Vorig jaar verloren Nederlandse cateraars gemiddeld 12% winst door verkeerde margeberekeningen bij bedrijfsevenementen. Vaste prijsafspraken maken het nog lastiger - je moet maanden vooruit denken aan kostenstijgingen en onvoorziene uitgaven. Gelukkig kun je met de juiste aanpak een gezonde marge behouden.
De uitdagingen van vaste prijsafspraken
Bedrijfscatering betekent vaak prijzen die maanden van tevoren vastliggen. Maar je inkoopprijzen blijven stijgen, en er duiken altijd onverwachte kosten op. Zonder solide margeberekening werk je straks voor een appel en een ei.
⚠️ Let op:
Werk altijd met prijzen excl. BTW. Catering valt onder 9% BTW, niet 21%. Een offerte van €25 per persoon incl. BTW is €22,94 excl. BTW.
Alle kostenposten in kaart brengen
Een cateringopdracht heeft veel meer kostenposten dan alleen ingrediënten:
- Foodcost: alle ingrediënten inclusief garnituur en dranken
- Personeel ter plaatse: chef, bediening, afwas
- Transport: brandstof, slijtage, tijd
- Materiaal: servies, warmhoudapparatuur, tafels
- Verpakking: bakjes, folies, transportkratten
- No-show buffer: je prepped voor 100, er komen 85
💡 Voorbeeld:
Bedrijfslunch voor 100 personen, offerte €22 per persoon excl. BTW:
- Foodcost: €8,50 per persoon
- Personeel (4u x 2 personen): €240 = €2,40 pp
- Transport: €80 = €0,80 pp
- Materiaal: €150 = €1,50 pp
- No-show buffer (15%): €1,90 pp
Totale kosten: €14,10 per persoon
Marge: €22,00 - €14,10 = €7,90 per persoon (35,9%)
Gangbare marges in catering
Voor bedrijfscatering zijn gezonde marges:
- Foodcost: 35-45% van verkoopprijs
- Totale directe kosten: 60-70% van verkoopprijs
- Netto marge: 30-40% van verkoopprijs
Deze percentages liggen hoger dan restaurants omdat je meer risico loopt (transport, opbouw) en geen vaste bezetting hebt.
No-show risico meenemen
Bij bedrijfsevenementen komen vaak minder mensen dan aangekondigd. Reken met 10-20% no-show, afhankelijk van het type event. Een fout die veel cateraars maken: ze rekenen niet met dit risico en verliezen zo het gemiddelde restaurant EUR 200-400 per maand.
💡 Voorbeeld:
Je prepped voor 100 personen, er komen 85:
- Gefactureerd: 85 x €22 = €1.870
- Ingekocht voor: 100 personen = €850 foodcost
- Werkelijke foodcost: €850 / €1.870 = 45,5%
Je marge wordt lager dan gepland. Daarom altijd een no-show buffer inrekenen.
Prijsfluctuaties opvangen
Bij vaste prijsafspraken kun je niet zomaar je prijs verhogen als ingrediënten duurder worden. Bouw daarom een buffer in:
- Reken met inkoopprijzen + 10% inflatiebuffer
- Neem contractclausule op voor prijsstijgingen >15%
- Update je standaardprijzen elke 6 maanden
⚠️ Let op:
Controleer altijd je actuele inkoopprijzen voordat je een offerte verstuurt. Leveranciers verhogen regelmatig prijzen zonder dat je het doorhebt.
Digitale ondersteuning
Voor cateringbedrijven is het cruciaal om kostprijzen snel en accuraat te berekenen. Een food cost calculator zoals KitchenNmbrs helpt je bij:
- Recepten aanmaken voor standaard cateringmenu's
- Automatisch kostprijzen berekenen per persoon
- Marges monitoren per opdracht
- Inkoopprijzen bijhouden en updaten
💡 Voorbeeld berekening:
Standaard bedrijfslunch menu:
- Broodjes mixed: €3,20 pp
- Salade: €1,80 pp
- Soep: €1,20 pp
- Fruit: €0,80 pp
- Drank: €1,50 pp
Totale foodcost: €8,50 per persoon
Bij verkoopprijs €22 excl. BTW = 38,6% foodcost
Hoe bereken je de marge op catering? (stap voor stap)
Bereken de totale foodcost per persoon
Tel alle ingrediënten op: hoofdgerechten, bijgerechten, dranken, garnituur. Vergeet niets, ook niet de boter op het brood of de dressing bij de salade. Dit is je basis foodcost per persoon.
Tel alle extra kosten op en deel door aantal personen
Reken uit: personeel ter plaatse, transport, materiaal, verpakking. Deel dit door het aantal personen om de kosten per persoon te krijgen. Tel dit op bij je foodcost voor de totale kostprijs per persoon.
Reken no-show buffer in en bereken eindmarge
Verhoog je kostprijs met 10-20% no-show buffer. Trek dit af van je verkoopprijs excl. BTW. Het verschil is je marge per persoon. Streef naar minimaal 30% netto marge bij catering.
✨ Pro tip
Bereken elke 3 maanden je werkelijke marge op corporate events boven 75 personen. Deze grote opdrachten bepalen 60% van je jaarwinst maar hebben vaak de dunste marges door scherpe concurrentie.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke marge is gezond voor bedrijfscatering?
Streef naar 30-40% netto marge na alle kosten. Je foodcost mag hoger zijn dan in restaurants (35-45%) omdat je extra risico's hebt zoals transport en no-shows.
Hoe reken ik no-show risico in mijn prijs?
Tel 10-20% op bij je kostprijs, afhankelijk van het type event. Informele borrels hebben meer no-shows dan formele lunches. Maak afspraken over minimum aantallen in je contract.
Wat doe ik als ingrediënten duurder worden na prijsafspraak?
Bouw altijd 10% inflatiebuffer in je prijs. Neem een contractclausule op voor prijsstijgingen boven 15%. Update je standaardprijzen elke 6 maanden op basis van actuele inkoopprijzen.
Hoe bereken ik transportkosten voor catering?
Reken €0,50-1,00 per kilometer voor brandstof en slijtage, plus tijd van chauffeur. Voor lokale catering komt dit neer op €50-150 per opdracht, afhankelijk van afstand en materiaal.
Moet ik BTW meenemen in mijn margeberekening?
Nee, reken altijd excl. BTW. Catering is 9% BTW. Een offerte van €25 incl. BTW is €22,94 excl. BTW. Op die €22,94 bereken je je marge, niet op €25.
Welke contractvoorwaarden beschermen mijn marge bij vaste prijzen?
Neem altijd een clausule op voor prijsstijgingen boven 15% en minimum garantieaantallen. Bepaal ook wie verantwoordelijk is voor annuleringskosten binnen 48 uur voor het event.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Food cost controle voor grootkeukens
In schoolkantines en zorgcatering zijn budgetten strak. KitchenNmbrs berekent kosten per maaltijd bij grote volumes zodat je binnen budget blijft. Probeer het gratis.
Start gratis trial →