73% van de eventcateraar maakt verlies op events die op papier winstgevend lijken. Festivalcatering heeft namelijk een complexe kostenstructuur met seizoensafhankelijkheid, weersrisico's en onvoorspelbare bezoekersaantallen. Een doordacht kostprijsmodel voorkomt dat jij bij deze groep hoort.
De unieke uitdagingen van eventcatering
Eventcatering brengt kostenposten met zich mee die gewone restaurants niet kennen. Transport, opbouw, extra personeel en vaak ook generator-kosten - allemaal onderdelen die je berekeningen beïnvloeden.
⚠️ Let op:
Veel eventcateraar rekenen alleen met ingrediëntkosten en vergeten de extra operationele kosten. Hierdoor lijkt een event winstgevend, maar verlies je uiteindelijk geld.
Bouw je kostprijsmodel in lagen op
Een eventcatering kostprijsmodel bestaat uit vier lagen die je allemaal moet meenemen:
- Laag 1: Ingrediëntkosten (foodcost)
- Laag 2: Operationele kosten per event
- Laag 3: Risico-opslag voor no-shows en weer
- Laag 4: Winstmarge
Laag 1: Bereken je foodcost per persoon
Begin met ingrediëntkosten per persoon. Alle ingrediënten tellen mee - inclusief olie, kruiden, sauzen en garnituur.
💡 Voorbeeld:
Festival burger menu voor 500 personen:
- Broodje: €0,85
- Burger patty: €2,10
- Kaas, sla, tomaat: €0,45
- Friet: €0,35
- Sauzen: €0,15
Foodcost per persoon: €3,90
Reken altijd 10-15% extra voor verspilling. Portiegroottes vallen in de praktijk namelijk groter uit dan gepland.
Laag 2: Operationele kosten per event
Deze kosten komen bovenop je normale foodcost en zijn specifiek voor events:
- Transport: brandstof, slijtage voertuig, eventueel huur truck
- Extra personeel: meer handen nodig voor opbouw en piekdrukte
- Generator/stroom: als locatie geen stroom heeft
- Opbouw tijd: uren die niet productief zijn
- Afbouw en schoonmaak: na het event
- Materiaal transport: tafels, tenten, kookgerei
💡 Voorbeeld:
Operationele kosten voor 500-personen festival (8 uur event):
- Transport (heen/terug): €120
- Extra personeel (3 personen × 12 uur × €15): €540
- Generator huur: €80
- Opbouw/afbouw tijd (4 uur × 2 personen × €20): €160
Totaal operationeel: €900 → €1,80 per persoon
Laag 3: Risico-opslag voor onzekerheden
Events zijn onvoorspelbaar. Slecht weer, minder bezoekers dan verwacht, technische problemen - allemaal factoren die kosten verhogen of omzet verlagen.
Reken daarom altijd 15-25% risico-opslag over je totale kosten. Bij een festival burger van €3,90 foodcost + €1,80 operationeel = €5,70. Met 20% risico-opslag wordt dat €6,84 per persoon. Een fout die ik regelmatig zie: deze opslag vergeten kost het gemiddelde restaurant EUR 200-400 per maand.
⚠️ Let op:
Bij outdoor events kan slecht weer je omzet met 30-50% doen dalen, terwijl je kosten hetzelfde blijven. Zonder risico-opslag ga je verlies maken.
Laag 4: Winstmarge bepalen
Bovenop alle kosten moet je natuurlijk winst maken. Voor eventcatering is 25-35% winstmarge gangbaar - risico's zijn immers hoger dan bij een vast restaurant.
Met ons voorbeeld: €6,84 kosten + 30% marge = €8,89 per persoon. Op menukaart wordt dat €12-15 inclusief BTW, afhankelijk van wat de markt kan dragen.
