Langfristige Catering-Verträge mit Pflegeeinrichtungen erfordern eine andere Margenberechnung als reguläre Gastronomie. Du hast es mit Festpreisen für Monate oder Jahre zu tun, während deine Einkaufspreise steigen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine gesunde Marge berechnest, die auch in 2 Jahren noch funktioniert.
Warum Pflegeeinrichtungen anders sind
Pflegeeinrichtungen arbeiten oft mit Jahresverträgen und Festpreisen pro Mahlzeit. Das bedeutet, dass du jetzt einen Preis vereinbarst, der über 12 Monate noch immer passen muss. Während deine Lieferanten ihre Preise jedes Quartal erhöhen können.
Die Herausforderung: Du musst zukünftige Preissteigerungen in deinem aktuellen Angebotspreis berücksichtigen.
Die Grundlage: Lebensmittelkosten für Pflegecatering
Für Pflegecatering gelten andere Lebensmittelkosten als für Restaurants:
- Restaurant: 28-35% Lebensmittelkosten
- Pflegecatering: 35-45% Lebensmittelkosten
Warum höher? Du arbeitest mit niedrigeren Verkaufspreisen und musst oft spezielle Diätmahlzeiten liefern, was teurer ist.
💡 Beispiel Pflegevertrag:
Vertrag: 200 Mahlzeiten/Tag, €6,50 pro Mahlzeit (exkl. MwSt.)
- Tagesumsatz: €1.300
- Monatsumsatz: €39.000
- Jahresumsatz: €474.500
Bei 40% Lebensmittelkosten: €189.800/Jahr für Zutaten
Rechne mit Inflation und Preissteigerungen
Das größte Risiko bei langfristigen Verträgen: Deine Zutaten werden teurer, aber dein Verkaufspreis bleibt gleich.
Faustregel: Rechne mit 8-12% Zutatensteigerung pro Jahr.
⚠️ Achtung:
Viele Caterer rechnen nur mit aktuellen Einkaufspreisen. Nach einem Jahr verdienst du dann nichts mehr, weil alles teurer geworden ist.
Berechne deine Mindestmarge
Für einen gesunden langfristigen Vertrag brauchst du mindestens:
- Lebensmittelkosten: 35-40% (inklusive 10% Puffer für Preissteigerungen)
- Personal: 30-35%
- Sonstige Kosten: 15-20% (Transport, Verpackung, Overhead)
- Gewinn: 8-12%
💡 Beispiel Margenberechnung:
Verkaufspreis: €6,50 pro Mahlzeit (exkl. 19% MwSt.)
- Lebensmittelkosten (40%): €2,60
- Personal (32%): €2,08
- Sonstige Kosten (18%): €1,17
- Gewinn (10%): €0,65
Gesamt: €6,50 ✓
Indexierungsklauseln sind entscheidend
Versuche immer, eine Indexierungsklausel in deinen Vertrag aufzunehmen. Das bedeutet, dass deine Preise automatisch mit der Inflation steigen.
Beispiel Klausel: "Preise werden jährlich gemäß Verbraucherpreisindex angepasst, mindestens 3%, maximal 8%."
Ohne Indexierung läufst du Gefahr, dass du nach Jahr 1 Verluste machst.
Spezifische Kosten für Pflegecatering
Vergiss nicht, diese Kosten einzukalkulieren:
- Spezielle Diätzutaten: Glutenfrei, diabetisch, etc. sind 20-40% teurer
- Kleine Portionen: Für ältere Menschen oft kleinere Portionen, aber gleiche Zubereitungskosten
- Lieferkosten: Transport zur Einrichtung
- Verpackung: Wärmebehälter, Einwegverpackung
- HACCP Extra: Strengere Anforderungen, mehr Dokumentation
💡 Beispiel Zusatzkosten:
200 Mahlzeiten/Tag zur Pflegeeinrichtung:
- Transport: €45/Tag
- Verpackung: €0,35/Mahlzeit = €70/Tag
- Spezielle Diät (15% der Mahlzeiten): +€0,40/Mahlzeit
Zusatzkosten: €0,75 pro Mahlzeit im Durchschnitt
Kontrolliere deine Marge monatlich
Bei langfristigen Verträgen ist monatliche Kontrolle essentiell:
- Sind deine Einkaufspreise gestiegen?
