Event- und Festival-Catering hat eine einzigartige Kostenstruktur, die sich von regulären Restaurants unterscheidet. Du bist abhängig von Jahreszeiten, Wetterbedingungen und unvorhersehbaren Besucherzahlen. Ein gutes Kostenmodell verhindert, dass du Geld bei Events verlierst, die auf dem Papier rentabel aussehen.
Die einzigartigen Herausforderungen des Event-Caterings
Bei Event-Catering hast du es mit Kostenpositionen zu tun, die ein normales Restaurant nicht hat. Du musst Transport, Aufbau, zusätzliches Personal und oft auch Generator-Kosten in deine Berechnungen einbeziehen.
⚠️ Achtung:
Viele Event-Caterer rechnen nur mit Ingredienzikosten und vergessen die zusätzlichen Betriebskosten. Dadurch sieht ein Event rentabel aus, aber am Ende machst du Verlust.
Baue dein Kostenmodell in Schichten auf
Ein Event-Catering-Kostenmodell besteht aus vier Schichten, die du alle berücksichtigen musst:
- Schicht 1: Ingredienzikosten (food cost)
- Schicht 2: Betriebskosten pro Event
- Schicht 3: Risikozuschlag für Ausfälle und Wetter
- Schicht 4: Gewinnmarge
Schicht 1: Berechne deine food cost pro Person
Beginne mit deinen Ingredienzikosten pro Person. Addiere alle Zutaten, die im Menü enthalten sind, einschließlich Öl, Gewürze, Saucen und Garnituren.
💡 Beispiel:
Festival-Burger-Menü für 500 Personen:
- Brötchen: €0,85
- Burger-Patty: €2,10
- Käse, Salat, Tomate: €0,45
- Pommes: €0,35
- Saucen: €0,15
Food cost pro Person: €3,90
Rechne immer mit 10-15% extra für Verschwendung und Portionsgrößen, die in der Praxis größer ausfallen als geplant.
Schicht 2: Betriebskosten pro Event
Diese Kosten kommen zusätzlich zu deinen normalen food costs hinzu und sind spezifisch für Events:
- Transport: Treibstoff, Fahrzeugverschleiß, eventuell Lastwagen-Miete
- Zusätzliches Personal: mehr Hände für Aufbau und Stoßzeiten
- Generator/Strom: wenn der Veranstaltungsort keinen Strom hat
- Aufbauzeit: Stunden, die nicht produktiv sind
- Abbau und Reinigung: nach dem Event
- Materialtransport: Tische, Zelte, Kochgeräte
💡 Beispiel:
Betriebskosten für 500-Personen-Festival (8 Stunden Event):
- Transport (hin/zurück): €120
- Zusätzliches Personal (3 Personen × 12 Stunden × €15): €540
- Generator-Miete: €80
- Aufbau/Abbau-Zeit (4 Stunden × 2 Personen × €20): €160
Gesamt Betriebskosten: €900 → €1,80 pro Person
Schicht 3: Risikozuschlag für Unsicherheiten
Events sind unvorhersehbar. Schlechtes Wetter, weniger Besucher als erwartet oder technische Probleme können deine Kosten erhöhen oder deinen Umsatz senken.
Rechne daher immer 15-25% Risikozuschlag über deine Gesamtkosten. Bei einem Festival-Burger von €3,90 food cost + €1,80 Betriebskosten = €5,70. Mit 20% Risikozuschlag wird das €6,84 pro Person.
⚠️ Achtung:
Bei Outdoor-Events kann schlechtes Wetter deinen Umsatz um 30-50% senken, während deine Kosten gleich bleiben. Ohne Risikozuschlag machst du Verlust.
Schicht 4: Gewinnmarge bestimmen
Zusätzlich zu allen Kosten musst du natürlich Gewinn machen. Für Event-Catering ist eine Gewinnmarge von 25-35% üblich, da deine Risiken höher sind als bei einem festen Restaurant.
