Elke dag komen er facturen binnen van leveranciers. Veel horecaondernemers accorderen deze automatisch, maar dat kan dure fouten opleveren. Een snelle dagelijkse check van 5 minuten kan je honderden euro's per maand besparen.
Waarom dagelijkse controle zo belangrijk is
Leveranciers maken fouten. Niet expres, maar het gebeurt. Verkeerde prijzen, dubbele leveringen, producten die je niet besteld hebt. Als je dit niet checkt, betaal je te veel.
⚠️ Let op:
Veel leveranciers hanteren verschillende prijzen voor dezelfde producten. Check altijd of de prijs op de factuur klopt met je laatste afspraak.
De 5-punten dagelijkse check
Deze check duurt 5 minuten per factuur, maar kan je veel geld besparen:
- Hoeveelheden: Klopt wat je besteld hebt met wat er op de factuur staat?
- Prijzen per kilo/stuk: Zijn dit dezelfde prijzen als vorige week?
- Kwaliteit geleverde producten: Was alles in orde bij aankomst?
- Ontbrekende items: Staat er iets op de factuur wat niet geleverd is?
- Totaalbedrag: Klopt de optelsom?
? Voorbeeld:
Factuur van je visleverancier:
- 10 kg zalmfilet à €28/kg = €280
- 5 kg dorade à €22/kg = €110
- Maar je hebt maar 8 kg zalm ontvangen
Verschil: €56 te veel betaald
Veelgemaakte fouten op facturen
Deze fouten kom je het vaakst tegen op inkoopfacturen:
- Verkeerde hoeveelheden: Je bestelde 5 kg, kreeg 4 kg, maar betaalt voor 5 kg
- Oude prijzen: Leverancier rekent nog oude prijs terwijl jullie nieuwe prijs hebben afgesproken
- Dubbele posten: Hetzelfde product staat 2x op de factuur
- Producten die je geweigerd hebt: Slechte kwaliteit teruggestuurd, maar staat nog op factuur
? Voorbeeld fout:
Je groentenleverancier verhoogde de prijs van tomaten van €3,20 naar €3,80 per kg. Op de factuur staat nog €3,20.
- Je gebruikt 20 kg tomaten per week
- Verschil: €0,60 per kg
- Per week: €12 te weinig betaald
Dit lijkt klein, maar over een jaar is dit €624 verschil in je kostprijzen.
Hoe organiseer je dit praktisch
Maak het jezelf makkelijk met een vaste routine:
- Vaste tijd: Check facturen elke ochtend om 9:00
- Vaste plek: Leg alle facturen op één stapel op je bureau
- Vergelijk met bestelling: Houd je bestelbon erbij
- Noteer afwijkingen: Schrijf op wat niet klopt
- Bel direct: Bel de leverancier nog dezelfde dag bij fouten
? Praktijktip:
Maak een simpele checklist die je bij elke factuur afloopt:
- □ Hoeveelheden gecontroleerd
- □ Prijzen gecontroleerd
- □ Kwaliteit was goed
- □ Niets ontbrak
- □ Totaal klopt
Wat doe je bij fouten
Als je een fout vindt, handel dan direct:
- Bel de leverancier: Leg uit wat er niet klopt
- Vraag creditnota: Voor te veel berekende bedragen
- Documenteer alles: Bewaar emails en notities
- Accordeer niet: Zet factuur opzij tot het opgelost is
De meeste leveranciers lossen dit netjes op. Het zijn meestal echte fouten, geen opzet.
Hoe controleer je een factuur? (stap voor stap)
Leg factuur en bestelling naast elkaar
Pak de factuur en zoek je bestelling of bestelbon erbij. Zonder bestelling kun je niet controleren of alles klopt. Check eerst of het dezelfde leverancier en datum betreft.
Controleer elke regel van de factuur
Loop alle producten op de factuur langs. Check per regel: klopt de hoeveelheid, klopt de prijs per kilo/stuk, heb je dit product daadwerkelijk ontvangen? Zet een vinkje bij elke regel die klopt.
Check het totaalbedrag en handel fouten af
Controleer of de optelsom van alle regels klopt met het totaalbedrag. Bij fouten: bel direct de leverancier, leg uit wat er niet klopt en vraag om een creditnota. Accordeer de factuur pas als alles opgelost is.
✨ Pro tip
Maak foto's van producten die je weigert wegens slechte kwaliteit. Dan kun je later bewijzen waarom je een creditnota hebt gevraagd.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost het om elke factuur te controleren?
Ongeveer 5 minuten per factuur als je een routine hebt. Voor een gemiddeld restaurant met 5-8 leveranciers per dag kost dit ongeveer 30-40 minuten per dag.
Wat als ik een fout vind maar de leverancier ontkent dit?
Bewaar altijd je bestelbon en maak foto's van geleverde producten bij twijfel. De meeste leveranciers zijn eerlijk en lossen fouten netjes op. Bij structurele problemen kun je overwegen van leverancier te wisselen.
Moet ik ook kleine bedragen controleren of alleen grote facturen?
Controleer alle facturen, ook kleine. Kleine fouten stapelen op en leveranciers merken of je wel of niet controleert. Als ze weten dat je alles checkt, maken ze minder fouten.
Kan ik dit uitbesteden aan mijn chef of sous-chef?
Ja, maar zorg dat diegene weet wat de afgesproken prijzen zijn en wat er besteld is. Geef duidelijke instructies over wat te doen bij fouten. De eindverantwoordelijkheid blijft bij jou als eigenaar.
Hoe voorkom ik dat ik dubbel betaal voor dezelfde levering?
Bewaar alle facturen geordend op datum en leverancier. Check bij elke nieuwe factuur of je niet al eerder hetzelfde factuurnummer hebt gehad. Sommige leveranciers sturen per ongeluk dezelfde factuur twee keer.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Automatiseer je dagelijkse keukencontroles
Handmatige controles kosten tijd en missen fouten. KitchenNmbrs automatiseert temperatuurregistratie, voorraadbeheer en HACCP-checks. Probeer het 14 dagen gratis.
Start gratis trial →