Igual que no sales con el camión vacío, no tiene sentido aceptar pedidos de catering sin un importe mínimo. Muchos panaderos olvidan que los pedidos pequeños arrastran costes fijos relativamente altos. Aquí te cuento cómo calcular un pedido mínimo realista que sea justo para ti y para tu cliente.
Por qué necesitas un pedido mínimo
En los pedidos de catering siempre tienes costes fijos, independientemente del tamaño del encargo. Tiempo de preparación, material de embalaje, reparto, gestión administrativa — todo eso cuesta lo mismo. Con pedidos pequeños, esos costes fijos pesan tanto que acabas perdiendo dinero.
💡 Ejemplo:
Pedido de 10 bocadillos para una reunión:
- Bocadillos: 35,00 €
- Tiempo de preparación (30 min): 15,00 €
- Embalaje y reparto: 8,00 €
- Gestión administrativa: 5,00 €
Costes totales: 63,00 € para 35,00 € de facturación = 28,00 € de pérdida
Calcula tus costes fijos por pedido
Tus costes fijos son todo lo que haces independientemente del tamaño del encargo. Según KitchenNmbrs, subestimar estos costes le cuesta al establecimiento medio entre 200 y 400 € al mes. Las partidas principales:
- Tiempo de preparación: Incluso los pedidos pequeños requieren 20-30 minutos de trabajo previo
- Administración: Elaborar el presupuesto, procesar el pedido, emitir la factura
- Embalaje: Cajas, bolsas, etiquetas — el coste es el mismo sea cual sea el volumen
- Transporte: Combustible, tiempo y desgaste del vehículo no bajan con pedidos pequeños
💡 Ejemplo de cálculo de costes fijos:
- Tiempo de preparación: 30 min × 30 €/h = 15,00 €
- Administración: 15 min × 25 €/h = 6,25 €
- Embalaje estándar: 5,00 €
- Reparto en un radio de 5 km: 12,00 €
Costes fijos totales: 38,25 € por pedido
Determina tu margen mínimo
Además de cubrir costes fijos, tienes que ganar dinero. Mira, para catering se considera habitual un margen de entre el 25 y el 35 %. La fórmula del pedido mínimo es:
Pedido mínimo = Costes fijos / (1 - Margen deseado)
💡 Ejemplo:
Costes fijos 38,25 €, margen deseado 30 %:
38,25 € / (1 - 0,30) = 38,25 € / 0,70 = 54,64 €
Pedido mínimo: 55,00 € (redondeado)
Comunícalo con transparencia
Ojo, los clientes entienden un pedido mínimo si se lo explicas bien. Sé directo con tus razones:
- "Para garantizar calidad y frescura, preparamos cada pedido de forma específica"
- "El precio incluye reparto y embalaje"
- "Por debajo de 55 € no podemos ofrecer un servicio rentable"
⚠️ Atención:
Publica tu pedido mínimo claramente en tu web y en tu plantilla de presupuesto. Las sorpresas a posteriori enfadan al cliente.
Alternativas para pedidos pequeños
No todos los clientes necesitan pedidos grandes. Bueno, pues ofréceles opciones:
- Descuento por recogida: 10-15 % de descuento si el cliente recoge en tienda (te ahorras los costes de reparto)
- Packs estándar: Combinaciones fijas desde 55 €
- Suplemento por pedido pequeño: 15 € adicionales para pedidos por debajo de 55 €
Revisa y ajusta
Comprueba mensualmente si tu pedido mínimo sigue siendo válido. ¿Suben tus costes? Sube el mínimo. ¿Pierdes demasiados clientes? A ver si puedes mejorar la eficiencia en tus costes fijos.
💡 Prueba práctica:
Anota durante 3 meses cuántos pedidos recibes por encima y por debajo de tu mínimo. Si el 80 % supera el mínimo, el cálculo está bien hecho.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué hago si los clientes se van por mi pedido mínimo?
¿Tengo que incluir el IVA en el cálculo?
¿Puedo aplicar distintos pedidos mínimos según el caso?
¿Con qué frecuencia debo revisar el pedido mínimo?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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