No-shows bij catering kunnen je flink geld kosten. Je hebt ingrediënten ingekocht, personeel ingepland en voorbereidingen getroffen voor gasten die niet komen. Hier leer je precies berekenen wat een no-show je kost en hoe je dit risico kunt beperken.
Wat kost een no-show werkelijk?
Een no-show bij catering heeft drie kostencomponenten: ingrediënten die je al hebt ingekocht, personeel dat je hebt ingepland, en vaste kosten die je toch maakt. Veel cateraars rekenen alleen met de ingrediëntkosten. Maar dat is slechts een deel van het verhaal.
💡 Voorbeeld:
Bedrijfslunch voor 50 personen à €25 per persoon. 10 personen komen niet opdagen:
- Gemiste omzet: 10 × €25 = €250
- Ingrediëntkosten (30% foodcost): €75
- Extra personeelskosten: €40
- Vaste kosten (vervoer, materiaal): €15
Totale impact: €130 verlies op €250 gemiste omzet
Bereken je no-show impact per persoon
Om de financiële schade in te schatten, bereken je eerst wat elke persoon je werkelijk kost. Dit is meer dan alleen de ingrediënten.
Formule no-show kosten per persoon:
Ingrediëntkosten + (Personeelskosten / aantal gasten) + (Vaste kosten / aantal gasten)
💡 Voorbeeld berekening:
Event voor 100 personen, menuprijs €30 per persoon:
- Ingrediëntkosten: €9 per persoon (30% foodcost)
- Personeelskosten totaal: €400 (€4 per persoon)
- Vaste kosten (vervoer, materiaal): €200 (€2 per persoon)
No-show kost je: €9 + €4 + €2 = €15 per persoon
Het verschil tussen last-minute en vroege annulering
Timing maakt een groot verschil in je kosten. Een annulering 48 uur van tevoren kost je minder dan een no-show op de dag zelf.
- 48+ uur van tevoren: Alleen vaste kosten (vervoer, planning)
- 24-48 uur: Vaste kosten + deel personeelskosten
- Dag zelf/no-show: Volledige kosten (ingrediënten + personeel + vast)
⚠️ Let op:
Reken altijd met je werkelijke kosten, niet met de verkoopprijs. Een no-show betekent niet dat je €30 verliest als dat je menuprijs is. Je verliest je kostprijs plus een deel van je marge.
Seizoensgebonden risico's meenemen
In bepaalde periodes zijn no-shows kostbaarder. Denk aan feestdagen wanneer ingrediënten duurder zijn, of zomerperiodes met hogere personeelskosten. Een fout die het gemiddelde restaurant EUR 200-400 per maand kost: niet rekenen met seizoensverschillen in je no-show impact.
💡 Seizoensvoorbeeld:
Kerstdiner vs. standaard lunch:
- Standaard lunch no-show: €12 verlies per persoon
- Kerstdiner no-show: €22 verlies per persoon
- Verschil door duurdere ingrediënten en extra personeel
No-show percentage in je prijsstelling
Ervaren cateraars rekenen een no-show buffer in hun prijzen. Een gangbaar no-show percentage ligt tussen 3-8% afhankelijk van je klanttype. Dus reken dit mee in je calculaties.
Formule aangepaste prijs:
Gewenste prijs / (1 - No-show percentage)
- Zakelijke klanten: 3-5% no-show
- Particuliere events: 5-8% no-show
- Grote groepen (100+): 2-4% no-show
Contractuele bescherming
De beste bescherming tegen no-show schade zijn duidelijke afspraken vooraf. Veel cateraars werken met een gefaseerd betalingssysteem en annuleringsvoorwaarden.
- Aanbetaling 50% bij bevestiging
- Finale telling 48 uur van tevoren
- Annuleringskosten afhankelijk van timing
- Minimum garantie aantal personen
Hoe bereken je de no-show impact? (stap voor stap)
Bereken je kostprijs per persoon
Tel alle kosten op: ingrediënten per persoon + (totale personeelskosten / aantal gasten) + (vaste kosten / aantal gasten). Dit is wat je werkelijk verliest per no-show.
Bepaal je no-show percentage
Kijk naar je historische data of gebruik 5% als uitgangspunt voor particuliere events, 3% voor zakelijke klanten. Dit percentage gebruik je voor je risico-inschatting.
Reken de impact uit op jaarbasis
Vermenigvuldig je gemiddelde kostprijs per persoon × verwacht no-show percentage × totaal aantal gasten per jaar. Dit geeft je de jaarlijkse financiële impact.
✨ Pro tip
Bij events boven 75 personen: reken altijd met een overboeking van 3-5% extra ingrediënten voor last-minute wijzigingen. Dit voorkomt dat je met tekorten zit én geeft je buffer voor no-shows.
Calcolarlo da solo?
Nell'app KitchenNmbrs lo fai in pochi clic. 7 giorni gratis, senza carta di credito.
Questo articolo ti è stato utile?
Domande frequenti
Kan ik no-show kosten doorberekenen aan de klant?
Ja, als dit vooraf contractueel is vastgelegd. Veel cateraars hanteren annuleringsvoorwaarden waarbij kosten afhangen van het tijdstip van annuleren. Zorg dat deze voorwaarden duidelijk zijn gecommuniceerd.
Wat is een realistisch no-show percentage om mee te rekenen?
Voor zakelijke events 3-5%, voor particuliere feesten 5-8%. Grote groepen (100+ personen) hebben vaak lagere no-show percentages rond 2-4%. Houd historische data bij om je eigen percentages te bepalen.
Moet ik BTW berekenen over no-show kosten?
Nee, over no-show schade reken je geen BTW. Je hebt immers geen prestatie geleverd. Wel kun je contractueel vastgelegde annuleringskosten in rekening brengen.
Hoe voorkom ik hoge no-show kosten?
Werk met een aanbetaling, vraag 48 uur van tevoren om finale bevestiging van het aantal gasten, en leg annuleringsvoorwaarden contractueel vast. Een minimum garantie van 95% helpt ook.
📚 Fonti consultate
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fonte ufficiale
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fonte ufficiale
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fonte ufficiale
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fonte ufficiale
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fonte ufficiale
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fonte ufficiale
Ministero della Salute — https://www.salute.gov.it
Gli standard HACCP mostrati in questa applicazione sono forniti a solo scopo informativo. KitchenNmbrs non garantisce che i valori mostrati siano aggiornati o completi. Consultare sempre il Ministero della Salute o l'autorità locale competente per le normative vigenti.
Scritto da
Jeffrey Smit
Fondatore e CEO di KitchenNmbrs
Jeffrey Smit ha creato KitchenNmbrs da 8 anni di esperienza pratica come responsabile di cucina presso 1NUL8 Group a Rotterdam. La sua missione: dare a ogni ristoratore il controllo sui costi alimentari.
Strumenti food cost per food truck
Menu piccolo, grande impatto sul margine. KitchenNmbrs è leggero, veloce e mobile — perfetto per i food truck. Provalo gratis per 14 giorni.
Inizia la prova gratuita →