Gemeinsame Einkäufe können deine Einkaufskosten um 10-20% senken, indem du mit anderen unabhängigen Gastronomen zusammenarbeitest. Viele kleine Restaurants zahlen zu viel für Zutaten, weil sie kleine Mengen bestellen. Durch gemeinsame Einkäufe erhältst du Zugang zu Großhandelpreisen und besseren Lieferbedingungen.
Was ist gemeinsamer Einkauf?
Gemeinsamer Einkauf bedeutet, dass mehrere Gastronomiebetriebe zusammen bei demselben Lieferanten bestellen. Anstatt dass jeder Betrieb separat 10 kg Rind bestellt, bestellen 5 Betriebe zusammen 50 kg. Dadurch erhältst du Rabatte, die normalerweise nur großen Ketten vorbehalten sind.
💡 Beispiel:
5 Bistros in derselben Stadt bestellen zusammen bei ihrem Fleischlieferanten:
- Einzeln: €18,50/kg für Rindfleisch
- Gemeinsam (250 kg): €15,20/kg
- Ersparnis pro kg: €3,30
Bei 50 kg pro Monat pro Betrieb: €165 Ersparnis pro Monat
Größte Vorteile von gemeinsamen Einkäufen
1. Niedrigere Einkaufspreise
Lieferanten gewähren Rabatte ab bestimmten Mengen. Durch gemeinsame Bestellungen erreichst du diese Mengen schneller.
2. Bessere Qualität
Großhandelqualität ist oft konsistenter als kleine Lieferungen. Du erhältst Zugang zu besseren Produkten.
3. Niedrigere Lieferkosten
Viele Lieferanten berechnen Mindestlieferkosten oder haben einen Mindestbestellwert. Durch gemeinsame Bestellungen teilst du diese Kosten.
4. Mehr Verhandlungsmacht
Als Gruppe kannst du bessere Zahlungsbedingungen durchsetzen und schneller auf Preiserhöhungen reagieren.
💡 Beispiel Lieferkosten:
Fischlieferant berechnet €25 Lieferkosten pro Bestellung:
- Einzeln: €25 für 15 kg Fisch = €1,67/kg extra
- Gemeinsam: €25 für 75 kg Fisch = €0,33/kg extra
Ersparnis: €1,34 pro kg nur bei Lieferkosten
Welche Produkte eignen sich am besten für gemeinsame Einkäufe?
Trockene Produkte mit langer Haltbarkeit:
- Reis, Pasta, Mehl, Zucker
- Konserven, Saucen, Öl
- Tiefkühlprodukte
- Getränke (Bier, Wein, Limonade)
Frische Produkte (mit guter Planung):
- Fleisch und Fisch (wenn du sie am selben Tag abnimmst)
- Milchprodukte mit längerer Haltbarkeit
- Gemüse, das du schnell verarbeitest
⚠️ Achtung:
Frische Produkte erfordern gute Abstimmung. Wenn ein Betrieb seinen Anteil nicht abnimmt, bleibst du mit zusätzlichem verderblichem Bestand sitzen.
Wie organisierst du gemeinsame Einkäufe?
Schritt 1: Finde gleichgesinnte Kollegen
Beginne mit 3-5 Gastronomiebetrieben in deiner Umgebung, die ähnliche Produkte verwenden. Zu viele Teilnehmer machen die Abstimmung kompliziert.
Schritt 2: Treffe Absprachen über die Aufteilung
Bestimme im Voraus, wie du die Kosten aufteilst. Normalerweise nach Menge, aber Lieferkosten kannst du gleichmäßig aufteilen.
Schritt 3: Bestimme einen Koordinator
Eine Person sammelt alle Bestellungen, platziert die Bestellung und verteilt die Rechnung. Wechselt euch ab, um fair zu bleiben.
💡 Beispiel Organisation:
4 Restaurants bestellen jeden Dienstag zusammen beim Gemüsehändler:
- Montag 12:00: Jeder sendet Bestellung an Koordinator
- Montag 16:00: Koordinator platziert Gesamtbestellung
- Mittwoch morgens: Lieferung beim Koordinator
- Mittwoch nachmittags: Verteilung an andere Betriebe
Fallstricke und wie du sie vermeidest
Problem: Jemand nimmt seinen Anteil nicht ab
Treffe Absprachen über Stornierungen. Zum Beispiel: Stornierungen sind bis 24 Stunden vor Lieferung möglich, danach zahlst du deinen Anteil trotzdem.
