Steigende Rohstoffpreise können einen Cateringvertrag auf einen Schlag unrentabel machen. Viele Caterer rechnen mit festen Preisen für lange Zeit, während ihre Einkaufskosten ständig steigen. Mit intelligenter Lebensmittelkostenanalyse und Vertragsabsprachen hältst du deine Marge stabil, auch wenn Zutaten 20% teurer werden.
Warum Cateringverträge riskant sind
Bei Catering arbeitest du oft mit festen Preisen für Monate oder sogar ein Jahr im Voraus. Inzwischen steigen deine Einkaufspreise ständig. Ein Vertrag für €25 pro Person kann plötzlich verlustbringend werden, wenn deine Zutaten 15% teurer werden.
⚠️ Achtung:
Viele Caterer unterschätzen dieses Risiko. Sie rechnen mit aktuellen Preisen, vergessen aber, dass ein Vertrag über 6 Monate läuft, während ihr Lieferant jeden Monat erhöhen kann.
Berechne deinen Break-Even-Punkt pro Person
Für jeden Cateringvertrag musst du wissen: Was ist das Minimum, das du verlangen kannst, um noch Gewinn zu machen? Berechne dies für verschiedene Szenarien von Preiserhöhungen.
💡 Beispiel:
Geschäftslunch für 50 Personen, aktuelle Zutatenkosten:
- Brötchen: €2,50 pro Person
- Fleischwaren: €3,20 pro Person
- Salat: €1,80 pro Person
- Getränke: €2,00 pro Person
Gesamte Lebensmittelkosten: €9,50 pro Person
Bei einer gewünschten Lebensmittelkostenquote von 35% ist dein Mindestverkaufspreis: €9,50 / 0,35 = €27,14 pro Person. Aber was, wenn deine Zutaten 20% teurer werden?
💡 Szenario bei 20% Preiserhöhung:
Neue Zutatenkosten:
- Lebensmittelkosten werden: €9,50 × 1,20 = €11,40 pro Person
- Mindestverkaufspreis: €11,40 / 0,35 = €32,57 pro Person
- Differenz: €5,43 pro Person mehr erforderlich
Bei 50 Personen: €271 weniger Gewinn pro Event
Baue Preiseskalationsklauseln in deinen Vertrag ein
Der beste Schutz gegen steigende Kosten sind vertragliche Absprachen. Mache vorher klar, was passiert, wenn deine Einkaufspreise deutlich steigen.
- Indexierungsklausel: Preise steigen automatisch mit der Inflation mit (z.B. Statistisches Bundesamt Lebensmittelpreisindex)
- Neuverhandlungsklausel: Bei mehr als X% Steigerung dürfen Preise angepasst werden
- Feste Periode: Preis gilt maximal 6 Monate, danach neue Absprache
- Treibstoffklausel: Separate Verrechnung von Transport bei stark steigenden Treibstoffpreisen
Überwache deine Lebensmittelkosten während des Vertrags
Halte jeden Monat fest, wie deine tatsächlichen Lebensmittelkosten geworden sind. So siehst du rechtzeitig, wenn deine Marge unter Druck gerät, und kannst handeln.
💡 Monatliche Überprüfung:
Für jeden laufenden Vertrag:
- Berechne aktuelle Zutatenkosten pro Person
- Vergleiche mit ursprünglicher Kalkulation
- Überprüfe: Liegst du noch unter gewünschter Lebensmittelkostenquote?
- Falls nicht: Zeit für ein Gespräch mit dem Kunden
Alternative Strategien bei Preiserhöhungen
Wenn dein Vertrag keine Preisanpassungen zulässt, hast du noch andere Möglichkeiten, um deine Marge zu schützen:
- Menüanpassung: Ersetze teure Zutaten durch günstigere Alternativen
- Portionsgröße: Kleine Anpassungen in Gramm pro Person
- Lieferantenwechsel: Suche günstigere Einkaufsquellen für die gleiche Qualität
- Saisonales Menü: Arbeite mit Zutaten, die zu dieser Zeit günstig sind
⚠️ Achtung:
Ändere nie die Qualität ohne Rücksprache mit deinem Kunden. Transparenz erhält die Beziehung, heimliche Sparmaßnahmen nicht.
