Ein Kassensystem kostet dich zwischen €50-200 pro Monat, plus einmalige Anschaffungskosten von €500-3000. Viele angehende Unternehmer vergessen die laufenden Kosten oder unterschätzen das Setup. In diesem Artikel lernst du genau, welche Kosten anfallen und wie du dies budgetierst.
Was kostet ein Kassensystem wirklich?
Ein Kassensystem besteht aus mehr als nur der Kasse. Du brauchst Hardware, Software und oft laufende Servicekosten. Hier ein vollständiger Überblick:
💡 Beispiel Gesamtkosten:
Bistro mit 40 Plätzen, 2 Terminals:
- Hardware: €1.800 (2 Terminals, Drucker, Kassenschublade)
- Software-Setup: €300
- Monatliche Kosten: €89/Monat
- Transaktionskosten: 1,9% pro Kartenzahlung
Erstes Jahr: €2.100 + (€89 × 12) = €3.168
Hardware-Kosten
Die Anschaffung von Geräten ist normalerweise die größte einmalige Ausgabe:
- Kassaterminal: €400-800 pro Stück
- Bondrucker: €150-300
- Kassenschublade: €80-150
- Kartenterminal: €200-400 (oder Leasing €15-25/Monat)
- Zusätzliches Tablet/Terminal: €300-600 pro Stück
⚠️ Achtung:
Günstige Tablets für €200 gehen oft in der Küchenumgebung kaputt. Investiere in Gastronomie-Hardware, die gegen Feuchtigkeit und Hitze beständig ist.
Software und Lizenzkosten
Die meisten Kassensysteme arbeiten mit monatlichen Abonnements:
- Basis-Paket: €30-60 pro Monat
- Pro zusätzliches Terminal: €10-25 pro Monat
- Erweiterte Funktionen: €20-50 pro Monat extra
- Cloud-Speicher: normalerweise inbegriffen, manchmal €5-15 extra
💡 Beispiel Monatskosten:
Restaurant mit 2 Terminals:
- Basis-Software: €49/Monat
- Zusätzliches Terminal: €19/Monat
- Bestandsverwaltungsmodul: €25/Monat
- Erweiterte Berichte: €15/Monat
Gesamt: €108 pro Monat
Transaktions- und Zahlungskosten
Jede Kartenzahlung kostet dich Geld. Dies sind laufende Kosten, die du einkalkulieren musst:
- Kartenzahlungsgebühren: 1,5-2,5% pro Transaktion
- Kontaktlos: normalerweise gleicher Satz wie Kartenzahlung
- Kreditkarte: 2,5-3,5% pro Transaktion
- Feste Monatsgebühren Kartenterminal: €8-15
💡 Berechnung Kartenzahlungskosten:
Bei €8.000 Umsatz pro Monat, davon 80% per Karte:
- Kartenumsatz: €6.400
- Kosten bei 1,9%: €121,60 pro Monat
- Pro Jahr: €1.459
Das ist ein erheblicher Betrag, den viele Anfänger vergessen.
Setup- und Installationskosten
Die meisten Anbieter berechnen einmalige Kosten für:
- Installation vor Ort: €150-400
- Menü einrichten: €200-500
- Personalschulung: €100-300
- Datenmigration: €100-250 (wenn du wechselst)
Versteckte Kosten, auf die du achten musst
Es gibt immer zusätzliche Kosten, die du erst später entdeckst:
- Reparaturen: €50-150 pro Fehler
- Software-Updates: manchmal €25-50 pro großes Update
- Zusätzlicher Support: €75-125 pro Stunde
- Papierrollen: €15-30 pro Monat
- Tintenpatronen: €20-40 pro Stück
⚠️ Achtung:
Frage immer nach den Gesamtkosten für 12 Monate. Viele Anbieter werben mit niedrigen Monatspreisen, berechnen aber hohe Setup-Kosten.
Budgetierung in deinem Geschäftsplan
So berücksichtigst du Kassenkosten in deiner Finanzplanung:
💡 Budget-Beispiel erstes Jahr:
Restaurant mit €15.000 Monatsumsatz:
- Hardware: €2.200 (einmalig)
- Setup: €400 (einmalig)
- Software: €79 × 12 = €948
- Kartenzahlungskosten: €180.000 × 80% × 1,9% = €2.736
- Papier/Wartung: €600
Gesamt erstes Jahr: €6.884
Rechne mit 3-5% deines erwarteten Jahresumsatzes für alle Kassenkosten zusammen. Bei €180.000 Jahresumsatz sind €6.000-9.000 realistisch.
Wie berechnest du Kassenkosten für dein Budget?
Bestimme deinen Hardware-Bedarf
Zähle, wie viele Kassenpunkte du brauchst. Rechne €800 pro Terminal, €200 pro Drucker, €100 pro Kassenschublade. Vergiss das Kartenterminal nicht (€300 oder €20/Monat Leasing).
Berechne monatliche Software-Kosten
Basis-Paket €40-80, plus €15 pro zusätzliches Terminal. Füge Module hinzu, die du wirklich brauchst (Bestand, Berichte). Multipliziere mit 12 für Jahreskosten.
Schätze Transaktionskosten ein
Nimm 80% deines erwarteten Umsatzes als Kartenumsatz. Multipliziere mit 1,9% für Kartenzahlungskosten. Bei €10.000 Monatsumsatz: €8.000 × 1,9% = €152 pro Monat an Kartenzahlungskosten.
✨ Pro tip
Frage Anbieter nach einem 'All-in'-Preis für das erste Jahr inklusive Hardware, Setup und Software. So vergleichst du fair und vermeidest Überraschungen. Rechne immer 20% Puffer für unvorhergesehene Kosten ein.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein Kassensystem leasen statt zu kaufen?
Ja, viele Anbieter bieten Leasing ab €50-80 pro Monat. Du zahlst langfristig mehr, hast aber niedrigere Startkosten und oft Wartung inbegriffen.
Was ist, wenn ich nur Bargeld akzeptieren möchte?
Dann brauchst du kein Kartenterminal, aber ein Kassensystem für Quittungen und Verwaltung. Rechne mit €1.200-2.000 Hardware plus €40-60/Monat Software. Nur Bargeld ist jedoch schlecht für den Umsatz.
Gibt es günstigere Alternativen für Anfänger?
Du kannst mit einer Tablet-Kasse ab €300 Hardware plus €25/Monat Software beginnen. Aber Achtung: Günstige Systeme haben oft begrenzte Funktionen und sind weniger zuverlässig.
Muss ich sofort alle Module kaufen?
Nein, beginne mit grundlegenden Kassenfunktionen. Füge später Bestandsverwaltungs-, Bericht- und Integrationsmodule hinzu, wenn dein Geschäft läuft. So verteilst du die Kosten und lernst, was du wirklich brauchst.
Was kostet es, wenn meine Kasse kaputt geht?
Reparaturen kosten €75-200 pro Fehler. Deshalb ist ein Service-Vertrag (€15-30/Monat) oft sinnvoll. Habe immer ein Backup-Terminal oder Tablet für Notfälle verfügbar.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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