Gezamenlijke inkoop kan je inkoopkosten met 10-20% verlagen door samen te werken met andere zelfstandige horecaondernemers. Veel kleine restaurants betalen te veel voor ingrediënten omdat ze kleine hoeveelheden bestellen. Door samen in te kopen krijg je toegang tot groothandelsprijzen en betere leveringsvoorwaarden.
Wat is gezamenlijke inkoop?
Gezamenlijke inkoop betekent dat meerdere horecazaken samen bestellen bij dezelfde leverancier. In plaats van dat elke zaak apart 10 kilo rund bestelt, bestellen 5 zaken samen 50 kilo. Hierdoor krijg je kortingen die normaal alleen voor grote ketens weggelegd zijn.
? Voorbeeld:
5 bistro's in dezelfde stad bestellen samen bij hun vleesleverancier:
- Individueel: €18,50/kg voor rundvlees
- Gezamenlijk (250 kg): €15,20/kg
- Besparing per kilo: €3,30
Bij 50 kg per maand per zaak: €165 besparing per maand
Grootste voordelen van gezamenlijke inkoop
1. Lagere inkoopprijzen
Leveranciers geven kortingen vanaf bepaalde volumes. Door samen te bestellen bereik je die volumes sneller.
2. Betere kwaliteit
Groothandelskwaliteit is vaak consistenter dan kleine leveringen. Je krijgt toegang tot betere producten.
3. Lagere bezorgkosten
Veel leveranciers rekenen minimale bezorgkosten of hebben een minimum orderwaarde. Door samen te bestellen deel je deze kosten.
4. Meer onderhandelingsmacht
Als groep kun je betere betalingsvoorwaarden afdwingen en sneller reageren op prijsverhogingen.
? Voorbeeld bezorgkosten:
Visleverancier rekent €25 bezorgkosten per order:
- Individueel: €25 voor 15 kg vis = €1,67/kg extra
- Gezamenlijk: €25 voor 75 kg vis = €0,33/kg extra
Besparing: €1,34 per kilo op bezorgkosten alleen
Welke producten lenen zich het beste voor gezamenlijke inkoop?
Droge producten met lange houdbaarheid:
- Rijst, pasta, bloem, suiker
- Conserven, sauzen, olie
- Diepvriesproducten
- Dranken (bier, wijn, frisdrank)
Verse producten (met goede planning):
- Vlees en vis (als je dezelfde dag afneemt)
- Zuivel met langere houdbaarheid
- Groenten die je snel verwerkt
⚠️ Let op:
Verse producten vereisen goede afstemming. Als één zaak zijn deel niet afneemt, blijf jij met extra voorraad zitten die bederfelijk is.
Hoe organiseer je gezamenlijke inkoop?
Stap 1: Zoek gelijkgestemde collega's
Begin met 3-5 horecazaken in je omgeving die vergelijkbare producten gebruiken. Te veel deelnemers maakt afstemming ingewikkeld.
Stap 2: Maak afspraken over verdeling
Bepaal van tevoren hoe je de kosten verdeelt. Meestal naar rato van afgenomen hoeveelheid, maar bezorgkosten kun je gelijk verdelen.
Stap 3: Wijs één coördinator aan
Eén persoon verzamelt alle bestellingen, plaatst de order en verdeelt de rekening. Wissel dit af om eerlijk te blijven.
? Voorbeeld organisatie:
4 restaurants bestellen elke dinsdag samen bij de groenteboer:
- Maandag 12:00: iedereen stuurt bestelling naar coördinator
- Maandag 16:00: coördinator plaatst totaalorder
- Woensdag ochtend: levering bij coördinator
- Woensdag middag: verdeling naar andere zaken
Valkuilen en hoe je ze voorkomt
Probleem: Iemand neemt zijn deel niet af
Maak afspraken over annulering. Bijvoorbeeld: annuleren kan tot 24 uur voor levering, daarna betaal je alsnog je deel.
