Gérer l'accès de l'équipe est crucial pour tes chiffres et ta sécurité. Trop de personnes ayant accès aux coûts peut entraîner des fuites, trop peu signifie que personne ne peut aider si tu n'es pas là. L'art consiste à trouver le bon équilibre entre contrôle et praticité.
Pourquoi la gestion des accès est importante
Ton food cost et tes prix d'achat sont des informations sensibles. Si tout le monde peut voir ce que tu gagnes par plat, cela crée parfois des discussions sur les salaires. En même temps, ton équipe doit pouvoir travailler avec les recettes et les enregistrements HACCP.
⚠️ Attention :
Ne donne jamais accès à tout le monde. Un employé mécontent peut transmettre toute ta structure de coûts à la concurrence.
Différents niveaux d'accès
Tout le monde n'a pas besoin des mêmes informations. Fais la distinction entre différents rôles :
- Propriétaire/gérant : Accès complet à tout
- Sous-chef : Recettes et HACCP, pas de coûts
- Personnel de cuisine : Seulement températures HACCP et nettoyage
- Service : Seulement informations sur les allergènes
💡 Exemple :
Restaurant avec 8 employés :
- Propriétaire : Tout (coûts, achats, recettes, HACCP)
- Chef-cuisinier : Recettes et HACCP, pas de coûts
- 2 Cuisiniers : Seulement recettes et enregistrement des températures
- 4 Service : Seulement aperçu des allergènes
- 1 Plongeur : Seulement enregistrement du nettoyage
Ce qu'il faut partager et ce qu'il ne faut pas
Certaines informations peuvent être partagées en toute sécurité, d'autres non :
À partager avec l'équipe :
- Recettes et modes de préparation
- Informations sur les allergènes par plat
- Tâches HACCP et températures
- Calendriers de nettoyage
À ne pas partager avec tout le monde :
- Prix d'achat des fournisseurs
- Coût par plat
- Marges bénéficiaires
- Informations sur les fournisseurs
💡 Situation exemple :
Ton sous-chef demande pourquoi vous n'utilisez pas de poulet biologique. S'il sait que tu paies 2,80 €/kg pour du poulet ordinaire, il peut estimer ce que tu gagnes. Mieux : « Nous choisissons la qualité dans nos limites budgétaires. »
Numérique vs. papier
Avec des listes papier, la gestion des accès est difficile. Tout le monde qui entre en cuisine peut lire par-dessus l'épaule. Les systèmes numériques offrent un meilleur contrôle :
- Codes de connexion personnels par employé
- Définir différents niveaux d'accès
- Voir qui a entré quoi et quand
- Retirer l'accès immédiatement en cas de départ
Organisation pratique
Tiens à jour une liste de qui a accès à quoi. Mets-la à jour quand tu embauches de nouveaux employés ou quand quelqu'un part :
💡 Exemple de checklist :
- Nom de l'employé
- Fonction
- Accès à : Recettes (Oui/Non)
- Accès à : Coûts (Oui/Non)
- Accès à : HACCP (Oui/Non)
- Date d'octroi de l'accès
- Code de connexion ou nom d'utilisateur
En cas de départ : agir immédiatement
Si quelqu'un s'en va, retire immédiatement tous les accès. Même en bonne entente. Tu ne sais jamais ce qui peut se passer plus tard.
⚠️ Attention :
Change aussi les mots de passe des comptes partagés quand quelqu'un part. Beaucoup de restaurants oublient cela et ont encore d'anciens employés dans leurs systèmes des mois plus tard.
KitchenNmbrs et gestion des accès
Dans un système comme KitchenNmbrs, tu peux définir par employé ce qu'il ou elle peut voir. Le propriétaire a accès aux coûts et aux données d'achat, tandis que les cuisiniers ne peuvent que mettre à jour les recettes et HACCP. Cela évite les discussions et protège tes marges.
Comment configurer les niveaux d'accès ? (étape par étape)
Fais une liste de tous tes employés
Note qui travaille dans ta cuisine et quelle est sa fonction. Pense aussi aux employés à temps partiel et aux remplaçants qui aident parfois.
Détermine par personne les informations dont elle a besoin
Un cuisinier a besoin de recettes, mais pas de coûts. Le service a besoin d'infos sur les allergènes, mais pas de températures HACCP. Rends cela explicite pour chaque personne.
Configure les droits d'accès et communique
Crée des comptes avec les bons droits et explique pourquoi quelqu'un a ou n'a pas accès à certaines informations. La transparence prévient la frustration.
Vérifie mensuellement et mets à jour en cas de changements
Vérifie chaque mois que ta liste d'accès est toujours correcte. Nouveaux employés à ajouter, employés partis à retirer, changements de fonction à appliquer.
✨ Pro tip
Donne aux nouveaux employés un accès minimal au départ et élargis-le s'ils restent longtemps. Il est plus facile d'ajouter des droits que de les retirer.
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Questions fréquentes
Mon chef-cuisinier peut-il voir les coûts ?
Cela dépend de votre relation et depuis combien de temps il travaille avec toi. Beaucoup de propriétaires ne partagent les coûts qu'avec des chefs de confiance qui travaillent avec eux depuis des années. Avec de nouveaux chefs, tu attends généralement un an.
Que faire si quelqu'un a accidentellement reçu trop d'accès ?
Retire l'accès immédiatement et change les mots de passe si nécessaire. Explique que c'était une erreur, pas nécessairement de la méfiance. La plupart des gens comprennent que les informations sensibles de l'entreprise doivent être protégées.
Comment éviter que les gens partagent leurs identifiants ?
Rends clair que ce n'est pas autorisé et explique pourquoi. Assure-toi aussi que tout le monde a l'accès dont il a besoin pour son travail, il y a alors moins de raison d'utiliser le compte de quelqu'un d'autre.
Dois-je noter qui a regardé quoi et quand ?
Pour les coûts et les informations sensibles, oui. Pas pour contrôler, mais pour pouvoir retrouver les informations si quelque chose se passe mal. La plupart des systèmes numériques enregistrent cela automatiquement.
Puis-je donner un accès différent pour différents emplacements ?
Oui, si tu as plusieurs établissements, tu peux définir des droits d'accès différents par emplacement. Le gérant de l'emplacement A n'a pas besoin d'accès aux chiffres de l'emplacement B, sauf si tu le souhaites.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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