Variabele vs. vaste kosten per event
Deel je kosten op in variabel (per persoon) en vast (per event). Dit helpt bij onderhandelen over minimale aantallen met organisatoren. Tools zoals KitchenNmbrs kunnen hierbij helpen met automatische berekeningen.
- Variabele kosten: ingrediënten, verpakking
- Vaste kosten: transport, opbouw, generator, basis personeel
💡 Voorbeeld:
Break-even berekening:
- Vaste kosten per event: €900
- Variabele kosten per persoon: €4,50
- Verkoopprijs per persoon: €12,00
Break-even: €900 ÷ (€12,00 - €4,50) = 120 personen minimum
Seizoensplanning en cashflow
Eventcatering is seizoensgebonden. Zorg dat je in de drukke maanden (april-september) genoeg verdient om de rustige wintermaanden door te komen.
Reken daarom je jaarlijkse vaste kosten (verzekeringen, materiaal afschrijving, winterloon) mee in je event-prijzen. Verdeel deze over het aantal events dat je per jaar doet.
Hoe bereken je een kostprijs voor eventcatering? (stap voor stap)
Bereken foodcost per persoon
Tel alle ingrediëntkosten op inclusief olie, kruiden en garnituur. Reken 10-15% verspilling erbij op. Dit is je basis foodcost per persoon.
Bepaal operationele kosten per event
Reken transport, extra personeel, generator, opbouw/afbouw tijd bij elkaar op. Deel dit door het aantal verwachte bezoekers voor kosten per persoon.
Tel foodcost en operationele kosten op
Voeg beide bedragen samen. Dit zijn je totale kosten per persoon voordat je risico en winst meerekent.
Reken 20% risico-opslag
Vermenigvuldig je totale kosten met 1,20 om rekening te houden met weer, no-shows en onvoorziene kosten.
Voeg winstmarge toe (25-35%)
Vermenigvuldig met 1,30 voor 30% winstmarge. Dit is je minimale verkoopprijs per persoon exclusief BTW.
✨ Pro tip
Track je werkelijke kosten van de eerste 10 events nauwkeurig en vergelijk met je model. Pas je risico-opslag aan op basis van deze data - meestal blijkt 20% realistischer dan de geplande 15%.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke winstmarge is normaal voor eventcatering?
Voor eventcatering is 25-35% winstmarge gangbaar, hoger dan reguliere horeca vanwege de extra risico's. Outdoor events brengen meer onzekerheden met zich mee dan een vast restaurant.
Moet ik BTW meenemen in mijn kostprijsberekening?
Nee, reken altijd exclusief BTW. Voedsel op events valt onder 9% BTW. Je verkoopprijs exclusief BTW moet je kosten plus winst dekken.
Hoe ga ik om met minimum afname-garanties?
Bereken je break-even punt door vaste kosten te delen door (verkoopprijs minus variabele kosten per persoon). Dit is je minimum aantal gasten om quitte te spelen. Onderhandel hierover vooraf met organisatoren.
Wat als er minder bezoekers komen dan verwacht?
Daarom reken je 15-25% risico-opslag. Maak ook afspraken met organisatoren over minimum garanties of een deel van de kosten vooraf.
Hoe bereken ik transportkosten per persoon?
Reken totale transportkosten (brandstof, slijtage, tijd) en deel door verwachte aantal bezoekers. Voor een event van 500 personen met €120 transport = €0,24 per persoon.
Moet ik verschillende prijzen hanteren voor verschillende seizoenen?
Ja, reken hogere prijzen tijdens piekseizoen (april-september) om wintermaanden te compenseren. Veel cateraars maken de fout om vaste prijzen te hanteren terwijl vraag en kosten fluctueren.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Verkoop je voedsel? Dan heb je KitchenNmbrs nodig
Of je nu een restaurant, food truck, cateraar of maaltijdboxbedrijf runt — je moet weten wat elk gerecht kost. KitchenNmbrs geeft je dat inzicht. Start je gratis proefperiode.
Start gratis trial →