No-shows bij catering kunnen je flink geld kosten. Je hebt ingrediënten ingekocht, personeel ingepland en voorbereidingen getroffen voor gasten die niet komen. In dit artikel leer je precies berekenen wat een no-show je kost en hoe je dit risico kunt beperken.
Wat kost een no-show werkelijk?
Een no-show bij catering heeft drie kostencomponenten: ingrediënten die je al hebt ingekocht, personeel dat je hebt ingepland, en vaste kosten die je toch maakt. Veel cateraars rekenen alleen met de ingrediëntkosten, maar dat is slechts een deel van het verhaal.
? Voorbeeld:
Bedrijfslunch voor 50 personen à €25 per persoon. 10 personen komen niet opdagen:
- Gemiste omzet: 10 × €25 = €250
- Ingrediëntkosten (30% foodcost): €75
- Extra personeelskosten: €40
- Vaste kosten (vervoer, materiaal): €15
Totale impact: €130 verlies op €250 gemiste omzet
Bereken je no-show impact per persoon
Om de financiële schade in te schatten, bereken je eerst wat elke persoon je werkelijk kost. Dit is meer dan alleen de ingrediënten.
Formule no-show kosten per persoon:
Ingrediëntkosten + (Personeelskosten / aantal gasten) + (Vaste kosten / aantal gasten)
? Voorbeeld berekening:
Event voor 100 personen, menuprijs €30 per persoon:
- Ingrediëntkosten: €9 per persoon (30% foodcost)
- Personeelskosten totaal: €400 (€4 per persoon)
- Vaste kosten (vervoer, materiaal): €200 (€2 per persoon)
No-show kost je: €9 + €4 + €2 = €15 per persoon
Het verschil tussen last-minute en vroege annulering
Timing maakt een groot verschil in je kosten. Een annulering 48 uur van tevoren kost je minder dan een no-show op de dag zelf.
- 48+ uur van tevoren: Alleen vaste kosten (vervoer, planning)
- 24-48 uur: Vaste kosten + deel personeelskosten
- Dag zelf/no-show: Volledige kosten (ingrediënten + personeel + vast)
⚠️ Let op:
Reken altijd met je werkelijke kosten, niet met de verkoopprijs. Een no-show betekent niet dat je €30 verliest als dat je menuprijs is. Je verliest je kostprijs plus een deel van je marge.
Seizoensgebonden risico's meenemen
In bepaalde periodes zijn no-shows kostbaarder. Denk aan feestdagen wanneer ingrediënten duurder zijn, of zomerperiodes met hogere personeelskosten.
? Seizoensvoorbeeld:
Kerstdiner vs. standaard lunch:
- Standaard lunch no-show: €12 verlies per persoon
- Kerstdiner no-show: €22 verlies per persoon
- Verschil door duurdere ingrediënten en extra personeel
No-show percentage in je prijsstelling
Ervaren cateraars rekenen een no-show buffer in hun prijzen. Een gangbaar no-show percentage ligt tussen 3-8% afhankelijk van je klanttype.
Formule aangepaste prijs:
Gewenste prijs / (1 - No-show percentage)
- Zakelijke klanten: 3-5% no-show
- Particuliere events: 5-8% no-show
- Grote groepen (100+): 2-4% no-show
Contractuele bescherming
De beste bescherming tegen no-show schade zijn duidelijke afspraken vooraf. Veel cateraars werken met een gefaseerd betalingssysteem en annuleringsvoorwaarden.
- Aanbetaling 50% bij bevestiging
- Finale telling 48 uur van tevoren
- Annuleringskosten afhankelijk van timing
- Minimum garantie aantal personen
Hoe bereken je de no-show impact? (stap voor stap)
Bereken je kostprijs per persoon
Tel alle kosten op: ingrediënten per persoon + (totale personeelskosten / aantal gasten) + (vaste kosten / aantal gasten). Dit is wat je werkelijk verliest per no-show.
Bepaal je no-show percentage
Kijk naar je historische data of gebruik 5% als uitgangspunt voor particuliere events, 3% voor zakelijke klanten. Dit percentage gebruik je voor je risico-inschatting.
Reken de impact uit op jaarbasis
Vermenigvuldig je gemiddelde kostprijs per persoon × verwacht no-show percentage × totaal aantal gasten per jaar. Dit geeft je de jaarlijkse financiële impact.
✨ Pro tip
Reken bij grote events altijd met een minimum garantie van 95% van het aantal gasten. Zo dek je je no-show risico af zonder je prijs onrealistisch hoog te maken.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik no-show kosten doorberekenen aan de klant?
Ja, als dit vooraf contractueel is vastgelegd. Veel cateraars hanteren annuleringsvoorwaarden waarbij kosten afhangen van het tijdstip van annuleren.
Wat is een realistisch no-show percentage om mee te rekenen?
Voor zakelijke events 3-5%, voor particuliere feesten 5-8%. Grote groepen (100+ personen) hebben vaak lagere no-show percentages rond 2-4%.
Moet ik BTW berekenen over no-show kosten?
Nee, over no-show schade reken je geen BTW. Je hebt immers geen prestatie geleverd. Wel kun je contractueel vastgelegde annuleringskosten in rekening brengen.
Hoe voorkom ik hoge no-show kosten?
Werk met een aanbetaling, vraag 48 uur van tevoren om finale bevestiging van het aantal gasten, en leg annuleringsvoorwaarden contractueel vast.
Wat doe ik met overgebleven eten na een no-show?
Reken dit mee in je kostprijs. Sommige gerechten kun je bewaren of hergebruiken, andere niet. Dit verschil bepaalt je werkelijke verlies per no-show.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Food cost tools gemaakt voor food trucks
Kleine menukaart, grote impact op je marge. KitchenNmbrs is licht, snel en mobiel — perfect voor food truck ondernemers die elke cent moeten tellen. Probeer het 14 dagen gratis.
Start gratis trial →