Nutze digitale Tools für schnelle Neuberechnung
Manuelle Neuberechnungen aller Verträge bei Preiserhöhungen kosten viel Zeit. Mit einem System wie KitchenNmbrs siehst du sofort, was Preiserhöhungen für alle deine laufenden Verträge bedeuten.
Du kannst pro Vertrag Szenarien durchrechnen: Was, wenn Fleisch 15% teurer wird? Was, wenn alle Zutaten 10% steigen? So bist du auf Gespräche mit Kunden vorbereitet.
Wie schützt du einen Cateringvertrag vor Preiserhöhungen? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen aktuellen Break-Even pro Person
Addiere alle Zutatenkosten pro Person. Teile durch deine gewünschte Lebensmittelkostenquote (normalerweise 30-35% für Catering). Dies ist dein Mindestverkaufspreis, um profitabel zu bleiben.
Erstelle Szenarien für Preiserhöhungen
Berechne, was passiert, wenn deine Zutaten 10%, 15% und 20% teurer werden. Um wie viel muss dein Verkaufspreis dann steigen? Dies sind deine Verhandlungszahlen.
Baue Eskalationsklauseln in deinen Vertrag ein
Vereinbare vorher, was bei signifikanten Preiserhöhungen passiert. Eine Indexierungsklausel oder ein Neuverhandlungsrecht schützt dich vor unerwarteten Kostensteigerungen.
Überwache monatlich deine tatsächlichen Lebensmittelkosten
Halte fest, was du tatsächlich für Zutaten bezahlst. Vergleiche mit deiner ursprünglichen Kalkulation. So siehst du rechtzeitig, wenn deine Marge unter Druck gerät.
Ergreife Maßnahmen bei Überschreitung
Wenn deine Lebensmittelkosten über dein Limit gehen, hast du drei Optionen: Preis über Vertragsklausel erhöhen, Menü anpassen oder günstigeren Lieferanten suchen. Wähle basierend auf deiner Kundenbeziehung.
✨ Pro tip
Erstelle für jeden Cateringvertrag einen 'Preiserhöhungs-Rechner', mit dem du schnell sehen kannst, was verschiedene Szenarien für deine Marge bedeuten. So bist du immer auf Gespräche mit Kunden vorbereitet.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Lebensmittelkostenquote ist normal für Catering?
Für Catering liegt die Lebensmittelkostenquote normalerweise zwischen 30-35%, etwas niedriger als in Restaurants, da du weniger Personal vor Ort hast. Bei Buffets kann sie bis zu 40% erreichen wegen Verschwendung.
Wie oft darf ich meine Cateringpreise anpassen?
Das hängt von deinen Vertragsabsprachen ab. Ohne Klauseln kannst du nur bei Verlängerung erhöhen. Mit Indexierungsklausel kannst du automatisch mit der Inflation mitwachsen.
Was, wenn mein Kunde eine Preiserhöhung ablehnt?
Dann kannst du das Menü zu günstigeren Zutaten anpassen, kleinere Portionen anbieten oder einen günstigeren Lieferanten suchen. Transparenz über deine Situation hilft oft.
Muss ich VAT in meine Cateringkalkulation einbeziehen?
Berechne immer ohne VAT für deine Lebensmittelkostenberechnung. Catering für Essen ist 19% VAT. Teile deinen Verkaufspreis inkl. VAT durch 1,19, um den Preis ohne VAT zu erhalten.
Wie vermeide ich Verluste bei langen Verträgen?
Baue immer eine Eskalationsklausel in deinen Vertrag ein, begrenze die Laufzeit auf maximal 12 Monate und überwache monatlich deine tatsächlichen Lebensmittelkosten, um rechtzeitig nachsteuern zu können.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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