Catering für Firmenveranstaltungen erfordert eine scharfsinnige Margenberechnung bei festen Preisabsprachen. Viele Caterer unterschätzen versteckte Kosten wie Transport, Aufbau und No-Show-Risiken. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine gesunde Marge behältst, auch bei vorher festgelegten Preisen.
Die Herausforderungen von festen Preisabsprachen
Bei Catering für Firmenveranstaltungen arbeitest du oft mit Preisen, die Monate im Voraus festgelegt sind. Inzwischen steigen deine Einkaufspreise, und es kommen unerwartete Kosten hinzu. Ohne gute Margenberechnung lieferst du am Ende umsonst.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Preisen ohne MwSt. Catering hat 9% MwSt, nicht 21%. Ein Angebot von €25 pro Person inkl. MwSt ist €22,94 ohne MwSt.
Alle Kostenpositionen erfassen
Ein Cateringauftrag hat mehr Kostenpositionen als nur Zutaten:
- Lebensmittelkosten: alle Zutaten einschließlich Garnitur und Getränke
- Personal vor Ort: Chef, Bedienung, Abwasch
- Transport: Kraftstoff, Verschleiß, Zeit
- Material: Geschirr, Wärmebehälter, Tische
- Verpackung: Behälter, Folien, Transportkisten
- No-Show-Puffer: du bereitest für 100 vor, es kommen 85
💡 Beispiel:
Geschäftslunch für 100 Personen, Angebot €22 pro Person ohne MwSt:
- Lebensmittelkosten: €8,50 pro Person
- Personal (4h x 2 Personen): €240 = €2,40 pro Person
- Transport: €80 = €0,80 pro Person
- Material: €150 = €1,50 pro Person
- No-Show-Puffer (15%): €1,90 pro Person
Gesamtkosten: €14,10 pro Person
Marge: €22,00 - €14,10 = €7,90 pro Person (35,9%)
Übliche Margen im Catering
Für Geschäftscatering sind gesunde Margen:
- Lebensmittelkosten: 35-45% des Verkaufspreises
- Gesamte direkte Kosten: 60-70% des Verkaufspreises
- Netto-Marge: 30-40% des Verkaufspreises
Das ist höher als in Restaurants, weil du mehr Risiken hast (Transport, Aufbau) und keine feste Besetzung.
No-Show-Risiko einkalkulieren
Bei Firmenveranstaltungen kommen oft weniger Menschen als angekündigt. Rechne mit 10-20% No-Shows, je nach Art der Veranstaltung.
💡 Beispiel:
Du bereitest für 100 Personen vor, es kommen 85:
- Abgerechnet: 85 x €22 = €1.870
- Eingekauft für: 100 Personen = €850 Lebensmittelkosten
- Tatsächliche Lebensmittelkosten: €850 / €1.870 = 45,5%
Deine Marge wird niedriger als geplant. Deshalb immer einen No-Show-Puffer einrechnen.
Preisschwankungen abfedern
Bei festen Preisabsprachen kannst du deinen Preis nicht einfach erhöhen, wenn Zutaten teurer werden. Baue deshalb einen Puffer ein:
- Rechne mit Einkaufspreisen + 10% Inflationspuffer
- Nimm eine Vertragsklausel für Preiserhöhungen >15% auf
- Aktualisiere deine Standardpreise alle 6 Monate
⚠️ Achtung:
Überprüfe immer deine aktuellen Einkaufspreise, bevor du ein Angebot versendest. Lieferanten erhöhen regelmäßig Preise, ohne dass du es merkst.
Digitale Unterstützung
Für Cateringbetriebe ist es essentiell, Selbstkosten schnell und genau zu berechnen. Mit einer App wie KitchenNmbrs kannst du:
- Rezepte für Standard-Cateringmenüs erstellen
- Selbstkosten pro Person automatisch berechnen
- Margen pro Auftrag überwachen
- Einkaufspreise nachverfolgen und aktualisieren
💡 Beispielberechnung:
Standard-Geschäftslunch-Menü in KitchenNmbrs:
- Brötchen gemischt: €3,20 pro Person
- Salat: €1,80 pro Person
- Suppe: €1,20 pro Person
- Obst: €0,80 pro Person
- Getränk: €1,50 pro Person
Gesamte Lebensmittelkosten: €8,50 pro Person
Bei Verkaufspreis €22 ohne MwSt = 38,6% Lebensmittelkosten
Wie berechnest du die Marge beim Catering? (Schritt für Schritt)
Berechne die gesamten Lebensmittelkosten pro Person
Addiere alle Zutaten: Hauptgänge, Beilagen, Getränke, Garnitur. Vergiss nichts, auch nicht die Butter auf dem Brot oder das Dressing zum Salat. Das sind deine Basis-Lebensmittelkosten pro Person.
Addiere alle Zusatzkosten und teile durch die Anzahl der Personen
Berechne: Personal vor Ort, Transport, Material, Verpackung. Teile dies durch die Anzahl der Personen, um die Kosten pro Person zu erhalten. Addiere dies zu deinen Lebensmittelkosten für die gesamten Selbstkosten pro Person.
Rechne No-Show-Puffer ein und berechne die Endmarge
Erhöhe deine Selbstkosten um 10-20% No-Show-Puffer. Subtrahiere dies von deinem Verkaufspreis ohne MwSt. Die Differenz ist deine Marge pro Person. Strebe nach mindestens 30% Netto-Marge beim Catering an.
✨ Pro tip
Überprüfe deine 3 meistverkauften Cateringmenüs jeden Monat. Wenn diese eine gesunde Marge haben, läuft 80% deines Geschäfts gut.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist gesund für Geschäftscatering?
Strebe nach 30-40% Netto-Marge nach allen Kosten. Deine Lebensmittelkosten dürfen höher sein als in Restaurants (35-45%), weil du zusätzliche Risiken hast wie Transport und No-Shows.
Wie rechne ich No-Show-Risiko in meinen Preis ein?
Addiere 10-20% zu deinen Selbstkosten, je nach Art der Veranstaltung. Informelle Empfänge haben mehr No-Shows als formale Lunches. Treffe Absprachen über Mindestaanteilzahlen in deinem Vertrag.
Was tue ich, wenn Zutaten nach Preisabsprache teurer werden?
Baue immer einen 10% Inflationspuffer in deinen Preis ein. Nimm eine Vertragsklausel für Preiserhöhungen über 15% auf. Aktualisiere deine Standardpreise alle 6 Monate basierend auf aktuellen Einkaufspreisen.
Wie berechne ich Transportkosten für Catering?
Rechne €0,50-1,00 pro Kilometer für Kraftstoff und Verschleiß, plus Zeit des Fahrers. Für lokales Catering kommt dies auf €50-150 pro Auftrag an, je nach Entfernung und Material.
Muss ich MwSt in meine Margenberechnung einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. Catering hat 9% MwSt. Ein Angebot von €25 inkl. MwSt ist €22,94 ohne MwSt. Auf diese €22,94 berechnest du deine Marge, nicht auf €25.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Food-Cost-Kontrolle für Großküchen
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