial →