Ein Catering-Event mit unsicherer Marge kann dich viel Geld kosten. Zu oft sagen Unternehmer ja zu einem Event, ohne die echten Kosten durchzurechnen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du entscheidest, ob ein Catering-Auftrag rentabel ist.
Die versteckten Kosten von Catering
Bei Catering kommen Kosten um die Ecke, die du in deinem Restaurant nicht hast:
- Transport und Aufbau: Treibstoff, Zeit, zusätzliches Personal
- No-Show-Risiko: du bereitest für 80 Gäste vor, es kommen 65
- Equipment-Miete: Wärmehaltplatten, Geschirr, Tische
- Zusätzliches Personal: Bedienung vor Ort, Abwasch, Abbau
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer rechnen nur mit den Lebensmittelkosten und vergessen die zusätzlichen Kosten. Dadurch sieht ein Event rentabel aus, während du tatsächlich Geld verlierst.
Die 3-Schritte-Kontrolle für jedes Event
Bevor du ja sagst, rechnest du drei Szenarien durch: Best Case, realistischer Fall und Worst Case.
💡 Beispiel: Geschäftslunch 60 Personen
Angebotspreis: €25 pro Person = €1.500 insgesamt
- Lebensmittelkosten (€8 pro Person): €480
- Personal 6 Stunden (€120): €720
- Transport und Aufbau: €150
- Equipment-Miete: €100
Gesamtkosten: €1.450 → Marge: €50 (3,3%)
In diesem Beispiel verdienst du fast nichts. Wenn 5 Gäste weniger kommen, machst du Verlust.
Mindestmarge für Catering
Bei Catering hast du mehr Risiko als in deinem Restaurant. Deshalb muss deine Marge höher sein:
- Restaurant: 15-25% Nettomarge ist üblich
- Catering: 25-35% Nettomarge wegen zusätzlichem Risiko
- Unter 15%: zu riskant, lehne ab
💡 Beispiel: Mindestpreis berechnen
Du möchtest 25% Marge bei einem Event mit €1.200 Kosten:
Mindestpreis = €1.200 / 0,75 = €1.600
Bei 60 Gästen = €26,67 pro Person Minimum
No-Show-Schutz einbauen
Gäste fallen immer aus. Baue das in deinen Preis ein:
- Geschäftsveranstaltungen: durchschnittlich 5-10% No-Show
- Private Feiern: durchschnittlich 10-15% No-Show
- Große Events (100+): bis zu 15-20% No-Show möglich
💡 Beispiel: No-Show-Berechnung
Event 80 Personen, erwartet 10% No-Show (72 Gäste kommen):
- Vorbereitung für 80, bezahlt für 72
- Lebensmittelkosten: €8 × 80 = €640
- Einnahmen: €25 × 72 = €1.800
- Zusätzlicher Verlust: €8 × 8 = €64
Rechne immer mit 5-10% Puffer in deinem Preis
Wann nein sagen
Manche Events lohnen sich einfach nicht:
- Marge unter 15%: zu wenig Verdienst für das Risiko
- Unbekannter Ort: zu viele unbekannte Faktoren
- Sehr enge Zeitplanung: Stress und Fehler kosten Geld
- Schwieriger Kunde: viele Änderungen = zusätzliche Kosten
Es ist besser, nein zu einem schlechten Event zu sagen, als ja zu Verlust.
Wie berechnest du, ob ein Catering-Event rentabel ist?
Berechne alle Kosten einschließlich versteckter Posten
Addiere: Lebensmittelkosten pro Person, Personal (einschließlich Fahrtzeit), Transport, Equipment und 10% Puffer für Unvorhergesehenes. Vergesse keine Kostenposition.
Rechne drei Szenarien durch
Best Case (alle Gäste kommen), realistischer Fall (5-10% No-Show), Worst Case (15% No-Show). Überprüfe, ob du in allen Szenarien mindestens 15% Marge behältst.
Bestimme deinen Mindestangebotspreis
Teile deine Gesamtkosten durch 0,75 (für 25% Marge) oder 0,85 (für 15% Marge). Das ist dein absoluter Mindestpreis. Gehe nicht darunter.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Checkliste mit allen möglichen Catering-Kosten. Dann vergisst du nie eine Kostenposition und kannst schnell durchrechnen, ob ein Event rentabel ist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Welche Marge muss ich bei Catering mindestens halten?
Bei Catering hältst du mindestens 15% Nettomarge, lieber 25-35%. Das Risiko ist höher als in deinem Restaurant wegen Transport, No-Shows und unvorhergesehenen Kosten.
Wie rechne ich No-Show-Gäste in meinen Preis ein?
Rechne durchschnittlich 5-15% No-Show je nach Event-Typ ein. Baue das in deinen Preis ein, indem du deine Lebensmittelkosten um diesen Prozentsatz erhöhst.
Wann muss ich einen Catering-Auftrag ablehnen?
Lehne ab, wenn deine Marge unter 15% fällt, bei unbekannten Orten mit viel Risiko, oder bei Kunden, die viele Last-Minute-Änderungen vornehmen.
Welche versteckten Kosten vergesse ich oft bei Catering?
Transport (Treibstoff + Zeit), zusätzliches Personal für Auf- und Abbau, Equipment-Miete, Versicherung für externe Orte und Zeit für Vorbereitung, die du nicht berechnest.
Kann ich Catering-Kosten in KitchenNmbrs verfolgen?
Ja, du kannst Rezepte für Catering-Menüs mit allen Kosten erstellen. So siehst du direkt deine Lebensmittelkosten pro Person und kannst schnell deinen Mindestpreis berechnen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Treffen Sie bessere Entscheidungen mit echten Zahlen
Müssen Sie Ihre Speisekarte ändern? Preise erhöhen? Ein neues Konzept testen? KitchenNmbrs simuliert Szenarien mit Ihren eigenen Daten. 14 Tage kostenlos testen.
Kostenlose Testversion starten →