Eine große Reservierung, die storniert wird, während du bereits eingekauft hast, ist ein finanzieller Schlag. Du hast Produkte, die du nicht mehr verkaufen kannst und musst schnell entscheiden, was du damit tust. Die Kunst ist es, deinen Verlust zu minimieren und wo möglich noch Gewinn zu machen.
Inventarisiere sofort, was du eingekauft hast
Erstelle zunächst einen Überblick über alle Produkte, die du speziell für diese Reservierung bestellt hast. Teile sie in Kategorien ein:
- Frisches Fleisch und Fisch: Begrenzte Haltbarkeit, höchste Priorität
- Gemüse und Obst: Können oft in anderen Gerichten verwendet werden
- Haltbare Produkte: Reis, Pasta, Konserven - keine Eile
- Spezielle Zutaten: Teure Artikel, die du normalerweise nicht verwendest
💡 Beispiel:
Reservierung für 40 Personen, eingekauft für €800:
- Seebarsch-Filet: €240 (muss innerhalb von 2 Tagen weg)
- Saisonales Gemüse: €120 (verwendbar in anderen Gerichten)
- Spezialwein: €180 (lange haltbar)
- Dessert-Zutaten: €100 (begrenzt haltbar)
Priorität: zuerst der Fisch, dann die Desserts.
Berechne deinen maximalen Verlust
Bevor du Maßnahmen ergreifst, wisse genau, was das schlimmste Szenario ist. Addiere alle Einkaufskosten und ziehe ab, was du noch für den regulären Verkauf verwenden kannst.
⚠️ Achtung:
Rechne nicht mit Verkaufspreisen, sondern mit Einkaufspreisen. Du verlierst, was du bezahlt hast, nicht was du hätte verdienen können.
Vier Strategien zur Begrenzung des Verlusts
1. Last-Minute-Verkauf an andere Kunden
Rufe Stammkunden an oder starte eine Social-Media-Aktion. Biete ein attraktives Angebot an, aber bleibe über deinem Einkaufspreis.
- WhatsApp an Stammgäste mit Spezialangebot
- Instagram-Story mit "nur heute" Aktion
- Rufe andere Restaurants an - sie haben vielleicht Engpässe
2. Anpassung deiner regulären Speisekarte
Füge vorübergehend Gerichte hinzu, die die überschüssigen Zutaten verwenden. Setze sie prominent auf deine Karte.
💡 Beispiel:
Du hast 10 kg Seebarsch übrig. Normale Portion: 200g à €28.
- Mache 50 Portionen für deine reguläre Speisekarte
- Einkaufspreis Fisch: €24/kg = €4,80 pro Portion
- Selbst mit 35% Lebensmittelkosten verdienst du noch
Besser als 100% Verlust auf dem Fisch.
3. Verarbeitung und Einfrieren
Einige Produkte kannst du in haltbare Form verarbeiten. Denke an:
- Fisch filetieren und portionieren zum späteren Gebrauch
- Gemüse blanchieren und einfrieren
- Fleisch marinieren und vakuumverpacken
- Saucen aus überschüssigen Zutaten herstellen
4. Verkauf an Personal oder Lieferanten
Dein Team kauft oft zum Einkaufspreis. Auch andere Gastronomen in deinem Netzwerk könnten Interesse haben.
Vermeide dies in Zukunft
Große Reservierungen sind riskant. Schütze dich mit diesen Maßnahmen:
- Anzahlung verlangen: Mindestens 50% bei Gruppen über 20 Personen
- Stornobedingungen: Klare Regeln über Kosten bei späten Stornierungen
- Gestaffelter Einkauf: Haltbare Produkte früher, frisches Fleisch/Fisch erst 1-2 Tage vorher
- Backup-Plan: Immer einen Plan B für überschüssige Zutaten haben
💡 Beispiel Stornierungsrichtlinie:
"Bei Stornierung innerhalb von 48 Stunden berechnen wir die entstandenen Kosten:"
- Mehr als 7 Tage vorher: keine Kosten
- 3-7 Tage vorher: 25% des Gesamtbetrags
- 1-3 Tage vorher: 50% des Gesamtbetrags
- Innerhalb von 24 Stunden: 100% des Gesamtbetrags
Verwaltung und Lernpunkte
Halte fest, was du verlierst und warum. Dies hilft bei zukünftigen Entscheidungen über Reservierungen und Einkäufe. Notiere:
- Gesamte Einkaufskosten für die stornierte Reservierung
- Was du retten konntest und zu welchem Preis
- Endgültiger Verlust in Euro
- Was du beim nächsten Mal anders machen würdest
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du schnell sehen, was du genau eingekauft hast und was die Kosten waren. Das hilft dir, schnelle Entscheidungen zu treffen, wie du deinen Verlust begrenzt.
Aktionsplan bei stornierter Reservierung
Inventur innerhalb von 2 Stunden erstellen
Liste alle eingekauften Produkte mit Einkaufspreisen und Verfallsdaten auf. Priorisiere verderbliche Waren wie Fisch und Fleisch.
Maximalen Verlust berechnen
Addiere alle Einkaufskosten und ziehe ab, was du sicher für den regulären Verkauf verwenden kannst. Dies gibt dir das Worst-Case-Szenario und hilft bei Entscheidungen.
Sofort Maßnahmen für schnell verderbliche Produkte ergreifen
Rufe Stammkunden an, starte eine Social-Media-Aktion oder füge Specials zu deiner Speisekarte hinzu. Konzentriere dich zuerst auf das, was innerhalb von 1-2 Tagen verkauft werden muss.
Verarbeite, was nicht direkt verkauft werden kann
Filetiere Fisch, blanchiere Gemüse, mache Saucen oder Marinaden. Alles, was du für später konservieren kannst, begrenzt deinen Verlust.
Evaluiere und passe deine Richtlinie an
Berechne deinen endgültigen Verlust und führe strengere Stornobedingungen ein. Verlange Anzahlung bei zukünftigen großen Reservierungen.
✨ Pro tip
Baue eine WhatsApp-Gruppe mit anderen lokalen Restaurantbetreibern auf. Bei Überschüssen könnt ihr euch gegenseitig helfen - was für dich ein Problem ist, kann für einen anderen genau das sein, was er braucht.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich immer Schadensersatz bei Stornierung verlangen?
Nur wenn du dies vorher in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart hast. Ohne klare Absprache kannst du Kosten schwer geltend machen. Sorge daher für klare Stornobedingungen.
Wie lange vorher sollte ich für große Gruppen einkaufen?
Haltbare Produkte kannst du eine Woche vorher bestellen. Frisches Fleisch und Fisch erst 1-2 Tage vorher. So begrenzt du das Risiko bei Last-Minute-Stornierungen.
Was ist, wenn ich nichts von den überschüssigen Zutaten verkaufen kann?
Dann hast du 100% Verlust auf diese Produkte. Ziehe dies als Betriebskosten ab und lerne daraus für das nächste Mal. Normalerweise kannst du etwas retten, indem du kreativ mit deiner Speisekarte umgehst.
Darf ich Produkte an andere Restaurants weiterverkaufen?
Ja, solange die Produkte noch frisch sind und du die richtige Temperatur eingehalten hast. Viele Gastronomen helfen sich gegenseitig so bei Überschüssen.
Wie vermeide ich dieses Problem ganz?
Indem du immer eine Anzahlung bei Gruppen über 15-20 Personen verlangst und klare Stornobedingungen hast. 100% Vermeidung ist nicht möglich, aber du kannst das Risiko begrenzen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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