Problem: Qualitätsunterschiede
Lasse den Koordinator die Qualität bei Lieferung überprüfen. Bei Problemen sofort Kontakt mit Lieferant, vor der Verteilung.
Problem: Administrativer Aufwand
Verwende eine einfache App oder Tabellenkalkulation, um Bestellungen und Zahlungen zu verfolgen. Halte es einfach.
⚠️ Achtung:
Treffe klare Absprachen über Zahlungen. Ein Zahlungsausfallrisiko kann das ganze System stören. Erwäge Vorauszahlung für neue Teilnehmer.
Alternativen zu gemeinsamen Einkäufen
Wenn gemeinsame Einkäufe zu kompliziert sind, gibt es andere Möglichkeiten, um Einkaufskosten zu senken:
- Einkaufsgenossenschaften: Bestehende Organisationen, die Einkäufe für Gastronomie regeln
- Cash & Carry: Selbst abholen beim Großhandel für bessere Preise
- Lieferanten vergleichen: Regelmäßig Angebote von verschiedenen Lieferanten einholen
- Saisoneinkauf: Große Mengen einkaufen, wenn Produkte günstig sind
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du leicht verfolgen, was dir gemeinsame Einkäufe bringen. Du siehst direkt, wie sich deine Einkaufspreise verändern und was dies für deine Foodcost pro Gericht bedeutet.
Wie startest du gemeinsame Einkäufe? (Schritt für Schritt)
Finde 3-5 Kollegen-Unternehmer in deiner Umgebung
Beginne klein mit Restaurants, die ähnliche Produkte verwenden. Überprüfe, ob sie auch bei Einkäufen sparen möchten und bereit sind, zusammenzuarbeiten.
Wähle 2-3 Produkte zum Starten
Beginne mit trockenen Produkten mit langer Haltbarkeit wie Reis, Pasta oder Öl. Diese sind leicht zu verteilen und verderben nicht schnell.
Treffe klare Absprachen über Aufteilung und Zahlung
Bestimme, wer Koordinator wird, wie du Kosten aufteilst und was bei Stornierungen passiert. Schreibe dies auf, um Diskussionen zu vermeiden.
Teste 1 Monat mit einem Lieferanten
Beginne mit einem Lieferanten und einer Bestellung pro Woche. Evaluiere nach einem Monat, ob alles reibungslos läuft und ob die Ersparnisse stimmen.
Berechne deine tatsächliche Ersparnis
Vergleiche deine alten Einkaufspreise mit den neuen Preisen. Berücksichtige auch Zeit und Verwaltung, um zu sehen, ob es wirklich vorteilhaft ist.
✨ Pro tip
Beginne mit einem Lieferanten und drei Produkten, die du viel verwendest. Wenn dies gut läuft, kannst du auf mehr Produkte und Lieferanten erweitern.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel kann ich mit gemeinsamen Einkäufen sparen?
Im Durchschnitt 10-20% bei Produkten, die du zusammen bestellst. Bei trockenen Produkten und Getränken kann es bis zu 25% erreichen. Die genaue Ersparnis hängt von deinem aktuellen Lieferanten und den Mengen ab, die ihr zusammen erreicht.
Was ist, wenn ein Kollege seinen Anteil nicht abnimmt?
Treffe vorher Absprachen über Stornierung und Zahlung. Eine gute Regel: Stornierungen sind bis 24 Stunden vor Lieferung möglich, danach zahlst du deinen Anteil trotzdem. Erwäge Vorauszahlung für neue Teilnehmer.
Welche Produkte sind am besten für gemeinsame Einkäufe?
Beginne mit trockenen Produkten wie Reis, Pasta, Öl, Konserven und Getränken. Diese haben lange Haltbarkeit und sind leicht zu verteilen. Frische Produkte können auch funktionieren, erfordern aber bessere Planung.
Wie vermeide ich administrativen Aufwand?
Halte es einfach mit einer Tabellenkalkulation oder App, um Bestellungen zu verfolgen. Bestimme einen Koordinator pro Bestellung und wechselt euch ab. Treffe klare Absprachen über Zahlungsbedingungen.
Kann ich auch zusammen einkaufen, wenn ich eine andere Küche habe?
Ja, viele Grundprodukte sind gleich: Öl, Reis, Pasta, Getränke, Reinigungsmittel. Du musst nicht das gleiche Konzept haben, um zusammen Basis-Zutaten einzukaufen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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