¿Acepto el catering? Cómo decidir

Respuesta directa

Como un buen cocinero que pesa todos los ingredientes antes de empezar, tienes que calcular todos los costes antes de aceptar un catering. Demasiados hosteleros se lanzan a un evento sin comprobar si realmente van a ganar dinero.

Como un buen cocinero que pesa todos los ingredientes antes de empezar, tienes que calcular todos los costes antes de aceptar un catering. Demasiados hosteleros se lanzan a un evento sin comprobar si realmente van a ganar dinero. Te cuento exactamente cómo tomar esa decisión con cabeza.

Los costes ocultos del catering

En catering aparecen costes que en tu restaurante no tienes:

Transporte y montaje: combustible, tiempo, personal extra
Riesgo de no-show: preparas para 80 comensales y vienen 65
Alquiler de equipamiento: placas de mantenimiento de temperatura, vajilla, mesas
Personal adicional: servicio en sala, friegaplatos, desmontaje

⚠️ Ojo:

Muchos hosteleros solo calculan el coste de alimentos y olvidan el resto. Así un evento parece rentable cuando en realidad estás perdiendo dinero.

La comprobación en 3 pasos para cada evento

Antes de decir que sí, calcula tres escenarios: el optimista, el realista y el pesimista.

? Ejemplo: Almuerzo de empresa para 60 personas

Precio ofertado: 25 € por persona = 1.500 € total

Coste de alimentos (8 € pp): 480 €
Personal 6 horas (120 €): 720 €
Transporte y montaje: 150 €
Alquiler de equipamiento: 100 €

Costes totales: 1.450 € → Margen: 50 € (3,3%)

Aquí no ganas casi nada. Si vienen 5 personas menos, entras en pérdidas.

Margen mínimo en catering

En catering asumes más riesgo que en tu restaurante. El margen tiene que ser mayor:

Restaurante: 15-25% de margen neto es lo habitual
Catering: 25-35% de margen neto por el riesgo adicional
Por debajo del 15%: demasiado arriesgado, no lo hagas

? Ejemplo: Cálculo del precio mínimo

Quieres un 25% de margen en un evento con 1.200 € de costes:

Precio mínimo = 1.200 € / 0,75 = 1.600 €

Con 60 comensales = 26,67 € por persona como mínimo

Cómo protegerte del no-show

En mi experiencia trabajando con cocinas profesionales durante años, los comensales siempre fallan. Incorpóralo en tu precio desde el principio:

Eventos de empresa: media del 5-10% de no-show
Fiestas privadas: media del 10-15% de no-show
Eventos grandes (100+): posible 15-20% de no-show

? Ejemplo: Cálculo de no-show

Evento de 80 personas, 10% de no-show previsto (vienen 72):

Preparas para 80, cobras por 72
Coste de alimentos: 8 € × 80 = 640 €
Ingresos: 25 € × 72 = 1.800 €
Pérdida extra: 8 € × 8 = 64 €

Incluye siempre un margen del 5-10% en tu precio de venta

Cuándo decir que no

Mira, algunos eventos simplemente no valen la pena:

Margen inferior al 15%: demasiado poco para el riesgo que corres
Ubicación desconocida: demasiadas variables sin controlar
Tiempos muy ajustados: el estrés y los errores cuestan dinero
Cliente complicado: muchos cambios de última hora generan costes adicionales

Según KitchenNmbrs, rechazar un evento malo es mejor decisión que aceptar uno con pérdidas. Una calculadora de coste de alimentos como KitchenNmbrs te ayuda a hacer estos cálculos en cuestión de minutos.

Preguntas frecuentes

¿Qué margen mínimo debo mantener en catering?

En catering aplica al menos un 15% de margen neto, aunque lo ideal es entre el 25% y el 35%. El riesgo es mayor que en restaurante por el transporte, los no-shows y los imprevistos.

¿Cómo incorporo los no-shows en mi precio?

Calcula una media de entre el 5% y el 15% de no-show según el tipo de evento. Intégralo en tu precio de venta subiendo el coste de alimentos en ese porcentaje.

¿Cuándo debo rechazar un encargo de catering?

Recházalo si el margen cae por debajo del 15%, si la ubicación presenta muchos riesgos desconocidos o si el cliente pide cambios constantes de última hora.

¿Qué costes ocultos suelo olvidar en catering?

Transporte (combustible más tiempo), personal de montaje y desmontaje, alquiler de equipamiento, seguro para localizaciones externas y el tiempo de preparación que no repercutes en el precio.

¿Es recomendable pedir anticipo en eventos pequeños?

Sí, y bastante. Pues en eventos de menos de 40 personas lo habitual es solicitar al menos un 50% por adelantado para cubrir los costes de materia prima y reducir tu exposición al riesgo.

¿Debo cobrar igual en catering que en restaurante?

No. El precio de venta en catering tiene que ser más alto porque los costes operativos son mayores. Si trasladas tu tarifa de restaurante directamente, casi seguro que perderás dinero.

ℹ️ Este artículo fue elaborado a partir de fuentes oficiales y conocimientos profesionales. Aunque nos esforzamos por ofrecer información actualizada y correcta, el contenido puede diferir de la normativa más reciente. Consulte siempre las autoridades oficiales para normas vinculantes.

Fuentes consultadas

EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial

AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es

Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.

Escrito por

Jeffrey Smit

Fundador y CEO de KitchenNmbrs

Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.

8 años jefe de cocina en 1NUL8 Group Rotterdam

Experiencia: food cost management HACCP kitchen management restaurant operations food safety compliance

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