Mit unserem Beispiel: €6,84 Kosten + 30% Marge = €8,89 pro Person. Auf der Speisekarte wird das €12-15 inklusive MwSt., je nachdem, was der Markt tragen kann.
Variable vs. Fixkosten pro Event
Teile deine Kosten in variable (pro Person) und fixe (pro Event) auf. Das hilft dir bei Verhandlungen über Mindestanzahlen mit Organisatoren.
- Variable Kosten: Zutaten, Verpackung
- Fixkosten: Transport, Aufbau, Generator, Basis-Personal
💡 Beispiel:
Break-Even-Berechnung:
- Fixkosten pro Event: €900
- Variable Kosten pro Person: €4,50
- Verkaufspreis pro Person: €12,00
Break-Even: €900 ÷ (€12,00 - €4,50) = 120 Personen Minimum
Saisonale Planung und Cashflow
Event-Catering ist saisonal geprägt. Sorge dafür, dass du in den geschäftigen Monaten (April-September) genug verdienst, um die ruhigen Wintermonate zu überstehen.
Rechne daher deine jährlichen Fixkosten (Versicherungen, Materialabschreibung, Winterlohn) in deine Event-Preise ein. Verteile diese auf die Anzahl der Events, die du pro Jahr machst.
Wie berechnest du einen Kostpreis für Event-Catering? (Schritt für Schritt)
Berechne food cost pro Person
Addiere alle Ingredienzikosten einschließlich Öl, Gewürze und Garnituren. Rechne 10-15% Verschwendung dazu. Das ist dein Basis-food-cost pro Person.
Bestimme Betriebskosten pro Event
Rechne Transport, zusätzliches Personal, Generator, Aufbau-/Abbauzeit zusammen. Teile dies durch die erwartete Anzahl der Besucher für Kosten pro Person.
Addiere food cost und Betriebskosten
Addiere beide Beträge zusammen. Das sind deine Gesamtkosten pro Person, bevor du Risiko und Gewinn berechnest.
Rechne 20% Risikozuschlag
Multipliziere deine Gesamtkosten mit 1,20, um Wetter, Ausfälle und unvorhergesehene Kosten zu berücksichtigen.
Addiere Gewinnmarge (25-35%)
Multipliziere mit 1,30 für 30% Gewinnmarge. Das ist dein Mindestverkaufspreis pro Person ohne MwSt.
✨ Pro tip
Mache immer eine Break-Even-Berechnung, bevor du ein Angebot sendest. Dann weißt du genau, bei wie vielen Besuchern du die Gewinnschwelle erreichst und kannst Risiken besser einschätzen.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Welche Gewinnmarge ist normal für Event-Catering?
Für Event-Catering ist eine Gewinnmarge von 25-35% üblich, höher als in der regulären Gastronomie wegen der zusätzlichen Risiken und Unsicherheiten bei Outdoor-Events.
Muss ich MwSt. in meine Kostenkalkulation einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. Lebensmittel bei Events fallen unter 19% MwSt. Dein Verkaufspreis ohne MwSt. muss deine Kosten plus Gewinn decken.
Wie gehe ich mit Mindestabnahme-Garantien um?
Berechne deinen Break-Even-Punkt, indem du Fixkosten durch (Verkaufspreis minus variable Kosten pro Person) teilst. Das ist deine Mindestanzahl von Gästen, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Was ist, wenn weniger Besucher kommen als erwartet?
Deshalb rechnest du 15-25% Risikozuschlag ein. Vereinbare auch mit Organisatoren Mindestgarantien oder dass ein Teil der Kosten im Voraus bezahlt wird.
Wie berechne ich Transportkosten pro Person?
Rechne Gesamttransportkosten (Treibstoff, Verschleiß, Zeit) und teile durch erwartete Besucherzahl. Für ein Event mit 500 Personen und €120 Transport = €0,24 pro Person.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
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In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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