Probleem: Kwaliteitsverschillen
Laat de coördinator de kwaliteit checken bij levering. Bij problemen direct contact met leverancier, vóór verdeling.
Probleem: Administratieve rompslomp
Gebruik een simpele app of spreadsheet om bestellingen en betalingen bij te houden. Houd het simpel.
⚠️ Let op:
Maak duidelijke afspraken over betalingen. Eén wanbetaler kan het hele systeem verstoren. Overweeg vooruitbetaling voor nieuwe deelnemers.
Alternatieven voor gezamenlijke inkoop
Als gezamenlijke inkoop te ingewikkeld is, zijn er andere manieren om inkoopkosten te verlagen:
- Inkoopcoöperaties: Bestaande organisaties die inkoop voor horeca regelen
- Cash & carry: Zelf ophalen bij groothandel voor betere prijzen
- Leverancier vergelijken: Regelmatig offertes opvragen bij verschillende leveranciers
- Seizoensinkoop: Grote hoeveelheden inkopen wanneer producten goedkoop zijn
Met een systeem zoals KitchenNmbrs kun je makkelijk bijhouden wat gezamenlijke inkoop je oplevert. Je ziet direct hoe je inkoopprijzen veranderen en wat dit betekent voor je foodcost per gerecht.
Hoe start je gezamenlijke inkoop? (stap voor stap)
Zoek 3-5 collega-ondernemers in je omgeving
Begin klein met restaurants die vergelijkbare producten gebruiken. Check of zij ook willen besparen op inkoop en bereid zijn om samen te werken.
Kies 2-3 producten om mee te beginnen
Start met droge producten met lange houdbaarheid zoals rijst, pasta of olie. Deze zijn makkelijk te verdelen en bederven niet snel.
Maak duidelijke afspraken over verdeling en betaling
Bepaal wie coördinator wordt, hoe je kosten verdeelt en wat er gebeurt bij annuleringen. Zet dit op papier om discussies te voorkomen.
Test 1 maand met één leverancier
Begin met één leverancier en één bestelling per week. Evalueer na een maand of het soepel verloopt en of de besparingen kloppen.
Bereken je werkelijke besparing
Vergelijk je oude inkoopprijzen met de nieuwe prijzen. Tel ook tijd en administratie mee om te zien of het echt voordelig is.
✨ Pro tip
Begin met één leverancier en drie producten die je veel gebruikt. Als dit goed gaat, kun je uitbreiden naar meer producten en leveranciers.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel kan ik besparen met gezamenlijke inkoop?
Gemiddeld 10-20% op producten waar je samen voor bestelt. Bij droge producten en dranken kan het oplopen tot 25%. De exacte besparing hangt af van je huidige leverancier en de volumes die je samen bereikt.
Wat als een collega zijn deel niet afneemt?
Maak vooraf afspraken over annulering en betaling. Een goede regel: annuleren kan tot 24 uur voor levering, daarna betaal je alsnog je deel. Overweeg vooruitbetaling voor nieuwe deelnemers.
Welke producten zijn het beste voor gezamenlijke inkoop?
Start met droge producten zoals rijst, pasta, olie, conserven en dranken. Deze hebben lange houdbaarheid en zijn makkelijk te verdelen. Verse producten kunnen ook, maar vereisen betere planning.
Hoe voorkom ik administratieve rompslomp?
Houd het simpel met een spreadsheet of app om bestellingen bij te houden. Wijs één coördinator per bestelling aan en wissel dit af. Maak duidelijke afspraken over betalingstermijnen.
Kan ik ook samen inkopen als ik een ander type keuken heb?
Ja, veel basisproducten zijn hetzelfde: olie, rijst, pasta, dranken, schoonmaakmiddelen. Je hoeft niet hetzelfde concept te hebben om samen basis-ingrediënten in te kopen.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Bespaar tot 15% op je food cost
De meeste keukens besparen 8-15% op food cost zodra ze gaan meten. KitchenNmbrs maakt het meten eenvoudig. Start vandaag je gratis proefperiode en zie het verschil.
Start gratis trial →