No-Shows beim Catering können dir erhebliche Kosten verursachen. Du hast Zutaten eingekauft, Personal eingeplant und Vorbereitungen für Gäste getroffen, die nicht kommen. In diesem Artikel lernst du, genau zu berechnen, was dich ein No-Show kostet und wie du dieses Risiko begrenzen kannst.
Was kostet ein No-Show wirklich?
Ein No-Show beim Catering hat drei Kostenkomponenten: Zutaten, die du bereits eingekauft hast, Personal, das du eingeplant hast, und Fixkosten, die du trotzdem trägst. Viele Caterer rechnen nur mit den Zutatenkosten, aber das ist nur ein Teil der Geschichte.
💡 Beispiel:
Geschäftslunch für 50 Personen à €25 pro Person. 10 Personen erscheinen nicht:
- Entgangener Umsatz: 10 × €25 = €250
- Zutatenkosten (30% Lebensmittelkosten): €75
- Zusätzliche Personalkosten: €40
- Fixkosten (Transport, Material): €15
Gesamtauswirkung: €130 Verlust auf €250 entgangenem Umsatz
Berechne deine No-Show-Auswirkung pro Person
Um den finanziellen Schaden abzuschätzen, berechnest du zunächst, was dich jede Person wirklich kostet. Das ist mehr als nur die Zutaten.
Formel No-Show-Kosten pro Person:
Zutatenkosten + (Personalkosten / Anzahl Gäste) + (Fixkosten / Anzahl Gäste)
💡 Beispielberechnung:
Event für 100 Personen, Menüpreis €30 pro Person:
- Zutatenkosten: €9 pro Person (30% Lebensmittelkosten)
- Personalkosten gesamt: €400 (€4 pro Person)
- Fixkosten (Transport, Material): €200 (€2 pro Person)
No-Show kostet dich: €9 + €4 + €2 = €15 pro Person
Der Unterschied zwischen Last-Minute- und früher Stornierung
Das Timing macht einen großen Unterschied in deinen Kosten. Eine Stornierung 48 Stunden vorher kostet dich weniger als ein No-Show am selben Tag.
- 48+ Stunden vorher: Nur Fixkosten (Transport, Planung)
- 24-48 Stunden: Fixkosten + Teil der Personalkosten
- Am selben Tag/No-Show: Vollständige Kosten (Zutaten + Personal + Fixkosten)
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit deinen tatsächlichen Kosten, nicht mit dem Verkaufspreis. Ein No-Show bedeutet nicht, dass du €30 verlierst, wenn das dein Menüpreis ist. Du verlierst deine Kostenbasis plus einen Teil deiner Marge.
Saisonale Risiken einbeziehen
In bestimmten Zeiträumen sind No-Shows kostspieliger. Denk an Feiertage, wenn Zutaten teurer sind, oder Sommermonate mit höheren Personalkosten.
💡 Saisonales Beispiel:
Weihnachtsessen vs. Standard-Lunch:
- Standard-Lunch No-Show: €12 Verlust pro Person
- Weihnachtsessen No-Show: €22 Verlust pro Person
- Unterschied durch teurere Zutaten und zusätzliches Personal
No-Show-Prozentsatz in deiner Preisgestaltung
Erfahrene Caterer rechnen einen No-Show-Puffer in ihre Preise ein. Ein üblicher No-Show-Prozentsatz liegt zwischen 3-8%, abhängig von deinem Kundentyp.
Formel angepasster Preis:
Gewünschter Preis / (1 - No-Show-Prozentsatz)
- Geschäftskunden: 3-5% No-Show
- Private Events: 5-8% No-Show
- Große Gruppen (100+): 2-4% No-Show
Vertraglicher Schutz
Der beste Schutz gegen No-Show-Schäden sind klare Vereinbarungen im Voraus. Viele Caterer arbeiten mit einem gestaffelten Zahlungssystem und Stornierungsbedingungen.
- Anzahlung 50% bei Bestätigung
- Endgültige Kopfzahl 48 Stunden vorher
- Stornierungskosten abhängig vom Zeitpunkt
- Mindestgarantie für Personenanzahl
Wie berechnest du die No-Show-Auswirkung? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Kostenbasis pro Person
Addiere alle Kosten: Zutaten pro Person + (Gesamtpersonalkosten / Anzahl Gäste) + (Fixkosten / Anzahl Gäste). Das ist, was du wirklich pro No-Show verlierst.
Bestimme deinen No-Show-Prozentsatz
Schau dir deine historischen Daten an oder verwende 5% als Ausgangspunkt für private Events, 3% für Geschäftskunden. Diesen Prozentsatz verwendest du für deine Risikobewertung.
Berechne die Auswirkung auf Jahresbasis
Multipliziere deine durchschnittliche Kostenbasis pro Person × erwarteter No-Show-Prozentsatz × Gesamtanzahl der Gäste pro Jahr. Das ergibt dir die jährliche finanzielle Auswirkung.
✨ Pro tip
Rechne bei großen Events immer mit einer Mindestgarantie von 95% der Gästezahl. So deckst du dein No-Show-Risiko ab, ohne deinen Preis unrealistisch hoch zu machen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich No-Show-Kosten an den Kunden weitergeben?
Ja, wenn dies vorher vertraglich festgehalten ist. Viele Caterer haben Stornierungsbedingungen, bei denen die Kosten vom Zeitpunkt der Stornierung abhängen.
Welcher No-Show-Prozentsatz ist realistisch zum Kalkulieren?
Für Geschäftsveranstaltungen 3-5%, für private Feiern 5-8%. Große Gruppen (100+ Personen) haben oft niedrigere No-Show-Prozentsätze um 2-4%.
Muss ich MwSt. auf No-Show-Kosten berechnen?
Nein, auf No-Show-Schäden berechnest du keine MwSt. Du hast schließlich keine Leistung erbracht. Du kannst jedoch vertraglich festgelegte Stornierungskosten in Rechnung stellen.
Wie verhindere ich hohe No-Show-Kosten?
Arbeite mit einer Anzahlung, fordere 48 Stunden vorher eine endgültige Bestätigung der Gästezahl an und lege Stornierungsbedingungen vertraglich fest.
Was mache ich mit übrigen Lebensmitteln nach einem No-Show?
Rechne dies in deine Kostenbasis ein. Einige Gerichte kannst du lagern oder wiederverwenden, andere nicht. Dieser Unterschied bestimmt deinen tatsächlichen Verlust pro No-Show.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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