- Stimmt deine Lebensmittelkostenquote noch mit der Berechnung überein?
- Lieferst du nicht zu großzügige Portionen?
- Sind neue Kosten hinzugekommen?
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du das automatisch überwachen, ohne Excel-Tabellen.
Wie berechnest du die Marge bei einem langfristigen Pflegevertrag? (Schritt für Schritt)
Berechne deine aktuellen Lebensmittelkosten pro Mahlzeit
Addiere alle Zutaten für eine Standardmahlzeit. Vergiss nicht Beilagen, Saucen und spezielle Diätanpassungen. Das ist deine Basis-Lebensmittelkostenquote.
Addiere 10-15% für zukünftige Preissteigerungen
Zutaten werden jedes Jahr teurer. Rechne mit mindestens 10% extra auf deinen aktuellen Einkauf, um in einem Jahr noch Gewinn zu machen.
Addiere Personal und Zusatzkosten
Rechne 30-35% für Personal, plus Transport, Verpackung und Overhead. Für Pflegecatering macht das normalerweise 50-55% deines Verkaufspreises aus.
Prüfe, ob mindestens 8-10% Gewinn übrig bleibt
Nach Lebensmittelkosten, Personal und sonstigen Kosten muss mindestens 8% Gewinn übrig bleiben. Sonst läufst du Risiko bei unerwarteten Kosten oder Preissteigerungen.
Verhandle über eine Indexierungsklausel
Versuche, eine Klausel in den Vertrag zu bekommen, mit der Preise jährlich mit der Inflation steigen. Das schützt dich vor unerwarteten Kostensteigerungen.
✨ Pro tip
Erstelle eine separate Kostenkalkulation für spezielle Diätmahlzeiten. Diese sind oft 30-50% teurer als Standard, aber du kannst auch mehr dafür verlangen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine gesunde Lebensmittelkostenquote für Pflegecatering?
Für Pflegecatering liegt eine gesunde Lebensmittelkostenquote zwischen 35-45%, höher als reguläre Gastronomie wegen niedrigerer Verkaufspreise und speziellen Diätanforderungen.
Muss ich Inflation in meinen Vertragspreis einkalkulieren?
Ja, besonders bei Verträgen länger als ein Jahr. Rechne mit mindestens 8-12% Preissteigerung pro Jahr in deine Marge ein, oder verhandle über Indexierung.
Was sind die größten Kostenfallen bei Pflegeverträgen?
Spezielle Diätzutaten (20-40% teurer), Transport- und Verpackungskosten, und die Unterschätzung zukünftiger Preissteigerungen von Lieferanten.
Wie oft sollte ich meine Marge kontrollieren?
Bei langfristigen Verträgen mindestens monatlich. Prüfe, ob deine Einkaufspreise gestiegen sind und ob deine Lebensmittelkostenquote noch mit deiner Berechnung übereinstimmt.
Kann ich die gleiche Marge wie für mein Restaurant verwenden?
Nein, Pflegecatering hat andere Margen. Deine Lebensmittelkostenquote liegt höher (35-45% vs 28-35%), aber deine Personalkosten können durch Skalierungseffekte niedriger sein.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Food-Cost-Kontrolle für Großküchen
In Schulkantinen und Pflegecatering sind Budgets knapp. KitchenNmbrs berechnet Kosten pro Mahlzeit bei großen Mengen, damit Sie im Budget bleiben. Kostenlos testen.
Kostenlose Testversion starten →